La trampa de desayunar con el Email

Publicado el 23 noviembre 2010 en Productividad | Tags: ,

A la hora de la hablar de Productividad Personal el Email es algo diabólico: cuando te pones a leerlo y contestarlo te transmite la ficticia sensación de que haces muchas cosas, de que avanzas, de que consigues lo que te proponías. «Qué bien, por fin he dejado a cero mi Inbox». ¿Y? ¿Acaso tu estímulo profesional y tu objetivo diario está en vaciar tu Bandeja de Entrada? ¿Y qué pasa con tus tareas y tus proyectos de verdad?

Empezar el día leyendo y contestando Email es una mala decisión. Esto es algo que si sigues este blog me habrás oído decir muchas veces. ¿Y por qué opino así? Por varias (poderosas) razones que durante muchísimos años ignoré por completo.

Porque cualquier mensaje de ficticia importancia se elevará a la categoría de imprevisto urgente y hará que te desvíes de tu plan inicial de tareas. En lugar de trabajar en función de tareas-objetivos-resultados lo harás apagando fuegos o tapando goteras.

Porque el responder a muchos mensajes (atender diferentes y variados temas) y empezar a vaciar tu Inbox crea en ti una falsa sensación de haber conseguido avances. Lo que no es verdad. Así que básicamente te engañas a ti mismo.

Porque para ocuparte de los problemas y las tareas que se esconden detrás de esos mensajes necesitarás un tiempo que habías reservado para otras cosas más importantes. Las tareas de tus proyectos, las que te hacen ver resultados y avanzar de verdad.

Porque leer y contestar mensajes es una tarea menor que podrías hacer perfectamente en otro momento de menor intensidad y capacidad.

Porque buena parte de los mensajes que atiendes a primera hora de la mañana no tienen absolutamente nada que ver con tu trabajo.

Porque prendes la mecha de una espiral de la que es difícil salir: a medida que vayas escribiendo te irán contestando (porque como tú también abren el Email por la mañana) y nunca terminarás de vaciar tu Bandeja de Entrada. Mientras tanto, el tiempo corre y las tareas más importantes siguen sin hacerse.

Porque detrás de muchos mensajes encontrarás enlaces que te harán caer en el clic irreflexivo: una interminable cadena de saltos de web en web que va consumiendo tu tiempo y energía.

Pero revolotear por nuestra aplicación de Email, chequeando, arrastrando, borrando y contestando es una actividad frenética que nos llena de intensidad y energía. Te da la falsa sensación de estar haciendo cuando realmente lo que estás es moviendo. El Email tiene muchas “caras” y una de las peores la encontrarás a primerísima hora de la mañana.

La solución no es eliminar ni prescindir del Email (claro). Sino retrasar 45-60 minutos el gesto de abrir tu Email a primera hora de la mañana. Dedica ese privilegiado tiempo de máxima capacidad para hacer una tarea realmente importante. Verás qué cambio.

— Berto Pena
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  1. Edson
    23 noviembre 2010

    Que razón tienes, no estaba consciente de esto hasta ahora que te leo. Pondré en práctica esto de lo que hablas, en lo personal me pasa lo mismo con mi lector de fuentes y no he logrado gestionar mi tiempo para leerlo cuando no tengo nada que hacer, más bien interrumpo mis tareas para ver “que hay de nuevo”.

    • Berto Pena
      23 noviembre 2010

      Muchas, muchas personas opinan lo contrario. Que es imprescindible leer el Email a primera hora.
      Yo, durante años y años, creí que esto era lo que tenía que hacer para hacer bien mi trabajo. Y así me lució el pelo. Decidas lo que decidas, lo importante es ser consciente que cada elección tiene una consecuencia. Sencillamente retrasando este gesto logras cambiar por completo el panorama y el arranque del día.

  2. Sera
    23 noviembre 2010

    Te llevo leyendo un tiempo, Berto, y te agradezco mucho los consejos que me das para salir del pozo en el que me estaba metiendo yo solo. Siguiendo el blog y tu libro. poco a poco mis hábitos van mejorando, aunque todavía me cuesta no abrir el correo por las mañanas, temeroso de dejarme algo importante. Un saludo y sigue así.

  3. Javier
    23 noviembre 2010

    Esto tiene sus cosas buenas y malas… La mala en mi caso es que hay un aparatito llamado BlackBerry que debe ser el peor invento de la historia. En cualquier caso, está totalmente en contra de conseguir este arranque de día. El segundo factor negativo es la forma de gestionar personas de los “directivos” en España, uno de nuestros talones de Aquiles, en mi modesta opinión.

    Muchas gracias por el blog, es uno de los responsables de que empiece “mal” mi día :)

    • Berto Pena
      23 noviembre 2010

      No te falta razón. Muchos managers y jefes distribuyen el trabajo del día por email lo que es malo para ellos y para sus empleados. Los primeros que se ven obligados a vivir pendientes del correo son ellos.

      • Federico Castelló
        7 diciembre 2010

        Apreciado Berto:

        Cuando dices
        “No te falta razón. Muchos managers y jefes distribuyen el trabajo del día por email lo que es malo para ellos y para sus empleados. Los primeros que se ven obligados a vivir pendientes del correo son ellos.”
        me veo plenamente identificado. Yo soy de los que asigna y hace el seguimiento de las tareas/ acciones por email.

        Es por ello y para devolverte lo mucho que he recibido leyendo tu blog, te comento un caso particular mío pero que sin duda es de interés general, te lo “posteo” aquí pero ten libertad total para colocar donde consideres de tu blog.

        Obviamente no quiero prescindir del email ni atabalar a mis colaboradores con softwares de GTD pero si que me gustaría poder “dosificarles”, en determinadas ocasiones, esa tarea, por ejemplo, si es una llamada o una tarea de baja energía intelectual y no urgente, notificándosela poco antes de que finalice su jornada laboral.

        Esta reflexión viene a cuento ya que este largo puente he estado trabajando y constato que a algún colaborador mío le va a dar un patatus al ver la ingente cantidad de emails míos cuando retorne a su trabajo este jueves por la mañana.
        Algunos emails que les he pasado son urgente, para hacerlos en 24 horas, otros son secundarios, para hacerlos en una semana y otros no viene de un día pero deben estar hechos antes de navidad.
        Considero que, como organización, si yo tengo clara la prioridad de cada tarea asignada por email, es absurdo que mi colaborador tenga que invertir su tiempo, tiempo de la empresa al fin y al cabo, en abrir y valorar y decidir/consultar conmigo la prioridad de cada tarea si yo ya lo tengo claro.

        Por esto he investigado cómo puedo planificar/demorar los envios con gmail, utilidad que no viene por defecto con gmail pero que tiene solución tal cómo describo a continuación.

        El problema:
        El problema surge al intentar aplicar la regla de los dos minutos de la metodología GTD y delegar/asignar a terceros una tarea tan pronto cuando surge pero intentando “dosificar” esa comunicación para que no los distraiga.

        Hoy, festivo, estoy ejecutando varios proyectos y delegando tareas varias, el problema que me encuentro es que mi colaborador cuando regrese al despacho tras éstos días de puente, se puede encontrar con una larga lista de emails mios para que los ejecute.
        Hay alguno urgentes y otros que no, además, unos son de mayor concentración intelectual, crear un artículo, revisar unos textos, etc., y otros de baja concentración intelectual pero más “entretenidos” por lo que creo que es mejor que los haga a última hora de la tarde que es cuando a todos nos baja la energía intelectual y, creo, es el momento idóneo para ordenar una galería de fotos como es esta tarea que le pido al colaborador.

        La solución
        Pues bien, antiguamente cuando teníamos todo el correo corporativo funcionado sobre Outlook/Exchange programaba el envío del email, por ejemplo, un email para una persona con la que acabo de hablar pero se que ahora está viajando y me ha dicho que el viernes estará en su despacho con más calma, si es martes y acabamos de hablar quiero dejar cerrado este tema y enviarle el email pero se que la eficacia del mismo será mucho más baja si se lo envío justo después de la conversación telefónica que hemos tenido pues conozco esta persona y lo leerá en diagonal desde su blackberry en el extranjero que es donde se encuentra ahora pero si se lo recibe el viernes, se que estará solo en su despacho y será mucho más efectivo.

        Otro ejemplo: Soy el editor de una revista, tengo ya la revista acabada y de aquí una semana la recibirán los suscriptores por correo postal. Algunos protagonistas de los reportajes quiero enviarles los PDFs con sus artículos pero no antes de que reciban la revista en papel, para ello mi sistema de email me debe permitir liquidar este tema hoy mismo, si ya tengo la revista acabada. Para ello, ¿que mejor que”embargar” el envío de ese email con el artículo hasta 24 horas después de que los lectores la reciban en papel? Así zanjo este tema, dejo la tarea hecha y nadie me pisa esa primicia informativa adelantándoseme en el envío del artículo.

        Pues bien, cómo inexplicablemente esta utilidad no viene de serie con gmail, o no he sabido encontrarla, y me considero un usuario avanzado de gmail, he investigado y he encontrado esta, utilísima utilidad que permite planificar cualquier envío desde gmail:

        BOOMERANG for gmail
        http://www.baydin.com/boomerang4gmail/

        Pros.:
        -. Es gratuita
        -. Uso muy simple.
        -. El sistema para modificar la hora de envío que el usuario define previamente, es muy fácil, pero debe hacerse desde el plugin instalado previamente.

        Cons:
        -. Es una versión Beta, instalación algo dificultosa
        -. En mi caso, pedí la invitación desde su web y desde twiteer y no recibí código alguno para la descarga
        -. El sistema para modificar el texto de un email, que ya había dejado listo para su envio planificado, es enrevesado, hay que descargar ese email a borradores, editarlo, y volverlo a subir. Factible pero complicado.
        -. No está en español y no puedo poner enviar a las 18:30 sino que he de poner 06:30 AM

        Truco:
        -. La activación desde la web del fabricante no funciona, o al menos no me ha funcionado al menos a mí y la he probado con varias cuentas de email, solución, ir a http://thenextweb.com/apps/2010/08/12/boomerang-for-gmail-send-and-receive-email-when-its-handy-for-you/
        Y de allí sacar el código gratuito de activación que aparece. Tras este truco todo me ha ido sobre ruedas.

        Agradecimientos
        Por último quiero agradecerte el excelente trabajo de divulgación de la metodología GTD que haces, me es sumamente útil para gestionar las múltiples tareas y proyectos que superviso, así cómo para intentar sobrevivir con éxito ante las múltiples “distracciones” que, cómo todos, recibo a diario de las personas con las que trabajo o de mis colaboradores externos.
        El aprendizaje que he hecho del libro de GTD de David Allen así como “capsulas” de conocimiento y actualizaciones periódicas que leo en tu blog están siendo de gran ayuda para que gestione mejor mi trabajo y ayude a que las diversas personas de mi empresa sean lo más productivas posibles sin crearles stress.
        Gracias

        Federico Castelló
        Arenys de Mar, Barcelona

  4. mcallus
    23 noviembre 2010

    Berto, eres un maestro. Cuando me hablaron del GTD por primera vez para mejorar la productividad me puse a buscar por internet y llegué a tu blog. De esto hace ya bastantes meses y desde entonces no deja de sorprenderme la cantidad de buenos consejos que saco de seguirte.
    Mi productividad va subiendo cada vez que logro quitarme un mal hábito con tus consejos.
    No puedo más que darte las gracias
    Un saludo

    • Berto Pena
      23 noviembre 2010

      Vaya hombre, pues muchas gracias, de verdad :-) No hay mayor recompensa que ver que lo que le vale a uno le vale a otros.

  5. Chicho
    23 noviembre 2010

    Hola, hace poco que sigo tu Blog y lo primero es felicitarte por los buenos consejos que das en el mismo. Espero ir cambiando mis “malos” hábitos siguiéndolo.
    Aprovecho para darte las gracias por por la dedicación y el esfuerzo que dedicas para ayudar a los demás.
    Saludos,

  6. @GuillemRossello
    23 noviembre 2010

    Yo voy posponiendo cada día un poco más la lectura del correo, pero tampoco quiero retrasarla demasiado, ya que lo que hay ahí es información, y como todo el mundo sabe, la información es el poder!!

    Un “truco” que utilizo y que comparto con vosotros es el siguiente:

    Una vez decidido qué correos abro y que correos pospongo un ratín (normalmente depende del remitente), viene la tarea de redactar respuestas o nuevos mails, con el peligro que conlleva el que te respondan. Pues en todos esos correos que redacto a primera hora, utilizo la opción que te da Outlook de retrasar el envío de dicho mail, y pongo que nunca lo envíe antes de la hora a la que yo estoy dispuesto a recibir respuestas.

    Es otra forma, con na filosofía parecida pero con sus matices ;-)

  7. David Badía Vidal
    23 noviembre 2010

    Hola,

    Estoy de acuerdo con tu artículo, pero parcialmente.

    Lo primero es tener varios filtros de correo que organicen los correos entrantes en diferentes carpetas, de este modo se filtran los correos menos importantes, e incluso se pueden marcar como leídos automáticamente para leerlos mas tarde en un rato de descanso, y nos podemos centrar en lo realmente importarte.

    Lo segundo es leer los correos realmente importantes y responderlos con seriedad y responsabilidad. Aunque Muchas veces es mas recomendable leerlos y responderlos mas tarde, cuando hayamos procesado la información y tengamos la respuesta mas clara, pero de esta manera ya comenzamos a pensar en los problemas del día.

    Y lo mas importante, en lo que estoy de acuerdo contigo, no por poner el “Inbox” a cero se consigue que los problemas desaparezcan, mas bien todo lo contrario.

    Un saludo,

    David Badía Vidal.
    http://dbadiaprofesional.wordpress.com/

  8. Jose Ignacio Fernandez
    23 noviembre 2010

    Hola Berto:

    Desde hace tiempo leo tu blog. Son tantas cosas y tan interesantes las que aportas que me decidí a suscribirme a tu curso ERES PRODUCTIVO. Llevo un mes junto a tí :) y quiero trasladarte que es una de las mejores inversiones que he hecho en mi vida.

    Me has permitido ampliar mi realidad, darle valor a mi descanso, tomar conciencia de tareas clave que antes pasaba inadvertidas, enfocar mi atención en lo verdaderamente importante a aquello que me lleva a mis objetivos y por supuesto, y al hilo de tu post, dejar de desayunar con el e-mail. Ahora le dedico un tiempo de mi jornada a gestionarlo con eficacia. En este breve tiempo, estoy consiguiendo trabajar mejor y más inteligentemente.

    ¡Inspírate y haz!

    Un cordial saludo.

  9. Tamara Lopez
    23 noviembre 2010

    Berto, me gustaría saber si las indicaciones comentadas en este post son aplicables también al trabajo de una secretaria.
    Creo que de existir un imprevisto a primera primerísima hora, puede quedarse descubierto de no chequear el correo nada más llegar.

    Aunque bueno, también estamos las que chequeamos el correo de camino a la oficina, con la Blackberry….

    De todas formas, y perdona el atrevimiento ya que tendré que revisar tu blog para estar un poco más al día, ¿cuál es la actividad que propones para esos 45minutos previos a la apertura de la caja de pandora?
    Muchas gracias,

    • Berto Pena
      23 noviembre 2010

      Piensa en las 2-3 tareas más importantes que haces, en la “columna vertebral” de tu día a día. Al menos empieza el día haciendo una de esas tareas.

  10. Sergio Contreras
    23 noviembre 2010

    No hay problemas en leer tu email a cualquier hora, lo importante es organizar los correos “Filtros” y darle el uso correcto. Yo lo leo en las mañana como quien se cepilla los dientes, luego me olvido totalmente del correo y me enfoco en las tareas y proyectos que se deben desarrollar y resolver durante el día.

    Saludos..

  11. Jordi Merino
    23 noviembre 2010

    Bien, Berto, estoy contigo, pero como ha dicho David Badía parcialmente.

    Para mí el correo electrónico es simplemente una herramienta (medio), pero no un fin (objetivo). En mi opinión abusamos de este medio, ya que genera conversaciones inacabables (cada vez que enviamos a varios destinatarios generamos un nuevo nivel de conversación) que seguramente podríamos adelantar hablando. Poniendo un ejemplo más gráfico, es como enviar bumeranes que se dividen en el aire, cuantos más enviemos más nos llegarán.

    Por otro lado: eso no quiere decir que debamos no mirar el correo, pero sí aprender a definir lo importante y/o urgente de lo que no lo es. Es como el resto de nuestro trabajo, es mucho más rentable “perder” cinco minutos definiendo tareas y prioridades que “apagando fuegos”.

    Reitero mis felicitaciones, pareces una persona con la cabeza muy bien amueblada.

    Saludos

    Jordi Merino
    http://lacolmena2punto0.blogspot.com/

  12. Gonzalo Del Castillo
    24 noviembre 2010

    Esto es real, yo intento formas diarias de no pegarme al correo, y es absolutamente verdadero lo que señala el articulo.

  13. corsaria
    25 noviembre 2010

    “Decidas lo que decidas, lo importante es ser consciente que cada elección tiene una consecuencia. ”

    Esa, sin duda, es para mí la enseñanza principal del post. Leer el correo-e a primera hora debe hacerse teniendo en cuenta sus consecuencias. Si se asumen perfecto. Sino… a cambiar ese hábito.

    Saludos, :-)

  14. Caco
    25 noviembre 2010

    Es totalmente cierto que lo que dices Berto, hace unos meses leí uno de tus post relacionados con el tema y decidí hacerte caso ¡no costaba nada probar! ;D

    Al final he cambiado mi ritmo de trabajo a mejor, revisar y contestar e-mails no tiene nada que ver con la productividad real.

    Muchos casos como el ‘hablar’ por correo es una de las tareas más improductivas que hay y que muchas personas y profesionales siguen haciendo ¿Cuánto tiempo tardas en decir algo? unos segundos ¿no? y en escribirlo…mmm..minutos que se extienen hasta 15 o más!

    Gracias por tus sabios consejos, cambian la vida.

  15. Carlos
    26 noviembre 2010

    Estoy totalmente de acuerdo contigo. Yo antes, cuando trabajaba por cuenta ajena tenía la buena costumbre de intentar reservar la mañana para esas tareas que requieren concentración, y cuyos resultados se ven a largo plazo. Iba controlando el Inbox, por si surgía algo que no pudiera esperar, pero dejaba la gestión de temas más puntuales, como responder emails, o pequeñas tareas derivadas de los mismos, para la tarde, y funcionaba bastante bien.
    Ahora que voy por libre reconozco que me cuesta mucho más despegarme del Inbox, o dejar un mail sin contestar más de una hora, pero me tomo tu post como un toque de atención, y a ver si puedo recuperar antiguas costumbres, porque estoy convencido de que a la larga me va a beneficiar.

  16. Paco
    26 noviembre 2010

    No hace mucho que he descubierto esto de la productividad personal. He adoptado GTD, a mi manera, y ahora mi vida es más ordenada y mi cabeza descansa mejor. Desde luego que en mi método tengo mucho que mejorar, pero para eso, ThinkWasabi me sirve de acicate e inspiración. Gracias, Berto.
    Sin embargo, en lo de no abrir el correo no estoy completamente de acuerdo. En las organizaciones grande, el correo es necesario, insustituible y muy provechoso si se usa con criterio. Sin él, el caos imperaría aún más. Cuando das servicio a muchos por correo y tus jefes canalizan sus peticiones por escrito, no abrir el correo es como ausentarte de la oficina. Aunque no nos guste, revisar el correo a primera hora creo que es nuestro primer deber.
    Discrepo sólo para compartir otro punto de vista. En general, los artículos me parecen bien enfocados y muy instructivos.

    • Berto Pena
      26 noviembre 2010

      Yo no pongo en duda la utilidad del Email, no va por ahí mi reflexión. Aunque creo que muchas personas y empresas sobrevaloran su importancia. Conozco personas que son fantásticos “gestores de Email” pero pésimos profesionales. Confunden responder emails con hacer bien su trabajo. Muchos asumen que empezar el día volcándote en el Email es la premisa para hacer bien su trabajo. Yo solía ser uno de ellos y estaba equivocado. Por ahí va mi reflexión :-)

  17. Andrés Campos A.
    27 noviembre 2010

    Hola Berto,
    No hace mucho encontré tu blog al buscar temas de productividad para mi trabajo de maestría y debo decir que está en mis favoritos desde ese día. Me abriste la mente a un sin número de eventos que limitaban ( más bien limitan aún) mi desarrollo y trato de poner en práctica todos tus consejos. Un saludo desde Costa Rica y te felicito por esta iniciativa tan valiosa para el desarrollo de toda persona.

    Sigue adelante!!

  18. Borja
    29 noviembre 2010

    Hola Berto,

    Siento no ser especialmente taimado en mi opinión, pero aplazar la lectura del correo me parece un grave error (tal vez sea una simple versión antigua de ti).

    Leer sólo los asuntos y emisores, me parece (hacer trampa y) caer en lo que denominas error. El principal beneficio de aplazar la lectura del correo es tener una hora “sólida” de concentración absoluta.

    En mi caso (y me figuro que en el de gran parte de los que leemos el blog), antes de terminar la jornada intento (aunque no siempre consigo) planificar el día siguiente. Para poder seguir esa planificación, necesito saber que el día no se ha movido, que no he recibido un correo de un jefe trasnochando cambiando mis prioridades.

    Dicho esto, añadir que me encanta el blog y que desde que lo leo, intento seguir muchos de los consejos y soy usuario premium de Evernote.

    Un saludo y gracias por el blog.

    • Berto Pena
      29 noviembre 2010

      Estupendo, es genial cuando encuentras una forma de trabajar que te funciona.

  19. José Mario Martínez
    11 diciembre 2010

    Excelente muchas gracias, me pasa exactamente eso. Saludos.

  20. Vicent
    13 diciembre 2010

    Hola. Simplemente un breve comentario para unirme una vez más a las felicitaciones por tu blog y por este artículo, y para deciros que esta es la primera “regla” que he conseguido implementar para CAMBIAR MI RUMBO. Desde hoy, no abriré Internet (sobre todo el correo, pero tampoco lector de feeds, Twitter, Facebook, etc.) hasta después de haber hecho al menos una tarea (la tarea que me haya programado, porque otra de las reglas que voy a intentar cumplir es marcarme un “programa” para cada día, con un “timing” estimado).

    Simplemente GRACIAS.

  21. Edw
    18 enero 2011

    Creo que no hay que confundir el hecho de tener un mal hábito de depender demasiado del e-mail, con el hecho de que para algunos sea el e-mail su razón de trabajar. Alguno ha comentado que usa el mail para asignar tareas etc etc… pero es que ese no es el sujeto “adicto” o con el “mal hábito” del que se trata en este post…

  22. Borja
    20 enero 2011

    He encontrado un complemento interesante a este artículo: http://sidsavara.com/personal-development/do-not-check-email-in-the-morning