5 trucos para organizar mejor tus archivos

Publicado el 13 octubre 2010 en Guías | Tags: , ,

A la hora de hacer backups, copiar ficheros o tener que liberar espacio de disco, es cuando uno se de cuenta de la cantidad de archivos que día a día y año a año vamos acumulando en el ordenador. Archivos del sistema, del trabajo (equipo, clientes…), de ocio (viajes, música…) y personales (facturas…). Tener una consistente organización a la hora de nombrarlos y clasificarlos te facilita el trabajo y la vida. Pero es algo que hay que hacer expresamente, poniendo deliberado cuidado en ello.

Una buena organización-clasificación te ahorra tiempo, separa lo importante de lo menos importante, evita quebraderos de cabeza y hace que te desgastes en las cosas que de verdad merecen la pena. Organizar bien los archivos de tu ordenador es como cuidar la presión de los neumáticos de tu coche. Un mal necesario que hace que lo demás vaya mejor.

1Nomenclatura común y consistente

A la hora de poner el nombre a carpetas y ficheros sigue un patrón o unas pautas que tú mismo establezcas. Pero procura aplicarlo siempre en todos los rincones. Eso hará que tu sistema sea coherente y consistente, y que no se queden partes sin organizar o a medio ordenar (lo que te llevará a cierta confusión).

Siéntate con lápiz y papel y define tu propia nomenclatura. Hazlo sencillo, práctico y directo. Tiene que ser un complemento que te ayude, nunca una tarea pesada e incómoda. Comparto contigo algunas ideas que pueden ayudarte a la hora de crear un sistema eficaz de nombres:

  1. Utiliza nombres cortos y breves. Son más manejables y directos.
  2. Emplea abreviaturas o sufijos comunes para describir el contenido de la carpeta/archivo.
  3. Agrupa (nombra) por nombre de proyecto o cliente, o también por año.
  4. Evita las carpetas con decenas o centenares de subcarpetas (cuanto menos scroll y más directo, mejor).
  5. Alterna MAYÚSCULAS_minúsculas para resaltar ciertas partes del nombre.
  6. Utiliza símbolos especiales o de puntuación para destacar o remarcar. Por ejemplo: @Clientes, !mportante, _Revisar, *Borrar, —2010.
  7. Una vez más: no lo compliques. Incluye éstas u otras ideas sólo si te ayudan.

2A mano lo que necesites. Lo demás al Almacén

Ten más a mano las carpetas y archivos en los que más trabajes. Crea accesos directos, lánzalos desde un Quicksilver o Launchbar, ponlos en el Dock… lo que sea para tener más cerca lo que más usas. Si los abres a diario o varias veces al día, es conveniente reducir el número de clics que necesitas para trabajar con ellos. Los proyectos actuales deben estar bien a mano.

¿Y lo demás?, sencillamente “escóndelo”. Crea un gran archivo central o Almacén donde guardar todo lo que no sean proyectos actuales. Trabajos completados, clientes anteriores, pruebas, documentación antigua… Si no lo utilizas con frecuencia mételo en ese “trastero digital”. Así evitarás que te moleste en el día a día. Y si algún lo necesitas podrás rescatarlo sin dificultad.

3Completa con etiquetas y/o colores

Las etiquetas y los colores son una forma de destacar, distinguir o resaltar los archivos más importantes o debes tener en cuenta. Las etiquetas te permiten emparentar en una misma familia archivos que están en distintos lugares de tu ordenador. Y los colores es un complemento visual que sirve para reforzar tu consistente sistema de nombres comunes.

Soy un gran fan de asignar colores a carpetas y archivos. Y es que saber, sólo con un rápido vistazo, qué hay detrás de cada uno, resulta muy práctico. Aun cuando esos archivos estén en el mismo sitio y no tengan nada que ver entre sí, los colores son una forma de distinguirlos. De ese modo en una misma carpeta pueden convivir ficheros totalmente distintos (trabajo y ocio) pero fácilmente identificables mediante colores (y su nombre, claro).

Por ejemplo, puedes acordar un sistema visual de colores parecido a este:

  • Rojo: documentos y ficheros de clientes actuales sobre los que tienes que trabajar (tareas).
  • Azul: datos e información relacionada con mi equipo, colaboradores o mi empresa.
  • Verde: carpetas y ficheros con datos personales o bien ocio.

4Aprende a buscar bien

Ser organizado está bien. Te facilita el trabajo, simplifica las operaciones, elimina pequeñas dificultades. Pero tampoco hay que pasarse. Sobre todo teniendo en cuenta los buscadores que hoy día tenemos en nuestros sistemas operativos. No conozco en detalle los de los demás, pero el de Mac (Spotlight) encuentra todo a la velocidad del rayo. Sobre todo si sabes buscar bien.

El hecho de haber nombrado y clasificado mínimamente tus archivos facilitará enormemente cualquier búsqueda. Porque cuando uno busca no le interesa obtener 50 resultados sino sólo uno, el que necesita. Como además es una operación que repites con mucha frecuencia se vuelve necesario (imprescindible) saber buscar bien. Bastan 4-5 modificadores o comandos que harán que encuentres cualquier cosa en muy pocos segundos.

Saber buscar por fechas, por adjuntos, por remitente, por nombre exacto, aprovechar las búsquedas frecuentes… Todo eso refuerza tu organización y hace que no pierdas el tiempo buscando, sino encontrando.

5Ten a mano un renombrador

Hay aplicaciones y utilidades (scripts…) que resultan muy útiles a la hora de renombrar un grupo de archivos “en bloque”. Imágenes de cámaras fotográficas, música y películas son algunos de los ejemplos más comunes. Pero hay más. A la hora de cambiarles el nombre y personalizarlos según tus necesidades, no se te ocurra ir modificando uno a uno o despilfarrarás tu precioso tiempo. Utiliza alguna de estas aplicaciones para cambiar el nombre “de golpe”. Ya se trate de 15 ó 1.500 archivos.

En Mac tienes muchas opciones para elegir: NameChanger, FileList/NameMangler, Renamer4Mac o el propio Automator. Seguro que para otros sistemas operativos no faltan alternativas.

Estas sencillas herramientas resultan de extrema utilidad a la hora de empezar de cero una buena organización o bien reforzar tu sistema actual de archivos digitales.

6 (Bonus) Revisa, borra y limpia

Los discos de hoy en día ofrecen una capacidad inimaginable hace poco tiempo. Pero la basura digital crece como la espuma. Hacer una revisión periódica (cada 3-4 meses) con una limpieza a fondo es una buena idea. Borra, limpia y quita del medio lo que ya no sirva o esté de más. Y si te da reparo eliminarlo, grábalo en un DVD. Puedes crear uno por año o por semestre. Eso te ayudará a liberar espacio extra, quitar la basurilla digital y guardar ese disco físico en cualquier rincón, ya que ocupa poco.

— Berto Pena
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De momento hay 22 comentarios ¿Quieres dejar el tuyo?


  1. Flames
    13 octubre 2010

    Muy práctico todo.

    Añadiría un consejo que a mí me ha resultado muy práctico. Si queremos que las carpetas aparezcan ordenadas les añadimos un 1, 2, 3, … Si tenemos una serie de fotos con la fecha en la que fueron sacadas, el nº previo nos sirve para que aparecan en secuencia ordenada.

    • Sandor Inopia
      2 noviembre 2010

      Yo lo que utilizo son las fechas en formato año-mes-día. Parece una tontería, pero un álbum de fotos con carpetas comenzando por su fecha YYYY-MM-DD estará siempre bien ordenado cronológicamente.

  2. Angel Fernández
    13 octubre 2010

    Otra cosa que a mí me funciona de maravilla: tener el disco duro del ordenador en, al menos, dos particiones.
    La partición principal (normalmente con la letra C:) alberga sólo el sistema operativo, en mi caso windows.
    La segunda partición (D:\) almacena los datos. Configuro Mis Documentos para que estén en el disco duro D:
    De este modo, si un día quieres cambiar o actualizar el SO o se te cuela un viurs y tienes que formatear, borras sólo el disco C: y dejas todos los datos a salvo en el D:
    También es útil esta forma para hacer backup sólo del SO o sólo de los datos.
    Tiene el inconveniente de que hay que tener cuidado de configurar todos los datos para que apunten a D: (Mis Documentos, los favoritos de internet, etc.) y aún así a veces windows almacena cosas por defecto en su ruta de C:, pero a mí me funciona realmente bien y no he perdido ningún dato valioso en 10 años.

    • Darío
      14 octubre 2010

      Hago exactamente lo mismo!

  3. Toni
    13 octubre 2010

    Buen apunte. Berto

  4. Niklaus
    13 octubre 2010

    Muy util lo de los “renombradores”. Yo lo utilizo desde que hiciste el screencast y para la cantidad de fotos que manejo me viene fenomenal.

    Gracias por el post :)

  5. Lucía
    13 octubre 2010

    Yo además de tener Mis Documentos en una partición aparte y tenerlos bien ordenados uso Copernic como indexador y buscador es muy superior al Google Desktop.

  6. rauldm
    13 octubre 2010

    me vienen muy bien tus trucos siempre Berto! algunos ya los ponia en practica y otros no tanto… pero gracias por los consejos!!!

    de lo que voy muy necesitado es de organización de mi mesa de trabajo.. me dedico a la investigacion y bajo cientos de pdf al mes y muchos de ellos acaban impresos, junto con esquemas mios, libretas de laboratorio, ideas, cosas pendientes… vamos que se me genera un caos que me consume… y no soy capaz de solucionarlo…

    bueno lo dicho..igual eso te da una idea para otro post!jeje! como organizar una mesa llena de trabajo por todos los rincones!jejee

    un saludo desde tierras alemanas..ya me he mudado a Munich a mi nuevo trabajo! :)

  7. XabiK
    14 octubre 2010

    Muy buenos apuntes, Berto

    Una cuestión: ¿qué opinión tienes/has usado alguna vez programas en Mac que utilizan ‘OpenMeta’ (Yep, Leap, Tags, HoudahSpot)?

    Cualquier comentario al respecto me vendría bien

    • epu
      14 octubre 2010

      Yo utilizo TAGS y me parece interesante siempre que el número de etiquetas no sea demasiado alto y estén perfectamente definidas.

  8. epu
    14 octubre 2010

    También es muy útil los iconos de carpetas en diferentes colores (no sólo el típico azul), visualmente se localizan con mucha facilidad.

  9. rafael8a
    14 octubre 2010

    Para nombrar archivos/carpetas q requieran orden cronologico
    (facturas, etc) estoy usando una q no se si existia,
    pero q no lo he visto en ningun lado::

    año, mes, dia, hora, dia-de-la-semana, descripcion

    asi guardando este post en mi DD quedaria asi::

    1010141507J_5 trucos para organizar mejor tus archivos ThinkWasabi.htm

    de esta manera el orden x defecto del SO para los archivos/carpetas es aprovechado, y es util para tener ordenado lo q se requiere ubicar x fecha.

    Saludos.

  10. Martin
    15 octubre 2010

    Hola, Berto.
    Como siempre muy util tus consejos.

    Me interesa mucho el sistema de “tags”, sobre todo porque trabajo con muchas imagenes.

    Sabes que programas para Windows puede haber para esto?

    Muchas Gracias

    • Berto Pena
      19 octubre 2010

      Yo de Windows sé poco pero recuerdo que había una aplicación (no sé el nombre) que lo permitía hacer.

    • AlejofP
      17 noviembre 2010

      Prueba a usar el Picassa de Google. Es gratis y te deja usar etiquetas para las imágenes

  11. Pierre
    19 octubre 2010

    Berto, muy bueno, como siempre !
    Yo añado otro elemento visual muy practico en Mac: cambiar el icono de la carpeta, incluso me creo los míos y así indentifico de forma muy rápida las cosas de la(s) empresa(s), viajes, familia, etc…!

    • Berto Pena
      19 octubre 2010

      Buen apunte, muy útil!

  12. Jose Correcher
    19 octubre 2010

    Muy buen post Berto.
    La verdad es que estos últimos días me he dedicado a hacer esto que comentabas, y decir que yo para hacerme un idea de como quería estructurar mis carpetas usé una aplicación de “brain storm”, ya que así te ayuda un poco a hacerte una idea de como puede ser esa raíz de carpetas.
    Comentar también que leyendo uno el documento “eres productivo vol.1″ comentas al final de la pagina 6 “Ojalá hubiera un contador de minutos que nos permitiera sumar el volumen de información útil e inútil que consumimos en Internet cada día”. Bueno hará unos meses descubrí una aplicación que puede que realice eso, se llama RescueTime.
    Te realiza una medida de que tipo de aplicaciones ejecutas en tu pc, y también analiza que webs has visto y durante cuanto tiempo.
    Bueno, te aconsejo que le eches un vistazo a ver que te parece.

    Saludos

    • Berto Pena
      19 octubre 2010

      Sí escribí sobre Rescue aquí en el blog. Muy buena app

    • Juan
      3 enero 2011

      Hola Jose, que aplicación llegaste a utilizar para
      estructurar tus carpetas? Si no es mucho preguntar, como las
      llegaste a organizar? Estoy intentando organizarme y este es uno de
      los primeros pasos (creo). Un saludo

  13. Asesores Informaticos
    22 octubre 2010

    Buen apunte, muy útil!… excelente!!

  14. PABLO
    23 octubre 2010

    Yo me enamore del Syncplicity. Me permite sincronizar (tener exactamente lo mismo) tanto en mi pc como en mi notebook, además de tener otra imagen en el servidor. Esto lo uso solo con los documentos de trabajo (no demasiado grandes). Siempre me aseguro que guarde donde guarde un archivo, al segundo lo tengo disponible en cualquiera de las dos (3) ubicaciones.
    Para mantener mi cuenta gratuita, con las fotos y videos sigo la vieja usanza. DVDs

    Me paso por ej. tener que formatear alguno de los ordenadores. una vez reinstalado el programa, el mismo empieza a bajar desde el servidor hasta tener lo mismo que en tu otra pc. es realmente espectacular.

    saludos!