Evernote #18: Cómo trabajar en equipo

Publicado el 12 abril 2011 en Guías | Tags: ,

Una vez que Evernote abrió la puerta a compartir libretas con otras personas, sus usos y posibilidades se han disparado. Ahora es una mejor herramienta colaborativa que facilita el trabajar en equipo. Si se utiliza con un poco de creatividad y sabe qué hacer con ellas, las aplicaciones de las “notas vivas” son casi inagotables.

Ya sea entre personas que están en una misma oficina o colaborando de forma remota en distnitas partes, brinda jugosas posibilidades para aumentar la Productividad y facilitar el trabajo en común. Además de reducir drásticamente el intercambio (exceso) de información que siempre terminamos por enviar en un email. Un medio torpe, lento e incómodo a la hora de colaborar. Ya es hora de abandonar esta forma caduca y trasnochada de trabajar en equipo.

Evernote en Equipo da para mucho, así que seguramente le dedicaré más entradas con más usos y aplicaciones. De momento y para echar a andar se me ocurren estas…

1Vuestro delicious en equipo

Trabajando en una misma empresa, departamento o proyecto, es muy habitual intercambiar enlaces que os encontráis. Información del sector, artículos de prensa, tutoriales, curiosidades e información útil para todo el equipo. Tradicionalmente enviamos esas cosas en un email («Mira este post!») cuando lo podríamos hacer de forma mucho más eficiente y menos molesta para todos.

Podéis crear una libreta compartida donde todos los miembros del equipo vayan agregando links y páginas interesantes. Será como un centro de referencia con material relevante que podréis actualizar y consultar desde cualquier parte. Y de paso conseguiréis aligerar el número de emails que os enviaís.

2Contactos y direcciones útiles

Teléfonos, nombres, cargos, puestos en empresas, nicks en Skype, y hasta mapa de la localización de sus oficinas. En ciertos departamentos (comercial, márketing…) a veces se maneja más información de fuera que de dentro. Generalmente todo se guarda en las clásicas tarjetas de visita. Esto, por espacio, rapidez de consulta y comodidad, es poco eficiente. Y en muchas ocasiones ocurre que en un mismo departamento hay personas que tienen unas tarjetas y otras no; o bien otras están duplicadas.

Se puede crear un gran repositorio central de contactos externos (clientes, partners, proveedores, freelances…), bien introduciéndolos a mano o bien escaneando las correspondientes tarjetas. Aunque más incómodo de primeras, es mejor hacerlo a mano. Podéis crear una nota por cada letra (orden alfabético) y si esa información cambia en el futuro (nuevo móvil o email) y tenéis que modificarla, será cuestión de unos pocos segundos.

Si alguien necesita localizar un nombre, un número de teléfono o el email de tal persona que vino a la empresa el año pasado, será muchísimo más rápido y cómodo. El buscador de Evernote corre que se las pela. Además de poder hacerlo desde cualquier sitio y dispositivo.

3Caja de brainstorming continuo

Si trabajáis en un proyecto o en un producto, podéis compartir fácilmente ideas o sugerencias para próximos cambios o mejoras. Esto ofrece grandes posibilidades. Cualquier miembro puede aportar sus ideas, hacerlo desde cualquier sitio, a cualquier hora, y el resto de miembros del equipo puede leer esas ideas cuando quieran (a diferencia del Email, que te llega y siempre te ves obligado a leerlo).

Después, antes de hacer una reunión de brainstorming para analizar próximas ideas, ya conoceréis la mayoría por adelantado, agilizaréis el proceso y perderéis menos tiempo. Más eficiencia.

4Histórico de cambios y modificaciones

Si has trabajado o trabajas en un proyecto o desarrollando un producto, sabes la ingente cantidad de cambios y modificaciones que se van realizando. Saber quién hizo qué y cuándo es fundamental a la hora de garantizar el resultado final o el lanzamiento.

Con una sencilla hoja de cambios (podéis utilizar una plantilla o bien una simple tabla formateada), cada uno de los miembros del equipo puede introducir su cambio. Qué hizo, en qué fecha lo hizo, etc. Así, con un rápido vistazo de esa nota viva, siempre en constante cambio, el resto de miembros sabrá las últimas novedades.

Una sencilla nota (compartida) durante una reunión y todos sabrán qué hacer y cuándo

5Notas de reuniones internas

Uno de los pecados capitales de las reuniones es que no se traducen en acciones. Se habla durante una o dos horas y a la salida la gente no tiene claro qué es lo próximo que hay que hacer. Esto se puede solucionar fácilmente.

A medida que se vayáis acordando cosas (tareas, próximas acciones…), uno de los miembros del equipo puedo ir anotando en una libreta/nota compartida, qué tareas y próximas acciones debe hacer quién y para cuándo. Utilizando una plantilla para reutilizar en cada nueva reunión, podréis poner nombre, fecha y apellidos a vuestras próximas acciones.

La gran ventaja de Evernote te permite concentrar en un mismo sitio toda la información que sueles tener en mil sitios. Y esto en un equipo se multiplica por su número de miembros.

6Lista semanal de tareas y acciones

En linea con el uso anterior, si no utilizáis otra herramienta para gestionar vuestras tareas en grupo, podéis crear una lista semanal de acciones. Más que tareas particulares (que eso debe estar en tu lista personal de tareas), es una relación de fases, etapas o hitos que iréis cerrando en la próxima semana, quincena o mes.

Y cuando se vayan completando las acciones semanales cualquiera de los miembros puede entrar en ese gran tablón comunitario y marcarla como terminada. Así, en un momento dado otro miembro del equipo o el manager puede consultar el estado de los trabajos. Desde el Mac de su casa, el PC de un hotel, su Blackberry en un taxi o un iPad en una reunión.

No es la herramienta definitiva para gestionar proyectos. No es un Basecamp desde luego. Pero para ciertos equipos y departamentos estas soluciones y recursos pueden ser más que suficiente. Y mucho más económico.

7Reuniones y seguimiento de clientes

Clientes… o cualquier empresa, equipo o colaborador externo con el que tengáis una relación a medio-largo plazo. Piensa por un momento toda la información que rodea a vuestra relación: toma de contacto, primeras reuniones, acuerdos, datos y teléfonos de contacto, condiciones, acciones y próximos pasos, propuestas, esbozo de contratos, cambios y modificaciones… ¿Dónde metéis todo eso?

Pues en el Email. Precisamente en el peor sitio para gestionar información útil. El peor sitio para compartir, consultar y utilizar la información en equipo. Mediante una libreta compartida en Evernote podréis concentrar en un mismo sitio toda esa información. Y dentro de esa libreta podréis incluir y desglosar la información según vuestras necesidades.

Tendréis, de un solo vistazo, y accesible para todo el equipo y en cualquier momento, una completa radiografía de ese cliente, partner o colaborador. El trabajo en equipo será infinitamente más eficiente para todos.

8Backup de emails importantes

Como seguramente sabes, cuando creas una cuenta en Evernote automáticamente se te asigna una dirección de email única. Cualquier mensaje que envíes ahí (de forma directa o en copia oculta) se convertirá automáticamente en una nota. Y en tus mensajes puedes especificar en qué Libreta y qué Etiquetas quieres asignar a esa nueva nota.

Si algún miembro del equipo envía un correo relevante o valioso (temas de contrato, confirmaciones de órdenes de compra, cancelación de servicio, etc), podéis hacer una copia de seguridad en vuestro Evernote. Y no porque se vaya a perder, porque siempre lo tendrás en el Email. Sino porque os interesará tenerlo junto a otra información relevante de ese cliente o ese proveedor.

Esa es la gran ventaja que yo le veo a Evernote: te permite concentrar en un mismo sitio toda la información que sueles tener en mil sitios. Y cuando esto lo aplicas a los tres, cuatro o quince miembros del equipo, las ventajas y beneficios se multiplican.

— Berto Pena
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De momento hay 12 comentarios ¿Quieres dejar el tuyo?


  1. jc
    12 abril 2011

    Comparto una cuenta con mi pareja -cada uno con evernote para iphone- y lo usamos para la Lista de la compra: cada uno apunta en la lista lo que necesitamos de la compra semanal, y si alguno de los dos pasa cerca del supermercado, solo tiene que abrir evernote en el iphone y comprar todo lo que hemos escrito entre los dos. Además la tenemos categorizada por secciones del super: lácteos, carne, congelados, limpieza…

    • Berto Pena
      12 abril 2011

      Sí, es genial para eso, un uso muy inteligente.
      Quiero hacer una serie de artículos de usos de Evernote en la familia. El de la lista de la compra es obligado pero hay muchos más :-)

      • Manu Robles
        14 abril 2011

        Para eso, si no se incluyen imágenes, también es útil usar SimpleNote. De todas formas, no hay duda de que Evernote es mucho más completo.

  2. Flames
    12 abril 2011

    Me tengo que poner con las sugerencias. Acabo de empezar a colaborar en un trabajo con otra persona y me viene fenomenal; había cosas que no sabía cómo hacer y me has dado la solución.

    Sólo contaba con DropBox, que creo que es el complemento perfecto.

  3. Josep Llivina
    12 abril 2011

    En general estoy de acuerdo con las ventajas que aportáis a Evernote, aunque en mi caso particular he perdido algunos documentos por culpa de una mala sincronización. Después de haber hecho pruebas he vuelto a Google Docs, el cual me aporta las mismas ventajas, más alguna adicional como es la “escritura compartida” donde varios colaboradores pueden escribir en el mismo documento a la vez y puedes ver los cambios de forma online. Como usuario en varias plataformas simultáneamente (iPhone, iPad, PC) Google Docs de momento me aporta más fiabilidad.

    • Berto Pena
      12 abril 2011

      Tienes cuenta premium? Con ella siempre puedes recuperar versiones anteriores

  4. Arkadi
    12 abril 2011

    Evernote me parece una herramienta súperflexible (aún con sus detalles) y que conocí gracias a thinkwasabi.

    Sin embargo y viendo que hay gente interesada en trabajos colaborativos me permito devolver el favor y recomendar una súperherramienta para trabajo en equipo: Feng Office (no sé si la conocías, Berto)
    http://www.fengoffice.com/web/index.php?lang=es

    Es un script con opciones muy interesantes que permite centralizar de un pantallazo todo el trabajo de un equipo u organización.
    Es opensource y sólo debes instalarla en tu servidor, aunque hay una opción online de pago.
    En el sitio hay un video demostrativo.
    Un proyecto latinoamericano.

    Excelente esta página a la que sigo en silencio (excepto hoy :-) ).

    • Berto Pena
      12 abril 2011

      Estupendo! Muchas gracias por el aporte, no conocía :-)

  5. Rafael Reyes
    13 abril 2011

    berto, como puedo crear una libreta compartida?

  6. Santiago
    1 mayo 2011

    Hola Berto,
    soy un asiduo lector de thinkwasabi y lo primero te felicito por su enfoque y su contenido.
    Soy un fab de EVERNOTE que uso tanto en mis ordenadores Mac (de sobremesa y portatil) como en mi iphone, me gustaría saber si existe alguna forma (mediante algún addon, cambiando preferencias…no se) de optimizar las anotaciones de captura de imagen. Me explico, yo utilizo mucho las capturas de imagen con mi iphone para crear notas en las que incluyo fundamentalmente: tarjetas de visita, anuncios de revistas, catáologos o páginas amarillas y más ocasionalmente, mapas. Normalmente los ficheros creados que suben al servidor evernote tienen un tamaño realmente muy superior al que tendrían si yo los escanease y guardase porque al no contener casi nunca imágen fotográfica sino que son textos, logotipos y a lo sumo algún mapa plano no requieren millones de colores, ni profundidad de bits y se podrían convertir en unos JPGs que ocuparían pequeño tamaño.
    Si un addon permitiese esta función o si en preferencias de Evernote se pudiesen ajustar estas opciones se lograría una mayor agilidad al sincronizar con el servidor y para el caso de lo que usamos la versión gratuita de Evernote no permite preseervar mucho mejor nuestra cuota mensual de uso.
    Entiendo que una opción alternativa podría ser calibrar los ajustes de la cámara del iphone para estos parametros pero al menos en mi caso, esto me ofrecería más problemas que soluciones, porque también necesito hacer fotografías asiduamente y no puede ser que cambie los ajustes de cada vez.
    Un saludo.

    Santiago

  7. Santiago
    7 mayo 2011

    Perdona Berto, debo de ser muy impaciente.
    No recibí respuesta por tu parte, quizás porque colocar esta pregunta en los comentarios a trabajar en equipo no fue muy “friendy”… pero he encontrado la respuesta por mi mismo y paso a mostrarte un par de utilidades para evernote que tratan de resolver el problema:

    EVERCLIPPER
    http://tea-leaves.co.jp/everclipper/index.html.en
    (en versiones de pago y gratuita)

    FASTEVER SNAP
    http://rakkoentertainment.com/fastever-snap/
    (sólo versión de pago)

    Creo que es interesante probar…ya te contaré.
    Mil gracias y perdón por mi impaciencia.

    Santiago

    • Sansa
      4 julio 2011

      Muchas gracias por los aportes.

      Siempre digo que un post sin comentarios no es lo mismo y es que aportan muchas veces tanto como la entrada en sí.

      Esta uno de los motivos principales por los que ni acabo leyéndolo todo en Google Reader, que sería lo más cómodo.