Plantillas en Evernote para acelerar tu trabajo

Publicado por Berto Pena, el 1 abril 2011

Una de las cosas que más me han ayudado en los últimos meses en Evernote es trabajar con plantillas que yo mismo he creado. Esto acelera mucho mi trabajo y lo hace infinitamente más cómodo. Con este nuevo “sistema” puedo utilizar y reutilizar mis plantillas cuantas veces quiera y ahorrar un tiempo precioso a la hora de crear nuevas notas.

Al menos en mi caso, suelo tomar el mismo tipo de notas: reuniones o briefings, listas de cosas por hacer, ideas acompañadas de tareas, URLs acompañadas de mis comentarios o impresiones, etc. El problema es que por cada nueva nota tienes que darle formato desde cero: poner encabezados y epígrafes, formatear el texto (negritas…), incluir listas, separar los elementos con lineas, etc. Eso facilita muchísimo la posterior consulta de información, pero consume mucho tiempo. Bien, trabajando con plantillas prediseñadas te ahorras todo ese tiempo. De golpe.

¿Cómo funcionan las plantillas en Evernote?

Te lo cuento resumido y luego me extiendo en los detalles:

  1. En Evernote creas una nota “madre” y la formateas a tu gusto. Será la plantilla.
  2. Desde Evernote la exportas a tu disco duro (o mejor Dropbox, como veremos luego).
  3. Editas el archivo —si quieres y sabes— (es un fichero en XML).
  4. Luego, desde tu disco duro, importas la plantilla a Evernote.
  5. Ya está. Ya tienes creada una nueva con el formato prediseñado que tú fijaste.
Plantilla Evernote Reuniones

Esta es una sencilla plantilla para reuniones que he preparado para que puedas descargar

Plantillas en Evernote: Paso a paso

Si te quieres aprovechar de todos los beneficios de las plantillas, estos son los pasos:

PASO 1
Define qué tipo de plantilla quieres crear (reuniones, ideas, lista de tareas, varias cosas a la vez…). Crea una nota en Evernote y dale el formato que tú quieras, tal como si estuvieras creando la nota final.

Sé todo lo detallado que quieras: centra textos, formatea palabras, crea listas, incluye lineas de separación, crea tablas… Pon todos los elementos que de verdad necesites. Y me refiero también a Etiquetas. Ya que en la plantilla también podrás predefinir las etiquetas que tú quieras y ahorrar así un tiempo extra.

PASO 2
Antes de exportar la nota, asegúrate de que de verdad está como tú quieres/necesitas. Si es así, pulsa botón derecho sobre la nota y selecciona “Exportar Nota…”. Dale el nombre que quieras y guárdala en tu disco duro.

PASO 3
Este paso no es imprescindible aunque sí recomendable. Pero exige editar el archivo que has exportado y eso implica toquetear un XML. Tranquilo que no es complicado.

¿Por qué editar el XML? La nota, tal como la has exportado, ya está lista para ser utilizada como plantilla. Pero al exportarla ha incluido cierta información que no te interesa que esté dentro de la plantilla. Como por ejemplo la fecha de creación de la nota. Si no eliminas ese detalle de la nota, cada vez que utilices esa plantilla tendrías que cambiar manualmente la fecha; lo que es una molestia y ralentiza el proceso.

Con un editor de textos simple (tipo Notepad, TextEdit, TextMate o similar) abre el archivo “.enex” (extensión de Evernote para los XML) y localiza esta linea:

Elimina lo que esté dentro de export-date

Y luego localiza esta otra línea:

xxxxxxxx

Elimínala por completo. Hay que quitar toda la línea, tanto el created como el updated.

PASO 4
Ya tienes lista tu plantilla para utilizarla y reutilizarla cuando quieras. Ahora sólo hay que importarla en Evernote. Sitúate en la Libreta en la que quieres importar la plantilla, vete al menú “Archivo” y selecciona “Importar Notas desde Archivo”. Antes de seleccionar el archivo a importar (la plantilla), asegúrate que la casilla “Importar Etiquetas” está seleccionada.

Una vez que Evernote ha importado la plantilla, verás una ventana en la que te pregunta si quieres crear una nueva Libreta para la nota importada. Selecciona “No” (salvo que quieras lo contrario, claro).

¡Y ya está! Ya puedes empezar a tomar notas directamente en una nota perfectamente estructurada y formateada según tus necesidades. Tiempo total de la operación (de importar): 3 segundos.

Plantillas de Evernote en Dropbox

Lo que yo he hecho es crear un grupo de plantillas para mis distintos tipos de notas y las he puesto en una carpeta de Dropbox. De este modo, puedo acceder a ellas para importarlas o modificarlas en cualquier momento y lugar.

Me beneficio de unas notas perfectamente diseñadas y estructuradas, en las que la consulta e introducción de datos es rapidísima, pero no pierdo tiempo dando formato o retocando la nota según voy escribiendo.

Descarga una plantilla de Ejemplo

He modificado una de mis plantillas y he preparado una para ti. Es la que se aprecia en la captura superior. Tú mismo puedes descargarla y utilizarla. Una vez en tu disco duro sólo tienes que importarla a Evernote desde el menú Archivo. (Igualmente, si sabes de XML, puedes abrir el fichero “.enex” y toquetearlo a tu gusto.)

Si utilizas Evernote habitualmente, y sueles trabajar con el mismo tipo de notas, te animo a que empieces a trabajar con plantillas. El ahorro de tiempo y la comodidad es abismal.

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y herramientas inteligentes, vas crear, como hice yo, una nueva versión mejorada de ti. En mi Curso Online te cuento cómo hacerlo...

 
 

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De momento hay 23 comentarios ¿Quieres dejar el tuyo?


  1. Victor

    1 abril 2011

    Un truco realmente útil.
    Hasta ahora venía aciéndolo copiándo una nota antigua y pegando en una nueva. Sobre todo con un trabajo que se repite trimestralmente e implica a 14 establecimientos. Al final tenía que ir cambiando muchos detalles a mano y poniendo cosas como pedido anterior, pedido actual, etc… para evitar que algún dato quedara desactualizado.

    Muchas gracias

  2. Javi

    1 abril 2011

    Yo llevo esperando esta funcionalidad por parte del mismo evernote hace tiempo, pero esta bien saber que se puede usar esta forma. Yo también copiaba y pegaba de notas anteriores y luego a modificar todo. Gracias

    • Berto Pena

      1 abril 2011

      Sí, estaría bien que lo incorporara de forma “oficial” y con un soporte en condiciones. Mientras tanto yo me arreglo así y me va bien.

      Quizá lo más coñazo es al principio, tener que hacer las 5-7 plantillas base. Pero luego, salvo que quieras retocarlas, no hay nada que hacer :-)

      • Juan

        15 abril 2011

        Gran post! No hay ninguna forma de poder usar plantillas cuando creas notas desde el iphone??

        Un saludo

  3. David Marsinyach

    1 abril 2011

    Está muy bien este truco, pero para rizar el rizo, se puede hacer que las partes de fijas de la plantilla no se puedan borrar? de manera que queden como campos inalterables?

  4. Jose A. Macías

    1 abril 2011

    Berto, he hecho todo lo que me dices. Además he vinculado la extension .enex a que se ejecute con Evernote y con un doble clil tengo la nota creada.

    Lo que si que no enecuentro es la cadena “xxxxxxxx” que comentas en el XML. No se a que se referirá. De hecho la nota ejemplo que pones en tu post no me funciona (será que en la oficina uso windows), y he hecho la nota que tienes de la reunion a modo de ejemplo.

    Por lo demás todo perfecto, muchas gracias por compartir! ;-)

  5. Jacobo

    1 abril 2011

    Hola,

    Cuando tecleo durante una conversación de skype (viene a cuento porque suelo teclear para hacer apuntes de la reunión en Evernote), el receptor acusa que se escucha demasiado el ruido de las teclas, ¿no os pasa esto? (mac book)

    Por lo demás, gracias, me viene estupendo lo de las plantillas.
    Saludos.

    • Sauce

      1 abril 2011

      Si usas el micrófono incluído en el notebook no hay mucho que hacer, lo otro que puedes hacer es utilizar un mic externo.

      Saludos.

  6. David Torné

    1 abril 2011

    Yo utilizo este mismo sistema creando plantillas para mis proyectos GTD. Hay algunos proyectos que realizo de forma periódica como por ejemplo hacer copias de seguridad, preparar post para el blog, resúmenes de movimientos de cuentas vancarias etc…

    Berto me ha hecho gracia leer tu post de hoy, hace tiempo yo también mencione este sistema en uno de mis post. Te dejo la URL por si quieres darle un vistazo:

    http://blog.davidtorne.com/es/2011/02/pautas-para-implementar-gtd-en-evernote/

  7. Jordi

    2 abril 2011

    ¡Realmente útil el truco!

    Si quereis hacerlo todo sin salir de Evernote una cosa que se puede hacer es hacer que cuando hagas doble click en el fichero enex te abra directamente Evernote. Cuando tienes esto simplemente tienes que crearte una nota con hipervínculos a tus plantillas (la ruta de directorios completa) y ya está.

    Ahora sólo tienes que buscar tu nota de plantillas y hacer click sobre la que quieres!

  8. jordi bt

    3 abril 2011

    hola berto, hoy día crees que es mejor evernote que things para empezar con el GTD? ya nunca hablas de things, crees que ya no es tan bueno? para que sirve lo de areas?
    Gracias por todo y felicidades por tu blog!

    • Berto Pena

      4 abril 2011

      Evernote no es una aplicación de GTD. Otra cosa es que se pueda aprovechar para ello. Para tareas (puras y duras) es más aconsejable una aplicación para eso.

      De Things ya no hablo porque no me interesa. Dejé de utilizarlo hace mucho y sus responsables me parecen unos irresponsables. Más preocupados por trincar pasta que por dar servicio. Es mi opinión :-)

      • carlos

        5 abril 2011

        Hola Berto,

        Yo uso Things en el iMac y en el iPhone, pero no me apetece gastarme 14€ para tenerlo en mi nuevo iPad. Pagando los 3 te dejas una buena suma.

        Cual crees que puede ser su sustituto gratuito? Evernote no lo veo igual y el hecho de que tengas que tener conexión para ver las notas creo que es un impedimento. Las notas tienes que poder verlas y hacerlas cuando sea, no cuando tienes conexión.

        Gracias

  9. Iñaki

    4 abril 2011

    Buenos días Berto,

    Primero enhorabuena por tu blog. Lo he descubierto hace poco y ya me he hecho eco, me parece una tarea excepcional.

    Estoy buscando un software, adecuado para empezar a aplicar todo lo aprendido aqui respecto al GTD. Pero la verdad que aún no lo veo claro.

    Conoces algún Things con Sicronizacion entre Iphone, Ipad, mac?, hasta ahora gratuito, y bueno era things.. pero se descuelga de la lista por su falta de sincronización online, y eso es un problema.

    Algún consejo¿? gracias!

    • Berto Pena

      4 abril 2011

      Échale un ojo a Wunderlist. Es muy sencillo pero tiene todo lo que pides.

      • iñaki

        4 abril 2011

        muchas gracias! un saludo

      • David

        6 abril 2011

        Ufff, veo que somos muchos los que estamos desengañados con Things, hace tiempo que ando buscando sustituto para el y voy perdido… Voy a probar este que recomiendas. Crees que es la mejor, o de las mejores, aplicaciones para organizar tareas? Un abrazo!

        • carlos

          6 abril 2011

          Por lo que veo Wunderlist no puedes añadir archivos al mensaje, solo texto en una linea. A mi Things me gusta mucho, menos el precio.

          • Ana

            15 abril 2011

            Yo prefiero tener todos los archivos localizados en una carpeta de Dropbox y en Wunderlist (o la aplicación que sea) indicar la URL al archivo. Así estan todos localizados en el mismo lugar y no te mareas en buscar a ver donde lo adjunté. Por ejemplo en los correos ya no pongo archivos adjuntos, utilizo URLs

  10. Roberto Deleón

    16 abril 2011

    Muchas gracias Berto. Justo ahora empecé a diseñar una plantilla para esta aplicación en Pages; pero esta idea está muchísimo mejor.

    Acabo de terminar una plantilla en texto plano en el iPad y ya hice mi primer resumen.

    Definitivamente muy agradecido.

  11. Juan C.

    18 abril 2011

    Hola Berto
    Yo tampoco soy capaz de hacer que la plantilla aparezca como tal y supongo que me estaré saltando algún paso. Tampoco tengo claro la utilidad de dejarla en el Dropbox. Cuando la importo o la copio a Evernote, de la plantilla aparece solo el código sea desde el Dropbox o desde el mismo disco duro.
    De todos modos, muchas gracias por tu interés en difundir esta sensacional aplicación. Para los no iniciados (soy médico y sólo “toco de oído”) es imprescindible tener un guía como tú. En otro orden de cosas, Dropbox y Evernote son complementarios? Hace falta Dorpbox teniendo Evernote?
    Gracias de nuevo y saludos cordiales.

  12. guetpu

    21 abril 2011

    Felicito Berto este blog que nos abre las puertas a un mejor aprovechamiento de los recursos informáticos.

    Intento abrir la plantilla. En winrar aparece con la extensión .enex y la posterior leyenda “el archivo tiene un formato desconocido o está dañado”.

    Me gustaria profundizar en el tema de las plantillas y te vuelvo a agradecer lo que tu blog nos aporta.

  13. Miguel Rebollo

    21 mayo 2011

    Estaba probando lo de las plantillas y lo de tenerlo enganchado con Dropbox no se me había ocurrido, y eso que tengo muchas otras aplicaciones sincronizadas así (things, papers, typinator y hasta el matlab).

    Pero a lo que iba. Cuando importo la nota, a mi no me aparece la posibilidad de elegir dónde la creo o de dejar que se cree sola en el inbox. A mi siempre me crea una carpeta nueva que se llama “Import [nombre de la nota]” y solo me pregunta si quiero sincronizarla o no ¿os pasa lo mismo a alguno?