6 ideas para utilizar Dropbox en equipo

Publicado el 1 diciembre 2010 en Guías | Tags: ,

Dropbox es de una esas aplicaciones que la empiezas a utilizar para una cosa y terminas dándole infinidad de usos prácticos. Como le eches un pelín de imaginación puede cambiarte por completo las rutinas de trabajo. Y cuando además de ti hay otras personas involucradas (trabajo en equipo), el cambio puede ser tremendo.

No obstante, todavía hay muchas personas que a la hora de trabajar en equipo, o colaborar o compartir documentos con otras personas, siguen utilizando el Email como herramienta de intercambio. Adjuntar-modificar-renombrar-reenviar sigue siendo la única forma de trabajar que conocen. Y por tanto creen que es la más eficiente y productiva.

Por contra, Dropbox ofrece muchas posibilidades y usos prácticos para compartir y colaborar en equipo. En absoluto es una herramienta “sólo para uno”.

Así que se me ha ocurrido reunir algunas ideas para utilizar Dropbox junto a otras personas. Tal vez te pueda dar alguna pista para trabajar con compañeros, colaboradores o clientes.

1 Carpeta común para Proyectos y Clientes

El uso más habitual es el de compartir una carpeta entre varias personas. Se crea una o varias carpetas para los distintos Proyectos y Clientes. Luego se colocan ahí todos los archivos a los que los distintos miembros del equipo deben tener acceso: presentaciones comerciales, informes y memorandos, imágenes, hojas de cálculo… A continuación se autoriza uno a uno a las personas que pueden entrar ahí.

La opción para controlar y restaurar versiones es perfecta para trabajar en equipo

Las ventajas de centralizar esta información en esas carpetas comunes son múltiples:

  • Los miembros siempre acceden a las últimas versiones de cada archivo.
  • Todos los archivos son accesibles desde cualquier ordenador (autorizado).

    Si alguien borra por error algún fichero puede recuperarse.

  • Si se realizan cambios en un archivo pero se quieren desechar, se puede regresar sobre el historial y restaurar cualquier versión anterior.
  • Se puede acceder a esos archivos “en ruta”, desde el teléfono móvil, iPad…
  • Si no tienes ni tu portátil ni tu móvil, basta un ordenador con un navegador para consultar cualquier dato de esas carpetas.
  • Si los miembros del equipo cuentan con un iPhone/iPad, cualquier archivo puede marcarse como “favorito” y acceder a él aun cuando no haya conexión (en un avión).

Igualmente, se puede dar acceso puntual a clientes externos para que vayan revisando, corrigiendo o tomando de esa carpeta las versiones o trabajos finales que vayáis completando.

2 Un Tablón de Anuncios interno

Calendario de vacaciones, lista actualizada de contactos y números de teléfono, próximas acciones conjuntas… Muchos avisos, notificaciones y actualizaciones que tradicionalmente se comunican por Email, podrían hacerse llegar mediante un Tablón de Anuncios interno.

Para ello basta con crear una sencilla página web (en HTML), colgarla en una carpeta y obtener la URL que todo archivo de Dropbox tiene asignado. Basta con dar a los colaboradores esa dirección y pedirles que la guarden en sus Favoritos. Para conocer las últimas novedades o actualizaciones sólo tienen que hacer clic.

Este uso resulta especialmente útil en pequeñas organizaciones o pymes que no cuentan con una Intranet propia. Es una solución barata y de andar por casa, pero que en la práctica funciona bien.

Y si quieres que ese tablón esté abierto a todo el mundo (proveedores, clientes…), poned el archivo HTML en la carpeta pública de Dropbox y proporcionadles su enlace único.

3 Carpeta “activa” para reuniones

Imagina que visitáis al cliente “X” para tratar un tema importante. En la reunión hay bastante actividad:

  • Surgen montones de ideas ? Anótalas en un documento de texto directamente en la carpeta “X” de Dropbox.
  • Analizáis webs de la competencia ? Haz capturas de las páginas y guárdalas en Dropbox.
  • En la pizarra se dibuja un gráfico importante ? haz una foto con tu móvil y súbela a Drobpox.
  • Si puedes graba el audio (o vídeo) de la reunión o una parte y guárdalo al terminar en la carpeta “X”.

Para cuando salgáis por la puerta todo el equipo que está en la oficina (o en otras partes del mundo) tendrá todo el material que se trató en la reunión. Con una llamada o un email se podrán asignar trabajos y los tiempos de respuesta se acelerarán mucho.

4 Repositorio de Catálogos o Publicaciones

Cuando después de un curso tengo que enviarle a un cliente una presentación voluminosa en PDF, siempre lo hago mediante Dropbox. Tengo una carpeta fija llamada “Cursos” y ahí voy poniendo las correspondientes presentaciones. Luego distribuyo el enlace del fichero para que asistentes y alumnos lo descarguen cuando quieran.

Extendiendo este ejemplo a catálogos, manuales, documentación, guías de estilo…, puede crearse un gran repositorio de publicaciones “vivas”. Clientes, proveedores, freelances y colaboradores con los que solemos intercambiar esa información por Email podrán hacerlo ahora yendo directamente a una carpeta o con un enlace. Es más cómodo, limpio (elegante) y eficaz.

Dropbox convierte las carpetas de imágenes en galerías web que tienen una URL única

5 Crear una galería con fotos de un evento

En todas las cuentas de Dropbox hay una carpeta llamada “Photos”. Cuando tú pones dentro de ella otra carpeta con varias fotografías, Dropbox las detecta y automáticamente crea una galería de imágenes accesible desde cualquier navegador. Esa galería tiene un link único que puedes compartir con quien tú quieras.

Una cena de empresa, un evento con clientes o patrocinadores, un viaje o una excursión de todo el equipo… Pero también imágenes, gráficos o fotos que necesitáis todos, como logotipos corporativos, fotos de los miembros del equipo, fondos de escritorio comunes… La próxima vez súbelas a Flickr si quieres, o bien ponlas en tu Dropbox y dale el enlace de la galería de fotos a tus colaboradores y compañeros.

6 Flujo de trabajo mediante carpetas

Imagina que dentro de un mismo equipo hay tres diseñadores. Con una estructura simple de carpetas se puede montar un flujo de trabajo común. De la carpeta “Conceptos” pasando por “Revisiones” a “Final”. Cada archivo en cada carpeta tiene un status claro. Cuando cada diseñador hace los cambios necesarios pasa el archivo a la siguiente carpeta sin necesidad de avisar a nadie.

Este ejemplo puede ampliarse con facilidad a cualquier equipo que trabaje en documentos por fases o etapas (presentaciones, maquetaciones, traducciones, informes..). El historial con el control de versiones asegura que si alguien mete la pata o elimina por error un fichero, en cualquier momento podréis volver sobre cualquier versión anterior.

— Berto Pena
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De momento hay 43 comentarios ¿Quieres dejar el tuyo?


  1. Pedro
    1 diciembre 2010

    Como siempre, un post muy útil para sacarle todavía más partido a esta poderosa aplicación. Gracias.

  2. Pablo
    1 diciembre 2010

    En primer lugar enhorabuena por el blog. Lo sigo desde hace poco, así que no sé si habrás tratado el tema de gestión de contraseñas, pero yo utilizado dropbox -en parte- para eso.

    Os recomiendo el programa KeePass (http://keepass.info/) para gestión de cuentas y contraseñas (incluye un generador de contraseñas con un montón de opciones disponibles). Este programa genera un archivo con una base de datos de tus contraseñas encriptadas (se utiliza para la encriptación bien una clave o bien un fichero que haga las veces de clave y que puedes llevar contigo en un lápiz USB, por ejemplo).

    Este archivo que genera el programa puedes tenerlo en dropbox, de forma que tienes acceso a tus contraseñas desde todos los equipos que utilices, sin necesidad de recordarlas.

    Otro uso más de dropbox :)

    • Berto Pena
      1 diciembre 2010

      Estupendo! Sí, hablé de ese y de otros usos en otros artículos. Aunque sobre KeePass, como es de Windows, no he escrito nada. Muchas gracias por el aporte.

      • Adria
        3 diciembre 2010

        Existe tambien KeePassX, para Mac y Linux. Compatible con KeePass. Estoy empezando a utilizarlo mediante Dropbox, y tiene buena pinta.

        Saludos

        • David
          4 enero 2011

          Yo les recomiendo LastPass. Es lo mismo que KeePass pero en
          web, mucho más cómodo, totalmente seguro y definitivamente
          accesible desde cualquier lugar.

  3. santi
    1 diciembre 2010

    Yo uso Dropbox para las contraseñas junto con el programa 1password, y le doy el mismo uso que el compañero de arriba.

    Gran aporte Berto, algunos usos ya los practicaba pero desconocía la posibilidad de recuperar archivos borrados.

    • Berto Pena
      1 diciembre 2010

      Échale un ojo al resto de posts, he publicado bastantes usos prácticos, guía rápida, algunos trucos… Es una de mis apps favoritas.

  4. Rafael
    1 diciembre 2010

    Pués genial el post, DropBox se ha convertido para mi desde hace un tiempo en un “imprescindible” su carácter multiplataforma lo dota además de una versatibilidad bestial. Además de los usos que has comentado yo también lo tengo para sincronizar Things y para que el MacMini de mi casa se descargue los torrents que voy encontrandome.
    Ahora estoy enfrascado en poder meter la configuracion de mi programa de facturación (GrandTotal) en la carpeta de DropBox al igual que hago con Things para de esa forma poder tener los datos actualizados en mi iMac y en mi macbook Air, a ver si lo consigo porque no he encontrado mucha documentación al respecto.

  5. Alvaro´C
    1 diciembre 2010

    Como siempre, estupendo análisis ‘saca jugo’ de una aplicación que a día de hoy es imprescindible. Solo un mini apunte, que añadas Android a iPhone/iPad. Desconozco si BB, Nokia o WP7 tienen app.

    Un abrazo,

  6. Alvaro´C
    1 diciembre 2010

    Berto, en el punto 3 te estás comportando como un hereje de Evernote, que también tiene Notebook colaborativos. Esto lo aprendí de ti, que conste.

    Disclaimer, esto es un chascarrillo hacia un gurú de Evernote jajaja

    TIP: algo que aprendí de iCharlas; alojar la web en Dropbox como si fuera tu espacio ftp.

  7. kelfox
    1 diciembre 2010

    que ocurre si dos personas modifican a la vez el mismo archivo? por ejemplo un documento Word

    • @krlos030
      2 diciembre 2010

      Se genera una copia del archivo y te guarda los 2 documentos modificados, si me ha pasado.

  8. Angel
    1 diciembre 2010

    Desde el punto de vista de una empresa, casi todo lo que has comentado creo que se puede solucionar usando unidades de red compartidas. Es como lo hacemos en mi empresa.
    Por cierto, nos tienen capado DropBox y otras muchas páginas “no recomendables” :-(

  9. Rafa
    1 diciembre 2010

    Fenomenal aportación Berto

    Yo soy un fanático de Dropbox y me ha surgido una duda respecto a cuando comentas “…obtener la URL que todo archivo de Dropbox tiene asignado…”

    Las URLs de la carpeta Public sí que son accesibles pero ¿ las de otras carpetas lo son?

    Saludos

  10. Everd
    1 diciembre 2010

    Llevo utilizando dropbox ya desde hace un año, lo que me ha facilitado enormemente el compartir la información con mi equipo de trabajo y jefe… ahora cada analista que tome datos en alguna empresa al finalizar solo sube la Base de datos a la carpeta de dropbox, y queda disponible para que los demás incluyendo mi jefe podamos acceder a los datos….

    Realmente muy practico…. estupendo articulo Berto

  11. Flames
    1 diciembre 2010

    Pues yo no me he metido mucho en el mundo DROPBOX, pero por lo que comenta Rafael de la sincronización de THINGS ya me parece que le tendré que echar un vistazo.

  12. Diseño Web
    1 diciembre 2010

    Desconocía por completo esta herramienta. Me parece muy interesante, sobre para aquellos que lo mismo un día trabajamos desde la oficina, otro desde el ave, otro desde la ofician de un cliente, etc.

    Le echaré un vistazo a ver que tal va.

    Una cuestión: ¿conocen alguna herramienta sencilla para la gestión de proyectos o control de ejecución de tareas en grupo?

    Gracias y desde ahora forofo de vuestro blog.

    Un saludo.

    José Luis.

    • Bioclimax
      2 diciembre 2010

      Somos una empresa joven dedicada a la gestión y por ahora te recomiendo que mires Basecamp como herramienta de gestión de proyectos on-line ya que trabajamos con colaboradores en remoto.
      Nosotros la combinamos con dropbox a nivel interno y por ahora nos funciona muy bien.

      Espero que te sea útil!
      Un saludo,
      Susana

      • Berto Pena
        2 diciembre 2010

        Basecamp está muy bien, como casi todo lo que hacen en 37Signals. Pero se pasan con los precios. No son precisamente para pequeños negocios como dicen. Pero es una gran app sin duda.

        • Mario Clemente
          7 diciembre 2010

          Berto muchas gracias por el post con unas ideas tan creativas para utilizar dropbox en equipo… tomaré nota y haremos la prueba en mi empresa que ya utilizamos dropbox de manera intensiva para compartir todo tipo de archivos entre en las diferentes oficinas.
          @Jose Luis, en cuanto a la gestion de proyectos que comentabais puedo dar una buena referencia de solve/norada 360 que unifica CRM con gestion de proyectos, el precio es similar al suite de 37 signals (Basecamp+Highrise+Backpack+Campfire), que sinceramente no encuentro tan caro!… pero con varios extras como el interfaz, vinculacion con google docs y gmail, funciones muy interesantes, como poder ver el desarrollo del proyecto en diagrama de gantt, y un servicio de atencion al cliente rebueno!. Si buscáis una opcion gratuita os animo a que echeis un vistazo a los marketplace de google apps, en concreto a insightly, es posible que encaje con lo que buscáis…
          Saludos

          Mario

  13. pensamientos
    2 diciembre 2010

    Apenas estoy empezando a conocer el dropbox y con estas ideas me volveré casi un experto pronto :)

  14. Gonzalo
    2 diciembre 2010

    Genial! nunca lo había pensado. Drop Box es genial para mí. lo uso para todo. Mis datos más relevantes estan allí. En mi blog elabore un pequeño tutorial sobre su uso para novatos.

    No veo la hora de poder ampliar a una cantidad de espacio decente. Creo que sale 50 dolares.

  15. Adria
    3 diciembre 2010

    Yo uso Dropbox como carpeta de trabajo, entre otros. Trabajando con scripts o ficheros de texto, a veces quieres o necesitas recuperar versiones anteriores y es una forma muy rapida y facil de recuperar trabajo desaparecido :)

  16. MadMax
    6 diciembre 2010

    Muchas gracias Berto por compartir las ideas. dropBox no tiene fondo, es muy útil.
    Yo lo uso también para realizar conversaciones privadas para temas confidenciales que no me interesa que pasen por un servidor de correo.
    Se crea en la carpeta compartida un .doc o .txt, y allí escribes a la persona con quien compartes la carpeta lo que desees, cada vez que acabes de escribir, guardas y cierras el documento. Cuando te responden, dropbox te lo notifica.
    parece pesado, pero es muy rápido y privado.

  17. Miguelthepooh
    9 diciembre 2010

    Genial Berto

    me ha gustado tanto que voy a enlazarlo desde mi blog y mis perfiles “sociales” un saludo y gracias por compartir esta tan buena info

  18. Josep Mª Mas i Garcia
    9 diciembre 2010

    Muchas gracias, es una buena herramienta de trabajo.

  19. rosario
    12 diciembre 2010

    Me parece muy buena herramienta de trabajo para ahorra tiempo ya que disponemos casi siempre de poco, gracias.

  20. Gérard
    14 diciembre 2010

    Berto, te felicito por el blog y por la claridad con que explicas y escribes los articulos. Sobre este articulo, lo estoy llevando a la practica, pero me di cuenta que al compartir una carpeta con el resto de mi oficina, ellos podrian ver las carpetas y archivos personales, subiendo en al directorio raiz. Hay alguna manera restringir la carpeta compartida?

    Espero tu comentario.

    Un saludo, Gérard

    • Berto Pena
      14 diciembre 2010

      Nunca me ha pasado eso, todas las carpetas que tengo compartidas las tengo directamente en el raíz (en el primer nivel de carpetas). Si es tal como lo cuentas, es una cagada de Dropbox.

      • Gérard
        14 diciembre 2010

        Berto, tambien tengo la carpeta compartida en el raiz. Ademas, tengo carpetas personales en el raiz, y es aqui donde a los que comparto la carpeta, pueden subir a la raiz y ver todas las demas carpetas. Es una pena, porque el sistema es muy bueno.

        • Berto Pena
          14 diciembre 2010

          Pues escríbeles porque eso naturalmente no debería ser así y va en contra de cualquier lógica. Nunca lo había visto, la verdad.

  21. Diniremix
    14 diciembre 2010

    excelente muchas gracias por compartir

  22. Juanma
    23 diciembre 2010

    Hola Berto, te sigo cada vez que puedo y la verdad es que eres de mucha ayuda para los que trabajamos en casa. Gracias !

    Con respecto a Dropbox, a ver si me puedes quitar una duda. Yo tengo un estudio y somos tres personas, cada uno en su casa. Usamos Dropbox para trabajar en equipo y tener todo actualizado en todo momento. El tema es que se nos está quedando pobre de tamaño, y cuando he mirado para comprar capacidad creí haber entendido que cada usuario debería comprar el pack ? Esto es así ? O sea que si quiero compartir con un cliente también y tener una carpeta compartida de más de 5 gb (por ejemplo) mi cliente también tiene que pagar una cuenta de Dropbox ?

    Muchas gracias por tu ayuda.
    Un saludo
    Juanma

    • Berto Pena
      23 diciembre 2010

      Sí, los dos tendríais que tener (ampliar) el mismo espacio. Para evitar eso han creado Dropbox for Teams. Échale un ojo.

      • Juanma
        23 diciembre 2010

        Muchas gracias Berto! Lo acabo de ver… está muy bien… y
        muy caro también jaja. Se escapa de nuestro presupuesto, de todas
        formas gracias por la info. Saludos y felices fiestas.
        Juanma

  23. Miguel
    25 diciembre 2010

    Berto ¿ y que pasa con los datos en Dropbox ? Yo trabajo en el sector publico y me encantaría utilizarlo con mis compañeros pero no tengo muy claro que pueda poner bases de datos, telefonos, mails de usuarios ,… me gustaría mucho conocer tu opinion.
    Creo estamos viviendo un momento con todo esto de wikileaks que empezamos a darnos cuenta que la encriptación de la información es muy importante.
    Anótate un articulo formidable de los tuyos sobre esto,

    Eres un crak¡¡¡

    • Berto Pena
      27 diciembre 2010

      Es una buena pregunta y es un tema común para todas las aplicaciones web en la nube. Aquí cada uno tiene que valorar qué necesita, de qué se fía, su nivel de paranoia-prudencia, etc. Sobre su nivel de seguridad aquí tienes más info.

      • Miguel
        27 diciembre 2010

        Pues si me fio de lo que dicen paracen bastante serios: 1
        -Todos los archivos almacenados en los servidores de Dropbox son
        encriptados (AES-256) y son inaccesibles sin la contraseña de su
        cuenta- 2 – Los empleados de nuestra empresa no son capaces de
        acceder a los archivos de usuario y la hora de solucionar una
        cuenta no tienen acceso al contenido de los archivos. 3 – Todas las
        transmisiones de datos de archivo y metadatos se produce en un
        canal cifrado (SSL). Berto ¿ tu te fias o no ? esa es la pregunta.
        Gracias por todo.

        • Berto Pena
          27 diciembre 2010

          Sí, yo me fío. Pero al final es una decisión que tiene que hacer cada uno :-)

  24. franctastic
    25 diciembre 2010

    excelente post!
    interesantes comentarios!

    salut!

  25. thebeginmovies
    28 diciembre 2010

    Muy bueno el artículo, muchas gracias. Nosotros usamos
    Dropbox para intercambias vídeos con nuestros frrelances y demás.
    Aunque bueno, también solemos echar mano de la típica
    http://ftp...

  26. JORDI
    18 enero 2011

    Hola.
    Enhorabuena por los posts, realmente fantásticos.
    Me planteo una duda con DROPBOX:
    Lo estoy empezando a usar cada vez más desde diversas ubicaciones, pero veo que para que se actualicen entre sí mis documentos tengo que tenerlos en la carpeta X dentro de la carpeta DROPBOX.
    El tema es que, de cara a ordenar mejor mis documentos, esa carpeta X me interesa tenerla no en la carpeta DROPBOX, sino en mi carpeta de documentos personal, pero claro… si cambio algo de allá DROPBOX “no lo sabe” y no actualiza nada.

    ¿No hay más remedio que cambiar la ubicación definitiva de mis carpetas importantes a la carpeta de DROPBOX?

    Muchas gracias