Un plan para cada día. Ningún día sin plan

Publicado el 31 enero 2011 en Productividad | Tags: ,

Si llevas conmigo algo de tiempo seguramente me habrás oído decir esta frase más de una vez: «Planificar es un coñazo». Pero lo hago porque hace que mi trabajo sea infinitamente mejor. Avanzo con menos esfuerzo y consigo antes los resultados que me he propuesto. Pero lo cierto es no siempre ha sido así. Durante años me puse a trabajar con la mentalidad de “a ver qué tal se me da el día”.

Ahora prefiero encararlo con un mapa en la mano, con unos objetivos, con un camino que recorrer. La diferencia entre “echar horas en la oficina” y “conseguir resultados” pasa muchas veces por tener ese plan. Porque si no sabes a dónde vas, da igual el camino que tomes.

«¿Qué vas a conseguir hoy»

Planificar y organizar tus tareas diarias no sólo es distribuir y balancear con inteligencia tu trabajo a lo largo de las horas. Se trata de fijar una meta y unos objetivos para ese día y, también, prepararte mejor para los imprevistos que irremediablemente aparecerán a lo largo del día.

Tener un plan antes de empezar a trabajar es tan importante como calentar antes de salir a correr. Hace que todo lo que viene después salga mejor.

¿Por qué es tan importante?

Muchos arguyen que planificar no es tan importante. Que es una molestia innecesaria, que te vuelve robótico, que termina por llenar de monotonía el trabajo, etc. Déjame compartir contigo lo que con los años he descubierto y por qué defiendo con tanto ahínco esto de “planificar”.

Porque reaccionas mejor ante los imprevistos y marrones. Si surge un problema o un encargo inesperado, puedes volver sobre tu plan y decidir cómo actuar. Con ese “manual” reajustas las piezas del puzle con más facilidad. Si te pierdes en la montaña, es más fácil reorientarte si tienes mapa y brújula. Sin ellos, estás jodido.

Porque sirve para que tu jefe te ayude a priorizar. Si te encarga algo urgente “para ayer” y eso descompone tu planificación, puedes mostrarle tu plan (literalmente le enseñas la hoja) y le pides consejo para que te ayude a priorizar. «Mira todo lo que tenía previsto hacer hoy. ¿Qué crees que debo sacrificar?»

Porque haces en lugar de improvisar. Con un mapa del camino empiezas el día con una marcha más de velocidad y cada paso tiene una intención. Antes incluso de ponerte a teclear ya sabes por dónde y con qué empezar. Ganas en intensidad y agilidad de trabajo. Sin ese plan seguramente caerás en el “a ver con qué me pongo ahora”.

Porque haces en lugar de recordar. Tu plan de trabajo está escrito y bien definido en una hoja de papel o una lista en tu ordenador. No tienes que recordar qué es lo que tenías o te gustaría hacer. Esta ahí delante.

Porque te ayuda a administrar y dosificar tus fuerzas. Sabes lo que tienes que hacer, lo que requiere cada tarea y lo que cada una pide de ti. Unas son más importantes que otras, unas son más exigentes que otras. Distribuyes tu trabajo por tu día y/o tu semana buscando un prudente equilibrio. Para a) no sobrecargar ciertos días; y b) hacer determinadas tareas en los mejores momentos.

Porque tu trabajo cobra más sentido, tiene una intención y un punto de destino. Cuando consigues que TAREAS=RESULTADOS te animas, te motivas y te gusta tu trabajo. Sin un porqué ni un para qué sólo remas para navegar en círculos. Es como vivir sobre raíles. Bajo el aspecto de sencillas “tareas” están los resultados que buscas.

Porque aprovechas mejor el tiempo. Imagina que te cancelan una reunión o hay un retraso y te encuentras con 30 minutos de regalo. Si tienes un plan puedes echar mano de él y elegir con más facilidad, rapidez y acierto lo próximo que vas a hacer. Sin él, seguramente caerás en la improvisación o perderás el tiempo.

SIEMPRE puedes planificar

Cuando trato este punto en cursos y seminarios muchas personas me dicen que no pueden planificar porque su trabajo es “muy del día a día”. “Depende de lo que entre por el Email o lo que me encargue mi jefe”.

Siempre hay grandes tareas que pertenecen a proyectos, productos o servicios en los que trabajas a días o semanas vista. Esas puedes planificarlas y al menos hacer una al empezar cada día. // Ver artículo

Siempre hay tareas mecánicas y rutinarias que repites cada día o cada semana. Esas puedes planificarlas. // Ver artículo

Siempre hay tareas similares/relacionadas (por su temática o por dónde se hacen) que puedes hacer en un mismo bloque de tiempo. Esas puedes planificarlas.

Sin un plan diario, sin unos objetivos cada día, nos terminamos por convertir en una cadena de montaje que se limita a ir haciendo lo último en llegar; más preocupados por apagar los fuegos y tapar las goteras del día a día, que por pensar en buenas ideas, anticipar resultados y por conseguir avances de verdad.

— Berto Pena
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De momento hay 19 comentarios ¿Quieres dejar el tuyo?


  1. Madomna
    31 enero 2011

    Me encantan tus artículos enhorabuena. Mira yo soy estudiante de ingeniería y mi problema es que si me planteó unas metas es probable que no las alcance porque me haya columpiado pensando que me da tiempo a estudiarme tal tema y luego es imposible (si es al revés y me sobra tiempo no hay problema). Esto hace que si planifico por semanas, por poner un ejemplo, todo se retrase, cada día que pasa más y al final nada tiene sentido otra vez… Nunca sé exactamente el tiempo que me puede llevar estudiar un tema, hacer una práctica o resolver unos ejercicios, lo cual siempre me echa hacia atrás a la hora de planificar mi vida…
    Conozco gente que planifica al comienzo del curso… :S Algo que veo inalcanzable…

    Muchas gracias por tus artículos. Un saludo

    • Berto Pena
      31 enero 2011

      Gracias! De veras me alegro que te gusten :-)

      Quizá a tan largo plazo es difícil hacer una planificación (demasiados cambios por delante) pero yo sí creo en un plan mensual, y sobre todo semanal y diario. 10-12 minutos cada día marcan la diferencia.

    • Arezagui
      6 febrero 2011

      Hola Madomna, perdona que me entrometa, con respecto a lo que dices de planificar el estudio de temas y ejercicios, yo en el caso de temas de empollar, hago una estimación por páginas… Dependiendo de los casos digo 5 páginas para 1 hora, o 3 si es muy complicado…, por poner un ejemplo. Siempre tiro a lo más alto, extiendo al máximo la previsión, pero al menos sé que es más probable que me sobre tiempon a que me falte… En el caso de que me quede corto, al contar con la previsión de lo que voy a hacer después, pues recorto el tiempo disponible o, generalmente, tengo que retrasar la hora de la cena o el almuerzo… jejeje.
      Para Berto, me encanta tu blog! Genial!

  2. Flames
    31 enero 2011

    Hoy, justo hoy, creo que no podía haber recibido mejor regalo en forma de artículo. Me viene como anillo al dedo.

  3. Iago Fraga
    31 enero 2011

    Me quedo con esta frase:

    “Porque si no sabes a dónde vas, da igual el camino que tomes.”

    Pueden repetirla en todos lados que esta es una frase que sólo funciona si se interioriza, no si se memoriza. Eso sí, a menudo la dificultad está más en ser consciente de que tienes un plan que el hecho de seguirlo.

    Si te quedas sin tarea hay que tener un punto de referencia. Un saludo!

  4. Franck
    31 enero 2011

    A cada día su pequeña victoria, si te has marcado el rumbo antes. Es bueno por la moral de las tropas, vencer todos los dias, en vez de agobiarse con objetivos demasiado grandes que no puedes alcanzar.

    Hay una herramienta interesante (ygratuita) para las gestión de micro tareas: http://teamly.com/
    Autoriza un máx de 5 tareas al día y envia un pequeño recordatorio por email (si te dejas facilmente distraer, puede ser útil), te deja ver lo que has logrado.

    Para todos los solopreneurs (gente que trabaja solo en casa), otra de las cosas muy eficaz para cumplir micro objetivos es de unirse a un grupo de pares (Accountability & Mastermind). Si anuncias de forma publica tus objetivos semanales a 3/4 personas que respectas (ejemplo para un blogger, pues 3/4 otros bloggers), te será más dificil no dar la cara. Si además hay una pequeña reunión de seguimiento semanal, más valor le sacaras a estos encuentros. Lo que suele pasar es que entre todos, se logran más victorias. Lo positivo suma de forma exponencial.

    • carlos
      31 enero 2011

      Hola Franck,

      Podrías comentar un poco más sobre los grupos de Accountability & Mastermind ?

      No se encuentra mucha información por internet sobre esto.

      Si no te parece bien aquí, puedes mandarme privado sin problemas.

      Gracias

  5. Daniel Rodriguez
    31 enero 2011

    «Mira todo lo que tenía previsto hacer hoy. ¿Qué crees que debo sacrificar?»

    - Nada, hagalo todo

    - mmmm

    • Berto Pena
      31 enero 2011

      Jaja, está bien eso. Claro, uno se puede quedar en el “mmmm” y tener siempre contento al jefe o hacer algo más :-)

      • Eugrima
        1 febrero 2011

        …si podemos enviarle el link con tu blog…;-)

        “Geniales” todos tus articulos!!!
        Soy seguidora tuya desde hace meses aquí y del curso, realmente vale la pena poner en práctica todos tus consejos!!
        Justo hoy estoy con un calendario creado con http://www.pdfcalendar.com/ …intentando planificar el mes de febrero…igual que para Flames este artículo es todo un regalo. Muchas gracias.

        Saludos,

  6. Alberto
    31 enero 2011

    Hay algunos trabajos, como el mio, en los que no es tan fácil planificar. Casi el 80% de lo que dices (por poner una cifra) seguro que es cierto, pero el recurso de la improvisación puede hacer que algo se convierta en “genial” y eso también ayuda a tu salud mental. Es un objetivo conseguido sin saber que podías conseguirlo, sin planificar.
    Puede que, a grandes rasgos, se pueda hacer una buena planificación (diaria, semanal, mensual…) para marcar unos objetivos, pero considero que si no dejas lugar a la improvisación no mejoras. Objetivos, si, mejora, no. Quiero decir con todo esto que creo que hay que dejar margen a las pequeñas mejoras que surgen “porque sí”, porque algo ha hecho que modifiques tu “plan”, tu idea de cómo debe ser lo que tienes que hacer.

    Un Saludo

    • Berto Pena
      31 enero 2011

      Sin duda! Muy cierto lo que apuntas.

      Ahora, en mi experiencia una buena planificación te da libertad, flexibilidad y capacidad de improvisación. Porque te deja tiempo para pensar y crear. Trabajar sin un plan implica ir con la lengua afuera detrás del último marrón y pendiente de detalles que no valen para nada. Así es muy difícil crear algo que sorprenda a alguien.

      Es muy habitual confundir la planificación con la falta de creatividad y originalidad. Es justo lo contrario :-)

      • Alberto
        31 enero 2011

        Me quedo con “en mi experiencia una buena planificación te da libertad, flexibilidad”, eso es cierto y “Trabajar sin un plan implica ir con la lengua afuera detrás del último marrón y pendiente de detalles que no valen para nada”, también es cierto.
        Pero la capacidad de improvisación, en mi opinión, no depende de la planificación si no que es intrínseco a cada individuo. Creo que la improvisación nace muchas veces de una mala planificación y de la experiencia.

        De todos modos, el termino medio siempre será el más acertado, ¿No?.

  7. David Guerra Terol
    2 febrero 2011

    Hola Berto, como el resto, también soy un lector habitual de tu blog desde hace mucho tiempo (1 año aprox.) y me ha encantado este post especialmente. También soy un acérrimo defensor de la planificación. Acabo de publicar un post en mi blog totalmente inspirado en este post y, como no, te he hecho mención: http://www.las4p.com/2011/02/planificar-es-un-conazo.html

    Espero que no haya problema :) Nos leemos!

  8. Juan.Varios (Alicante)
    4 febrero 2011

    Hola Berto !
    ¿Cómo planificar tareas que no sabes lo quenas a tardar en realizarías? Por ejemplo: en tareas de programación web, por poner un ejemplo claro, puede ser que lo que quieras programar te salga en 1 minuto o tirarte varias horas, yendo a un extremo: incluso días.
    Ese tipo de tareas rompen mi programación semanal o diaria en miles de pedazos.

    • Berto Pena
      7 febrero 2011

      Algunas ideas que se me ocurren:
      - Asigna tiempo de más para esas tareas. Si esperas hacerlas en 1h planifica para hacerlas en 2h.
      - Ten lista una serie de tareas para adelantar por si terminas antes.
      - No pongas otras tareas importantes detrás porque seguramente tendrás que retrasarlas.
      - Si se complica el día sacrifica tareas menores-rutinarias.
      - Si es una tarea larga-compleja divide la tarea en otras tareas, como un miniproyecto de varios días.

  9. Juan
    7 febrero 2011

    Una sugerencia: *balancear > equilibrar / cuadrar
    Gracias por tu blog. Saludos
    ———————————-
    balance2 verbo transitivo
    ‹load› equilibrar;
    ‹object› mantener(conj.?) or sostener(conj.?) en equilibrio;
    he put out his arms to ~ himself extendió los brazos para no perder el equilibrio
    (weigh up) sopesar;
    to ~ sth against sth: you have to ~ the risks against the likely profit tienes que sopesar los riesgos y los posibles beneficios
    (Fin) ‹account› hacer(conj.?) el balance de;
    to ~ the books hacer(conj.?) cuadrar las cuentas

    • Berto Pena
      7 febrero 2011

      Muy interesante, ya me queda más claro cómo “balancear” mis tareas y ser más productivo.

  10. Juan.Varios (Alicante)
    7 febrero 2011

    Las suelo planificar con un 300% de lo que espero tardar, y a veces ni esas, pues o surge algún problema o es algo nuevo y tocar hacer i+D. Tomo nota del resto de consejos, sobre todo el de no poner tareas importantes detrás.
    Gracias ;-)
    Perdón por la ilegibilidad del mensaje inicial, pero es que a veces el corrector ortográfico del iPhone juega esas pasadas.