10 trucos para escribir mejores emails

Publicado el 20 septiembre 2010 en Guías | Tags: , ,

¿Te has preguntado alguna vez cuántos mensajes de correo escribes al cabo del año? Está claro que depende mucho de las personas, de sus puestos y de sus trabajos. Pero seguro que son “unos cuantos”. El hecho es que este gesto tan habitual, tan repetitivo, tan mecánico, te roba muchísimo tiempo y energía.

Como ocurre con casi todo lo relacionado con el Email, es algo que nadie nos ha enseñado. Un día nos pusimos a escribir mensajes… y hasta ahora. Pero el modo en el que lo haces tiene más consecuencias de lo que parece. Influye tanto en tu Productividad Personal como en la de las personas a las que las escribes.

Un puñado de sencillas pautas a la hora de escribir emails pueden conseguir que pierdas menos tiempo haciendo eso. Lograrás reducir el impacto que “escribir emails” tiene en tu trabajo y podrás hacer otras cosas mucho más importantes.

¿Es necesario escribirlo?

No hace falta escribir un email para todo y no siempre es la mejor forma de comunicar, solucionar problemas o consultar algo. Piensa que un email de ida generará, como mínimo, otro de vuelta. Antes de decir “voy a enviarle un correo” valora si de verdad es necesario y si te va a aportar algo a ti.

Ten muy claro el contenido

Escribir un email es como escribir una noticia breve o un tweet. Tienes que tener muy claro de antemano qué quieres contar y qué mensaje vas a transmitir. De otro modo caerás en la imprecisión, divagarás y te quedará un email demasiado largo. Hay personas que parece que encuentran la inspiración escribiendo emails, se vienen arriba y luego terminan por escribir la mitad de “Crimen y Castigo”.

Breve, simple y preciso

Porque aquí sí que importa ser rápido. Y para ser ágil cuenta mucho la redacción. Cuando tienes claro lo que quieres contar y además lo haces deliberadamente breve, ese mensaje es un éxito. Aplicar la simplicidad a todos los rincones de tu trabajo es una gran decisión. Y en el Email más. A la hora de escribir hazlo todo lo simple que puedas.

Corta la “cortesía parlamentaria”

Con quien ya tienes una relación (amigos, compañeros, clientes habituales…) no tienes que saludar y despedirte siempre echando un rollo. Puedes ahorrarte la cortesía y la afabilidad para cuando estéis tomando una cerveza. Salvo que te presentes por primera vez en el mensaje (un email comercial, etc), vete directo al grano.

¿Qué tal dos o tres frases?

Las iniciativas two.sentenc.es y three.sentenc.es son fantásticas. Promueven la política personal de escribir emails de sólo 2 ó 3 frases agregando en el pie del mensaje el porqué de hacer esto. Si (como en Twitter) todos tuviéramos un límite de XXX caracteres al escribir, el Email dejaría de ser un problema para muchos.

Estructura los emails largos

Y si tienes que enviar un email largo porque lo requiere la situación, facilítale la vida a la otra persona. Estructura el contenido en epígrafes distinguiéndolos claramente con un título en mayúsculas (o varios asteríscos, una línea…)

En el caso de que tengas que enviar un informe extenso adjúntalo al mensaje y limita su redacción a sólo 1-2 frases.

Utiliza las respuestas prediseñadas

Enorme, repito, enorme ahorrador de tiempo para ciertas personas y trabajos (yo me incluyo ahí). Hay muchísimos correos en los que una y otra vez estás escribiendo siempre lo mismo (instrucciones, información recurrente, datos de contacto, confirmaciones de pedidos, etc.). Puedes utilizar alguna aplicación para automatizar textos o bien aprovechar esta funcionalidad si tu aplicación de correo la ofrece. (Gmail por ejemplo tiene dentro de Labs la opción “Respuestas Prediseñadas”.)

Haz una lectura rápida antes de enviar

Muchos malentendidos, confusiones, emails de vuelta y cadenas interminables de mensajes se evitarían si nos tomáramos la molestia de leer lo que enviamos. Una rápida lectura final nos asegurará que estamos respondiendo a lo que nos pedían o que estamos indicando todos los datos necesarios. Por ejemplo: lugar, fecha, hora y asistentes para una reunión.

Penúltima cosa: escribe el “Asunto”

Las aplicaciones de Email están mal diseñadas. Primero escribimos el destinatario, luego el Asunto y luego el mensaje. Eso provoca que a) ponemos en copia a personas a las que el mensaje ni les va ni les viene; y b) el mensaje no tiene nada que ver con lo sugerido en el Asunto.

El Asunto es como el titular de una noticia. Tiene que sintetizar y resumir bien lo expuesto dentro del mensaje. Eso le ayudará a la otra persona a interpretarlo sin abrirlo, a darle prioridad o no, a atenderlo adecuadamente, etc. Cuidando la redacción del Asunto (directa y precisa) ganáis tú y la otra persona.

Última cosa: escribe el destinatario

Habiendo escrito el mensaje, habiendo repasado (muy rápidamente) y habiendo redactado un buen Asunto, ya puedes elegir el destinatario. Haciéndolo al final te aseguras que a) lo envías a la persona(s) adecuada; y b) no envías accidentalmente el mensaje sin antes haberlo terminado o haber adjuntado un documento. Porque sin indicar el destinatario tu mensaje nunca puede enviarse.

¿Y todo esto no es algo excesivo? En mi experiencia no. Lo que es excesivo es hacer mal o muy mal un gesto que repites cientos y cientos de veces al cabo del año y que tiene que ver con tu tiempo y tu trabajo. Aplica estas medidas a la vez, de forma natural y ágil, y verás cómo escribir emails deja de ser fuente de otros problemas.

— Berto Pena
Recomienda este artículo…
Guarda este artículo…
En ThinkWasabi hay más...
  1. Curso Online
  2. 100% Productividad
  3. Artículos Esenciales
  4. Seminarios y Cursos
  5. Ebooks y Publicaciones

Otros Contenidos que te pueden Interesar…

De momento hay 19 comentarios ¿Quieres dejar el tuyo?


  1. Kike L.
    20 septiembre 2010

    Gracias por estos trucos. Me gusta el de la brevedad y poner al final a quien le envias el mensaje. Yo escribo unos 10 – 12 correos cada dia.

  2. Flames
    20 septiembre 2010

    No es que sea lo más importante…. pero resaltar letras en negrita o con mayúsculas creo que ayuda bastante a que sea más “legible” lo fundamental.

    Lo del ASUNTO también es importante para que los destinatarios puedan luego buscar el e-mail archivados con mayor facilidad. En ese sentido cuando utilizamos la función RESPONDER deberíamos de acostumbrarnos a cambiar el ASUNTO si vemos que ese e-mail tiene información relevante. Es un “rollo” buscar un documento que nos han enviado y que se ha incorporado a una interminable lista de respuestas con un asunto que no tiene ya que ver con el original.

    • Nacho
      20 septiembre 2010

      Estoy de acuerdo contigo. Aunque es verdad que hay gente que puede interpretar que estamos gritando si escribimos en mayúsculas creo que es lo más efectivo, pues hay gente que lee el correo como texto plano y por lo tanto pierde el formato, como la letra en negrita.

  3. Ribbon
    20 septiembre 2010

    Una pregunta, a ver que opinais:

    ¿Creeis necesario, al responder a un mail, indicar a modo de “quote” lo que se dijo en el anterior (el tipico “Fulanito dijo el lunes a las xx:xx ….”)? Todos los clientes al pulsar el boton responder por defecto incluyen al final el contenido del anterior email. ¿Vosotros lo borrais para mandar vuestro mensaje “limpio”, o lo dejais por si acaso le sirve al destinatario para ponerse en antecedentes?

    Un saludo.

    • Berto Pena
      20 septiembre 2010

      Yo, salvo que me hayan enviado un email especialmente largo o tenga que hacer mención a una frase o un párrafo, no utilizo ese formato.

      • Ribbon
        20 septiembre 2010

        El problema es que Gmail sí lo hace por defecto, de modo que cada vez que escribo tengo que andar borrando lo que escribió el anterior “usuario” (que aparece por defecto al final del email).

        Gracias :)

  4. insight
    20 septiembre 2010

    las letras en mayúsculas en un email, a veces son interpredas como que estamos gritando y/o que queremos dejar algo bien claro.

    Yo nunca lo recomiendo, y lo tengo muy mal visto cuando recibo un email donde aparecen mayúsculas.

    No tan solo visualmente queda muy mal sino que no veo muy poco polite.

    • Berto Pena
      20 septiembre 2010

      Hombre, hablamos de estructurar un correo largo, no de gritar. Creo que es algo de sentido común. Lo que apunto en el post no tiene nada que ver con la netiquetta.

  5. Nacho
    20 septiembre 2010

    Muy buenos consejos y, en mi opinión, nada exagerado. Me parece muy importante escribir el asunto y odio cuando la gente manda correos sin asunto, luego es mucho más complicado buscarlos al cabo de los meses para encontrar aquella información que te dieron.

  6. David de Closemarketing
    20 septiembre 2010

    Una de las que voy a utilizer mañana es la de quitter el salad de cortesia. Sin dud nos volvemos demasiado repetitivos y no sirve para nada muchas veces.

  7. José Ramón
    21 septiembre 2010

    Aún recuerdo cuando estudiaba en mis tiempos mozos “técnicas de comunicación” y había un capítulo dedicado a la redacción de cartas comerciales. El principio era: “concisión, claridad y brevedad”.

    Lo mismo es aplicable a la redacción de emails.

    Saludos Berto!!!

    • Berto Pena
      21 septiembre 2010

      El sentido común NUNCA pasa de moda :-)

  8. Raúl Ordóñez (Jasp)
    21 septiembre 2010

    Artículo recomendado en nuestro resumen diario para ABC ;)

    Un saludo, maestro.

    • Berto Pena
      21 septiembre 2010

      Ah, qué bueno Raúl, gracias! Me alegro que os gustara :-)

  9. Estrella
    21 septiembre 2010

    Alguien puede decirme cómo escribir mensajes con líneas largas normales que ocupen toda la pág, y como todo el mundo? escribo como si fuera un poema súper largo y no veo forma de cambiarlo, hablo de gmail…
    Gracias!

  10. Tropyko
    21 septiembre 2010

    Dicen que lo bueno si es breve, dos veces bueno. Para el caso de los mails se aplica a la perfección. Para que decir en un párrafo algo que se puede decir en dos líneas. Simplifica la vida a quien te lee y te ayuda a ser más rápido procesando tu correo.

  11. sergio perez
    23 septiembre 2010

    el botón responder y el respoder a todos deberían estar prohibidos
    creo que es una idea genial añadir los destinatarios en último lugar, para evitar envios innecesarios, y además acabaríamos con las interminables cadenas de “fw:rw:re” que crispan las mañanas de cualquiera
    un saludo

  12. lectura rapida
    20 octubre 2010

    la lectura rápida no debe ser tomada como una competencia de velocidad, en serio. Si leemos un texto demasiado rápido puede que lo comprendamos bien pero no lo saboreamos, opino…

  13. Gracias por las recomendaciones. Suscribo tu primer apartado, a menudo nos empeñamos en usar el correo electrónico para todo. Aunque tiene la ventaja de poder mantener una constancia escrita de la comunicación, casi siempre implica una menor eficiencia en nuestra organización del tiempo.