25 ideas prácticas para trabajar en la oficina

Publicado el 16 noviembre 2010 en Productividad | Tags: , ,

Siempre que voy a una empresa o una organización a dar un seminario me encuentro con un problema similar: “Trabajar en esta oficina es un problema, no hay quien se concentre. Pasan las horas y no saco el trabajo adelante. Me falta tiempo”.

Si lo piensas en frío 8 horas (que en teoría es lo que trabajamos) es una barbaridad de tiempo. Si pusiéramos sobre la mesa todo ese tiempo veríamos que hay de sobra para hacer nuestras tareas. Y mucho más. Así que, ¿dónde fallamos? Interrupciones, distracciones, mala utilización de los tiempos de trabajo, reuniones improductivas, malos hábitos digitales, pérdidas de tiempo online… La lista crece y crece.

El problema es que nos hemos hecho creer que toda la culpa la tiene nuestra oficina o nuestros compañeros. Nosotros poco o nada podemos hacer para mejorar nuestro rendimiento. Pues no, hay montones de gestos, trucos y técnicas que puedes poner en marcha para mejorar tu trabajo en la oficina (la mayoría valen para cualquier ocasión).

#1 No leas el Email a primera hora
Retrasa ese gesto 45 minutos y reserva ese privilegiado momento para concentrarte, hacer y terminar una de las dos o tres grandes tareas de tu día. Una tarea Clave.

#2 Pon un Inbox físico en tu mesa
Es un lugar donde irás poniendo todo el inevitable papeleo (informes, facturas…) que vas recibiendo o te dejan a lo largo del día. En lugar de abarrotar tu mesa lo arrinconas todo en esa caja o bandeja. Al final del día “procesas” y decides qué hacer con todo ese papeleo.

#3 Herramientas de captura siempre a mano
En cualquier momento va a surgir una idea, una tarea, un encargo, un contacto o algo que debes anotar. Si no utilizas una herramienta digital para capturar todo eso (tipo Evernote), ten siempre a mano un bloc de notas donde anotar rápidamente cualquier cosa. Siempre a mano pero a la vez escondido.

#4 “Arrincona” las tareas manuales
Destina los momentos de baja productividad o de mayor cansancio para las tareas manuales, mecánicas y monótonas. Procesar documentos, ordenar papeles, organizar carpetas y ficheros en tu ordenador, comprobar cifras… Hacer todo eso en tus horas de máxima productividad es un error.

#5 Destina momentos para la actividad online
Si en tu día tienes momentos fijos e inamovibles para tu actividad online (blogs, redes sociales…) es mucho más difícil que no sean una distracción. Ahora, si no hay un momento para todo eso entrarás y saldrás una y otra vez sin parar. Elige qué “ventana” del día es la mejor en función de tu carga de trabajo, energía y rendimiento. Por ejemplo: “la última media hora de la mañana me dedicaré a todo eso”.

#6 Utiliza auriculares
Si puedes, hazlo. Puedes escuchar música relajante que estimule tu concentración o bien utilizar un generador de ruido blanco ( SimpleNoise, por ejemplo) que ayudarán a aislar ruidos exteriores. Y aun cuando no escuches nada los auriculares ahuyentan las ganas de interrumpirte que pueda tener algún compañero que pase a tu lado.

#7 Pide concentración a los que te rodean
Un gesto que no demasiada gente hace y que funciona. Antes de empezar una tarea importante reclama a tus compañeros una tregua y un poco de silencio. Lo entenderán perfectamente porque ellos necesitarán eso mismo poco después para poder hacer bien sus tareas. El compañerismo no sólo está en las cervezas después de la oficina.

#8 “Arrincona” tus llamadas de teléfono
Muchas de las llamadas que haces sabes que las tienes que hacer por adelantado. En lugar de salpicar todo tu día llamando ahora, luego, más tarde, concentra todas las llamadas que puedas en el mismo tramo del día (por ejemplo 30 min.) y haz una ronda de llamadas.

#9 Reduce y limita tus salidas
Hay personas (clientes, proveedores, compañeros…) que lo primero que te dicen para tratar cualquier tema es: “¿por qué no nos vemos y lo hablamos?”. El teléfono, una videoconferencia… hay formas de tratar en remoto casi cualquier tema y son más respetuosas con tu tiempo que hacer una salida. Y si tienes que visitar a alguien, no lo hagas a media mañana o media tarde, o romperás por completo tu ritmo de trabajo.

#10 Cuenta y comunica tus rutinas
Que tus compañeros, colaboradores y clientes conozcan tus rutinas de trabajo. Cómo te organizas, cómo haces tus tareas, en qué momentos estás más concentrado… Comunicar eso hará que tú les des un servicio mejor, que colabores mejor, que trabajes mejor con ellos y para ellos. Anima al resto a que hagan lo mismo. (El problema es que casi nadie hace esto.)

#11 Reduce y limita tus reuniones
Cuando te convoquen a una reunión, pregúntate si procede, si tienes que asistir, si vas a aportar algo, si te va a aportar algo a ti. Si no es así, habla con el responsable para hacérselo saber. Dejarte liar por cualquier reunión es nocivo a corto y largo plazo (porque luego siempre va a más).

#12 Prepara tus reuniones
Si finalmente tienes que asistir, prepáralas. No vas de paseo al campo. Estás trabajando. A) Acuerda cuánto va a durar B) Averigua de qué se va a hablar C) Si tienes que aportar algo prepáralo D) A la salida ten muy clara tu próxima tarea.

#15 Acuerda “periodos de silencio”
Si con nuestros compañeros no nos cuesta hablar para organizar una cena de empresa, ¿por qué nos cuesta tanto organizarnos en el trabajo? Podéis acordar tener periodos de silencio, de tregua, de tranquilidad, donde TODOS podréis trabajar y rendir mejor. Al final todos pasáis por lo mismo y necesitáis soluciones comunes a un mismo problema: ruido+interrupciones.

#16 Recopila información online antes
Al preparar documentos, presentaciones, informes, estudios… es normal capturar información de Internet. El problema es que ahí, las posibilidades de distraernos se multiplican por mil. Recopila toda la información que puedas antes de empezar a teclear y te costará mucho menos terminar ese documento.

#17 Antes de empezar revisa tu Planificación
Un ejercicio que te llevará 5 minutos que te servirá para dos cosas: A) Asegurarte que lo que habías planificado para hoy es, en efecto, lo que debes hacer B) Visualizar el día que te espera y detectar las tareas más importantes. Es como el “trailer” de tu día de trabajo.

#18 Haz descansos frecuentes
Haz pausas y “descansos activos” entre tareas. Y eso significa hacer algo completamente distinto a lo que hacías (ponerte a chatear no es descansar). Aléjate de tu mesa, haz estiramientos, relájate, sal fuera… A partir de cierta hora no rindes más y mejor sino menos y peor. Hay que saber descansar bien para ofrecer calidad y agilidad.

#19 Utiliza la Técnica Pomodoro
Esta técnica en la práctica estimula tu concentración e intensidad. Puedes utilizarla de forma puntual (si tú o tus compañeros tienen un día demasiado “festivo”) o de manera continuada, como tu forma de trabajo habitual.

#20 “No me pases llamadas, estoy fuera”
Si vas a necesitar una o dos horas para terminar una tarea importante, pide en recepción o a tus compañeros que no te pasen llamadas. Di que vas a salir fuera a una reunión (aunque sea mentira). Terminarás tu tarea (muy bien) y luego podrás devolver las llamadas cuando tú decidas. (Lo mismo aplicable a tu teléfono móvil, que debe estar en silencio y boca abajo. ¡El buzón de voz funciona de maravilla!)

#21 Combate al interruptor
Hay gente que nació para hacer gracietas, molestar, parlotear y no dar un palo al agua. Llevan la vagancia en su ADN. Sé tajante y expeditivo con ellos. Como te vean tibio o incluso interesado en sus chorradas, te utilizarán como público y no pararán de hacer visitas a tu mesa. Ser exigente con tu Productividad requiere mantenerse firme, tajante y hasta enérgico con esos interruptores. O eso, o te acribillarán y sufrirás.

#22 Aprovecha la hora de la comida
Haz todo lo posible por no comer en tu mesa de la oficina. Aun cuando te hayas llevado la comida de casa puedes salir fuera o encontrar algún rincón alejado de tu monitor. Si aprovechas bien esa 1-2 horas de la comida, puedes hacer más en tu día y recuperar fuerzas para afrontar lo que queda del día.

#23 Utiliza las tareas de baja intensidad
Si estás despistado, espeso o hay mucho ruido a tu alrededor puedes echar mano de ciertas tareas de baja intensidad productiva pero útiles al cabo. Algunos ejemplos que yo practico: ordenar-limpiar mi Evernote, actualizar mis filtros y reglas en Gmail, actualizar mis suscripciones en GReader, revisar estadísticas de visitas, seleccionar o guardar en PDF artículos de interés, etc.

#24 Planea el día siguiente por adelantado
Destina los últimos 15-20 minutos a elaborar la lista de tareas que vas a hacer mañana. De todo lo pendiente que hay por hacer qué se tiene que hacer mañana y qué tareas son las más importantes. Hacer esa “foto” por adelantado te ayuda a empezar con más ritmo e intensidad. (Es un fantástico —créeme— hábito que animo a todo el mundo a practicar.)

#25 Antes de marchar “resetea” todo
Dedica los últimos dos minutos a recoger y limpiar tu mesa. Será como el ritual que te ayudará a “resetear” toda la actividad del día. Y al día siguiente, cuando llegues para empezar, la visión de una mesa despejada y limpia te transmitirá más calma que otra cosa. El caos es divertido pero no funciona.

— Berto Pena
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De momento hay 33 comentarios ¿Quieres dejar el tuyo?


  1. Gring
    16 noviembre 2010

    Yo cuento solo 23, aunque nos la quieras dar con queso con eso de pasar de la 12 a la 15…

    • Berto Pena
      16 noviembre 2010

      Pues sí, me equivoqué.

  2. Antonio
    16 noviembre 2010

    Vaya, tus articulos siempre parecen muy faciles de aplicar. Los lees y dices, wow esto lo pongo en practica rapidamente…hasta que pasas a la siguiente pestaña del navegador y te metes en facebook.

    De verdad, estoy desesperado con mi baja productividad y la tremenda procrastinación en la que estoy metido. Ilusión cero patatero.

    En fin… creo que hasta que no toque fondo esto me va a perseguir por mucho tiempo…

    De todos modos, enhorabuena por el blog, me encanta leerte…. y otros tantos blogs más que me ocupan la mañana entera…

    Un saludo

    • Berto Pena
      16 noviembre 2010

      A mí también me costaba (me cuesta mucho) pero decidí que ninguno de los blogs o webs que visitaba iban a hacer el trabajo por mí. Empecé por un gesto, sólo uno, y luego otro. Decirme durante tiempo que necesitaba cambiar no me ayudó tanto como empezar a hacerlo.

      • Antonio
        16 noviembre 2010

        Te doy la razon en todo, pero da tanta pereza cambiar los malos habitos… son tantos meses juntos, que empiezas a pensar que eres así y no hay vuelta atrás… te hundes poco a poco en tus propias lamentaciones y falsas excusas, haciendo ver que estás “super estresado”.

        Supongo que el primer habito que debería empezar a aplicar es el de desconectar el cable de red, no?

        Un saludo

  3. David Torío
    16 noviembre 2010

    Hola Berto:

    Hace algún tiempo que sigo tu blog, y otros tantos. Soy de los que para dar un paso antes me informo en exceso. De las ideas que comentas ya aplico de forma habitual un par de ellas, y otras vienen en camino.

    A mí para empezar a hacer una nueva tarea o proyecto profesional, me ayuda poner una fecha límite y comentarlo con alguien. Ya con el tiempo lo iré mejorando, pero al menos está andando y es algo palpable, no una idea en un papel.

    Y lo mejor, los cambio o las tareas una tras otra, nunca varias a la vez, o sé que mi poco tiempo y fuerzas disponibles se van a diluir.

    Con respecto a la noticia, quizá 25 ó 23 son demasiadas ideas juntas. Yo preferiría resumirlas a un menor número, o quizá intentar agruparlas bajo algún criterio, y darlas de varias veces. Mi opinión, que te adelanto en esto seguro que sé menos que tu.

    Saludos.

  4. penguinjournals
    16 noviembre 2010

    Increible el consejo de los auriculares y el ruido blanco, he descargado de su web uno con ruido de tormenta, podria pasarme horas con el de fondo.
    Muchas gracias!

  5. Mar Castell
    16 noviembre 2010

    Hola Berto:

    Acabo de descubrir tu web y esta entrada me ha gustado mucho. Aunque soy autónoma muchos de los consejos que das también se pueden aplicar al trabajo en casa. No tengo una oficina separada, mi lugar de trabajo está en el comedor y son muchas las distracciones que hay en ese lugar de la casa. Pero voy a hacer como tú, empezaré poniendo en práctica uno de los puntos y seguiré con los demás.

    Un saludo desde Alemania

    Mar

    • Berto Pena
      16 noviembre 2010

      Pues bienvenida y me alegro de tenerte por aquí :-D
      Sí, yo también trabajo en casa y muchos de estos consejos son universales. Sólo que trabajando junto a otros todavía cobran más importancia.

  6. jentilak
    16 noviembre 2010

    Comparto la idea del ruido blanco: aqui teneis algunos sonidos más gratis http://brainwavelab.blogspot.com

    Un saludo y gracias Berto

  7. vizorfx
    16 noviembre 2010

    hace unos dias vengo siguiendo tu blog , muy interesante sobre todo este articulo , vaya que especifica muy bien todos los detalles de gran ayuda, estare antento a tus nuevas publicaciones cuidate.!!

  8. Javier
    16 noviembre 2010

    Muchas gracias ya estaba impaciente por que “colgaras” nuevos artículos.
    Todo esto que nos cuentas parece obvio pero no lo es, muchas veces no nos damos cuenta de la cantidad de tiempo que perdemos realizando nuestro trabajo. Leer continuamente este blog y demás publicaciones tuyas me hacen estar continuamente recordando que hay que tener unos buenos hábitos en el trabajo eso me hace no bajar la guardia.

    Un saludo

  9. Pablo
    16 noviembre 2010

    Sigo tu blog desde hace poco pero me parece muy interesante, animo!

    A mi lo de los auriculares me funciona estupendamente puedo concentrarme el doble, pero hay un inconveniente.

    Mi jefe me interrumpe muchas veces para encargarme tareas, pedirme datos… un sin fin de cosas, y si tengo los auriculares puestos cuando el me va a hablar, me dice que no me los ponga…

    Solo consigo ponermelos sin protestas cuando digo que estoy en un proyecto importante y no quiero interrupciones en dos horas

  10. zordor
    17 noviembre 2010

    Muy buen post Berto :)

  11. David
    17 noviembre 2010

    Reenviado a varios compañeros de trabajo. Imprimir en papel y ponerlo en un sitio a la vista. Ese es ni consejo.

  12. @ramonbalterra
    17 noviembre 2010

    Excelente post. Por la ayuda que ofrece. Digno de tablón de anuncios, que es el sitio más digno… Gracias!!!

  13. Héctor
    17 noviembre 2010

    Muy interesante, como siempre. Tus consejos son la pura verdad.
    Aporte, para escuchar música durante el trabajo.

    http://www.accuradio.com

    Elijan Patterns, muy bueno

  14. Vicente
    17 noviembre 2010

    Hola Berto, nos conocimos hace unos días en CAMON Alicante y estuvimos comentando estos temas y algunas cosas más. La lucha del día a día es tremenda pero he notado un cambio. Me cuesta cambiar mis viejos hábitos de trabajo pero lo voy consiguiendo y ¡no abro el correo hasta las 10! :))))))

    • Berto Pena
      17 noviembre 2010

      Genial Vicente. Poco a poco sí, estas cosas llevan tiempo y cuestan.

      • Vicente
        17 noviembre 2010

        Gracias a ti Berto. Espero que tu estancia en Alicante y la comida posterior fuera gratificante. Para mí sí que lo fue. Ojalá te tengamos entre nosotros de nuevo. Hasta pronto.

  15. Jesús Rodríguez
    17 noviembre 2010

    Así de simple, y de complicado a la vez… si todos siguiésemos estas pautas nos iría mucho mejor.

    (hace tiempo que sigo tu Blog, pero este es mi primer comentario, eres mi “gurú” en lo que a productividad se refiere, así que aprovecho para darte la enhorabuena por tus excelentes consejos).

    • Berto Pena
      17 noviembre 2010

      Muchas gracias por leer el blog Jesús. De verdad me alegra ver que te ayuda :-)

  16. mac
    18 noviembre 2010

    Hola:
    Suelo curiosear de vez en cuando por esta web que me gusta bastante para coger ideas y sugerencias (con independiencia de que las sepa aplicar a mi día a día o no -juro que lo intento-). Felicidades en cualquier caso.
    Leyendo el artículo sobre 25 ideas para trabajar en la oficina, me he parado a pensar que la idea de agrupar todas las llamadas a hacer en una franja horaria suena perfecto. Lo he intentado pero en la práctica no se solucionan problemas como: llamar y que esté comunicando insistentemente en esa franja horaria, que te digan que está reunido y si puedes volver a llamar en 1/2 hora, etc. etc. etc.: ¿qué haces, vuelves a llamar al día siguiente en la franja horaria que tengas programada? El problema de optar por esta solución es que un asunto que quieres solucionar rápidamente con una simple llamada se puede alargar días. No sé, a lo mejor soy un poco obtusa, jeje.

    • Berto Pena
      18 noviembre 2010

      Es inevitable. La necesidad de llamar surgirá en cualquier momento. Pero la idea es concentrar la mayor cantidad de ellas en la misma franja (o franjas, puedes hacer otra ronda por la tarde) para salpicar al mínimo todo tu día con llamadas.

  17. lumbreras
    20 noviembre 2010

    Tengo tiempo cayendo en procrastinación con Facebook, lo cual me ha hecho muchísimo daño, desgraciadamente caigo mucho en empezar tareas que no termino, y estoy buscando algo que me ayude a que eso ya no pase, porque mi idea en un futuro es ser Freelancer, ya no quiero trabajar en oficina, debido al mal pago y malos tratos por parte de jefes, en fin, gracias por tus artículos, de igual forma me doy cuenta que solo lees unos pocos blogs, lo cual debe ayudarte mucho a poder concentrarte en producir más, he visto como has ido creciendo y cambiando tu blog, lo cual es grandioso, cada vez se ve más profesional e increíble, cosa que solo vemos en su mayoría en blogs anglosajones, felicidades y pues aquí seguiré pendiente de tus artículos que creo que serás de los pocos con los que me quede como lectura habitual :)

  18. gnumax
    21 noviembre 2010

    Sencillamente excelente, te leo y me imagino a mi jefe (Lucas) diciendome las mismas cosas una y otra vez, y razón no os falta. :)

    Gracias por tus buenos consejos

  19. Ferran
    22 noviembre 2010

    Le reenvió el articulo a mis empleados mmuhahahahaha!

  20. josep
    26 noviembre 2010

    le doy unos meneos.. saludos

  21. fatima
    13 enero 2011

    hola acabo de entrar en este articulo y la verdad es que me gusto bastante, aunque yo trabajo sola en la oficina.
    desde que empece a trabajar tengo algunas rutinas como ver la agenda para ese dia al llegar al trabajo, volver a verla a la hora de comer para saber si e avanzado o hay nuevos apuntes y verla por la noche para saber todo lo que hice y saber lo que tengo para mañana.
    normalmente tengo casi horas figas donde no tengo clientes ni proovedores (al empezar a trabajar tanto por la mañana como por la tarde y al cerrar) entonces utilizo esas horas para organizarme, limpiar, ordenar papeles, adelantar trabajo y hacer cosas que cuando hay gente sabes que no las vas a terminar.
    la musica la tengo de fondo porque necesito terner los “oidos libres” por el telefono y consultas pero me encanta subirle un poco el volumen en los momentos de poca intesidad.
    tambien lo que hago mucho es intentar planear (todo lo que se pueda)por adelantado.
    no hacer cosas personales en el trabajo como ver el facebook, leer los email personales, que me llamen la familia o amigos sin ser urgente,para mi no es urgente cosas como que te llamen para dar un recado que no tiene nada que ver con el trabajo, dar noticias que pueden esperar un poco por ejemplo el fallecimiento de un familiar legano (duele pero creo que puede esperar una o dos horas para que te avisen al final no le puedes hacer nada aunque te avisen en el mismo momento), llamar para pedir citas medicas (en mi centro de salud puedes pedir cita a la hora de comer o por internet) por eso intento no dar mi numero del trabajo, ni tener el movil personal con sonido.
    luego si tengo que salir de mi lugar habitual de trabajo (reuniones, ir a buscar algo, etc.)intento juntarlo todo para que en una sola salida haga lo maximo posible.
    normalmente con estos consejos consigo tener el trabajo al dia, me sobra tiempo siempre y no ando en apuros ni a principios ni a finales.
    es facilisimo seguirlo porque te habituas rapido.
    aunque parezcan tontos, vi en antigu@s compañer@s (la mayoria) que por no seguir estes pasos e intentar buscar formas de escabullirse del trabajo luego andaban agoviados y aun por encima piden ayuda al ver que tu no estas como ellos, yo en estos casos primero mi trabajo y luego si me sobra tiempo ayudo, pero no me gusta ayudarles y se los digo.
    espero que a alguien le sirva de ayuda

  22. emilcar
    25 enero 2011

    Meses después sigue siendo un artículo fundamental en mi día a día. Mi jefe le tiene miedo, se lo pasé en su momento y todavía no me ha autorizado a mandarlo como consejo corporativo, aunque hemos hablado varias veces de ello.

    • Berto Pena
      25 enero 2011

      Qué bueno Emilio! A ver si le pierde el “miedo” y termina por aplicarlo. Los jefes siempre tienen miedo a los cambios. La clave está en venderles por delante lo que van a ganar, lo que les va a costar ;-)

  23. Tito
    3 febrero 2011

    Alberto:
    Hemos aplicado en mi empresa los pomodoros con algún software gratis y ha subido mi producción, lo que me muestra que antes desperdiciaba mucho el tiempo. Lo combino con la aplicación 2do para iPhone y un programa de mapas mentales para el seguimiento de proyectos. Nos falta mas disciplina pero me parece que vamos por buen camino. Gracias

    • Berto Pena
      7 febrero 2011

      Grandes noticias! Enhorabuena, de verdad me alegro que hayáis visto mejorías en el día a día :-))))))