Piensa un momento en la cantidad de pequeñas tareas que haces frente a tu monitor: abrir ficheros comprimidos, renombrar archivos, mover cosas de una carpeta a otra, ordenar la música que has descargado, realizar búsquedas constantes, copiar-pegar textos frecuentes, arreglar el título de una película que ha llegado con JDownloader, mandar a la papelera archivos instaladores que ya has utilizado y un larguísimo etcétera.

Son, en apariencia, pequeños gestos que repetimos cada día y a los que les prestamos poca atención. Pero que a base de repetirse terminan por consumir mucho tiempo. Pues bien, hay una serie de aplicaciones y herramientas que resultan casi milagrosas a la hora de automatizar, acelerar y reducir ese tiempo. El mantenimiento, organización y clasificación de tus archivos y trabajo digital será mucho más fácil si subes a bordo estas siete fantásticas ayudas.

1Autotexto: elimina el copiar-pegar y el tecleo frecuente

Si te fijas al cabo del día, de la semana, hay cosas que por tu trabajo tienes que escribir una y otra vez. Partes de mensajes de correo, secciones de informes o memorandos, trozos de código, instrucciones y procedimientos, direcciones o nombres, etc. En el mejor de los casos tienes ya ese texto en algún sitio y vas a copiarlo para luego pegarlo. En el peor tienes que teclearlo desde cero, una y otra vez.

Las aplicaciones para automatizar textos te permiten definir una serie de atajos de teclado que “ejecutan” automáticamente, y sobre cualquier aplicación, un texto que previamente has definido. Esto puede llegar a suponer un ahorro de tiempo y eficiencia brutal (por ejemplo, la aplicación que yo utilizo me informa que desde que la utilizo ¡he ahorrado más de 12 horas de tecleo!.)

Usos prácticos:

• Respuestas prediseñadas para el Email y escribir mensajes más rápidamente // Ver artículo.
• Snippets con trozos de código (HTML, PHP, Javascript…) para programar más rápidamente.
• Cualquier tecleo que exija buscar, copiar y pegar: caracteres especiales, números de cuentas bancaria, apellidos extranjeros difíciles de deletrear (una amiga mía siempre me pregunta por qué yo soy el único que escribo bien su complicadísimo nombre polaco).

Aplicaciones:

• Mac: TextExpander o Typinator.
• Win: PhraseExpress o Breevy.

2Mayordomos: clasifica y mueve los archivos por mí

Cuando habitualmente te descargas cosas (aplicaciones, música y cine, principalmente) sabes que eso conlleva un “trabajo extra”. A nadie le gusta reconocerlo pero es un coñazo: archivos DLC que tienes que abrir y luego borrar, MKVs o AVIs que luego mueves, carpetas con MP3 que van hacia otro sitio, instaladores que utilizas y borras. También cuando habitualmente recibes adjuntos en tu Email que luego van directos a la carpeta “Descargas”. Informes en PDF o DOC se juntan con archivos instaladores o el último disco descargado.

Estos mayordomos son muchísimo más útiles en ciertas carpetas, como la de Descargas

Imagina que un “mayordomo” hiciera ese trabajo sucio por ti. Son aplicaciones que funcionan como los filtros y reglas del Email pero aplicadas a tus carpetas. Monitorizan ciertas carpetas que tú indiques, fijas una serie de condiciones para cada una y, cuando se dan, estas utilidades actúan. Y lo hacen en segundo plano, de forma automática, sin que tú hagas nada, mientras tú continúas haciendo otras cosas.

Usos prácticos:

• Mover los archivos ZIP o RAR a una carpeta especial, descomprimirlos y luego borrarlos.
• Mover las películas descargadas a otra carpeta y cambiarles el nombre para eliminar la basurilla que a menudo acompaña a sus títulos.
• Borrar carpetas que se quedan vacías tras mover archivos, enviar a la papelera archivos instaladores ya utilizados, detectar ficheros antiguos que no he abierto en años, etc.

Aplicaciones:

• Mac: Hazel.
• Win: Belvedere, Hygeia o CleanDesk.

3 Lanzadores: localiza, navega y abre cualquier archivo

Si eres habitual de este blog me habrás oído hablar de Quicksilver. Pertenece a un grupo de aplicaciones que permiten realizar un grandísimo número de operaciones en tu ordenador desde el teclado y sin tener que abandonar la aplicación en la que estás. Solemos referirnos a ellos como “lanzadores” pero lo cierto es que hacen muchísimo más que abrir cosas. Su grado de indispensabilidad es de 9 sobre 10 y si no trabajas ya con uno, te animo a hacerlo ya.

Usos prácticos:

• Realizar búsquedas en tu ordenador o en cualquier sitio de Internet.
• Navegar por los contenidos de tus carpetas o copiar-mover ficheros entre ellas.
• Programar tu música, lanzar Favoritos de tu navegador, escribir emails cortos…

Aplicaciones:

• Mac: Quicksilver, Alfred y Launchbar.
• Win: Google Quick Searchbox, Launchy o Executor.

4Búsquedas frecuentes: encuentra pero no rebusques

Tanto Windows como Mac (desconozco Linux) ofrecen la posibilidad de guardar búsquedas frecuentes, aquéllas que más repetimos. Y lo hacemos. Me refiero a repetirlo. Para encontrar las mismas cosas utilizamos una y otra vez el buscador. Eso consume un tiempo innecesario y no es eficiente. Si detectas alguna búsqueda así, guárdala y ejecútala después con un simple clic. Verás qué cómodo. Porque lo peor de buscar siempre es perder tiempo intentando encontrar.

Y guardar las búsquedas frecuentes no sólo es algo que puedes hacer para localizar ficheros. Sino también mensajes de Email. En Outlook o Gmail puedes guardar las búsquedas que más repites para localizar antes lo que quieres. Especialmente si se trata de búsquedas avanzadas, esto todavía cobra más importancia y resulta más útil.

5Renombradores: cambia el nombre de tus archivos en bloque

Has vaciado la tarjeta de memoria de tu cámara de fotos y todas las 150 imágenes tienen ese formato de nombre tan poco agradecido. Cambiarles la nomenclatura de golpe a todas es algo que fácilmente puedes hacer con los renombradores. Son aplicaciones con las que puedes personalizar hasta el extremo el formato y estructura del nombre de tus archivos.

Los Renombradores son muy cómodos a la hora de personalizar tu música digital

Ennumerar con un formato determinado, poner alguna palabra delante o detrás, cambiar a mayúsculas/minúsculas, retocar sólo el nombre o también la extensión… (Le dediqué un screencast a una de ellas, para que veas cómo funcionan en la práctica.)

Usos prácticos:

• Renombrar todos los MP3 de un disco que has descargado con un formato que tú elijas (por ejemplo autor - númerodepista - título canción.
• Renombrar un grupo de informes en PDF para indicar en cada uno de ellos a qué año pertenecen.
• Renombrar y ennumerar los JPG de una carpeta de imágenes.

Aplicaciones:

• Mac: Renamer, NameChanger o NameMangler.
• Win: Bulk Rename o Quick File Rename.

6Megaportapapeles: un Portapapeles con más memoria

Copiar-pegar texto es una de las operaciones que más repetimos al cabo del día. Y si escribes y redactas, o programas código, es algo omnipresente y constante. Una y otra vez, una y otra vez. El problema es que muchísimas veces tenemos que volver a consultar y copiar algo que hace cinco o diez minutos ya habíamos copiado.

Por lo general el Portapapeles de tu sistema operativo tiene una memoria muy corta: 1 único paso. Pero imagina que pudieras acceder a un historial con las últimas diez cosas que has copiado por ejemplo en las últimas dos horas. La comodidad, eficiencia y ahorro de tiempo sería pasmoso. Yo es algo que utilizo de forma constante.

Usos prácticos:

• Direcciones de Email, nombres o información que copiaste de un mensaje revisado con anterioridad.
• Cifras y datos copiados con anterioridad para pegar en una hoja de cálculo.
• ¡Cualquier cosa que hayas copiado hace 10 ó 50 minutos!

Aplicaciones:

• Mac: Aplicaciones como Quicksilver, Alfred o Launchbar incorporan esta función de megaportapapeles. Si buscas uno específico: ClipMenu, Shadow o Jumpcut.
• Win: Clipboard Magic o Clip Magic.

7Atajos de teclado: mejor una tecla que el ratón

En general yo tengo muchas obsesiones, y a la hora de juntar Productividad y Tecnología, aparecen unas cuantas: los atajos de teclado son una de ellas. Conocer 5-7 atajos de teclado de las aplicaciones que más utilizas agiliza muchísimo tu trabajo. Es más natural, más rápido, más eficiente. La posición natural de las manos es sobre el teclado (Email, informes, código…) y podrás ejecutar cualquier operación que necesites sin necesidad de mover tu mano hacia el ratón.

Localiza las 2-3 aplicaciones que más utilizas y aprende los 5 atajos para las operaciones que más repites. Anótalas en un post-it para los primeros días y una vez que te las sepas las ejecutarás a la velocidad del rayo.

Si buscas eficiencia y dedicar menos tiempo a tareas rutinarias, añade los atajos de teclado al “pack de automatización” que te he presentado en este post. Por mi experiencia sólo te puedo decir que sólo te dará alegrías y dispararás tu rendimiento.

Si conoces alguna aplicación más, o alguna forma extra para automatizar el trabajo con el ordenador, no dudes en contarnos en los comentarios.