3 pasos para encarar bien tus proyectos

Publicado por Berto Pena, el 14 junio 2010

A la hora de enfrentarte a un nuevo proyecto puedes hacerlo de mil formas. Pero es necesario —imprescindible— contar con un plan. Trabajar en tu proyecto sin un plan es como explorar sin un mapa. Te vas a perder, y trabajarás sin parar sin ver resultados.

Intentar concentrar en un solo artículo las respuestas a la pregunta cómo encarar bien tus proyectos, es como intentar hablar de la historia de los Mundiales en siete párrafos. Se necesitaría un libro. O varios.

Pero sí te puedo dar un puñado de valiosísimas pistas que en mi caso personal siempre me han funcionado bien, y que sigo utilizando cuando me enfrento a un proyecto de cierto tamaño. Tres pasos que siempre me ayudan a empezarlos… y terminarlos mejor.

Paso 1: Planificación

Para mí una de las partes más importantes (si no la que más) que habitualmente se pasa por alto o se ningunea. Nos lanzamos directamente al tajo sin este paso que, bien hecho, te puede ahorrar montones de problemas, dolores de cabeza y retrasos posteriores.

Personalmente, un altísimo porcentaje de los tropezones que he tenido y tengo en mis proyectos, se podían haber evitado con una planificación más concienzuda. (Recuerda, Planificar NUNCA es Hacer y Terminar, que es lo que buscas, pero siempre es el primer paso para conseguirlo.)

Tres pistas para no fallar en la Planificación:

  1. Dedica tiempo a planificar. Tómalo como una parte ya del proyecto. No tengas prisa. Dedica una mañana, un día o tres días si hace falta y la dimensión del proyecto lo requiere.
  2. Divide el proyecto en fases. Hay que trocear todo el trabajo en hitos, fases y tareas. Luego irás distribuyéndolas en días, semanas o meses. Sé realista y no intentes comerte el mundo el primer día. Para tener una idea más precisa de la carga de trabajo y exigencias puedes pintar esas fases en un gran calendario de pared.
  3. Deja margen para los imprevistos. En cada semana, en cada fase, deja margen suficiente para lidiar con imprevistos, fallos, retrasos, crisis y demás. Van a llegar seguro. El mejor modo de vencerlas es anticiparte.

Paso 2: Ejecución

Bien, ya tienes el mapa del camino que tienes que recorrer. Ahora más vale que te pongas en marcha. Porque para caminar hay que dar un paso y otro y otro. Aunque hay muchas, te propongo estas tres claves:

  1. Saca partido del lunes y viernes. Dedica el comienzo de los lunes para asegurar y confirmar los próximos pasos y tareas (mira el calendario, habla con el equipo o el cliente…). El viernes es propicio para hacer Evaluación o reuniones de seguimiento. ¿Cómo está yendo? ¿Qué problemas y dificultades ha habido? ¿Próximos pasos?
  2. Recoge los cambios e ideas. Especialmente en proyectos largos o en los que se trabaja para un cliente, es una muy buena idea recoger las novedades, sugerencias y propuestas en un histórico. Sabréis cuándo se hizo o se propuso tal o cual cosa.
  3. Minireuniones durante la semana. No esperéis a la reunión del viernes para tratar cualquier conflicto o dificultad. Tres o cinco minutos (improvisados, sí) bastan para atajar cualquier conato de crisis, animaros, tomar el pulso del equipo, etc.

Paso 3: Dificultades

Omnipresentes en cualquier proyecto. De hecho deberían cambiarles el nombre por “dificuyectos”. Es esta parte es donde salen a la luz los profesionales, los líderes, los timoratos y los mediocres. Cualquier idiota puede hacer lo fácil. Es en las crisis y dificultades donde uno crece y mejora de forma continua. Tres últimas ideas para esta importante e inevitable parte:

  1. Ten presente tus Motivaciones. Algo que viví en mis carnes durante la escritura de mi libro fue la desmotivación. Durante un proyecto tu estado de ánimo recorre valles y montañas. Saber animarte y sobreponerte a días complicados es esencial. O eso, o fracaso personal y profesional. Ten muy claro el porqué de hacer todo eso.
  2. Enfréntate a los Retrasos. Posiblemente la dificultad más habitual. La mejor medicina contra ellos es la prevención (en la fase de Planificación) pero si llegan, sin perder tiempo reasigna una nueva fecha. Pero, SIEMPRE, hazlo preguntándote qué propició el retraso (hay que aprender, prever y no volver a caer en ello).
  3. Cambio de Objetivos. Algunos clientes y algunos jefes están cambiando objetivos y de rumbo a medida que avanzas por tu proyecto. Jurar en arameo y acordarte de su familia sólo sirve para desanimarte y trabajar peor. Paciencia y actúa. Vuelve a la casilla de la Planificación y reconsidera todo el plan y el calendario.

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y herramientas inteligentes, vas crear, como hice yo, una nueva versión mejorada de ti. En mi Curso Online te cuento cómo hacerlo...

 
 

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  1. Miguel García

    14 junio 2010

    Muy bueno el post. 100% de acuerdo que en las dificultades es donde salen los líderes, profesionales y mediocres.

    Un saludo
    Miguel
    ElProsumidor.net

  2. heroma

    14 junio 2010

    Berto, en este caso parece que estés describiendo la metodología de SCRUM, eso sí, descrito con tu estilo personal que tanto nos gusta.

    Gracias por tu blog… algún día (…primer error, ¿porqué no hoy?…) empezaré a aplicar algunas de tus recomendaciones.

    • David

      25 junio 2010

      Iba a postear EXACTAMENTE lo mismo hasta que he visto tu mensaje XD

      En mi empresa utilizamos SCRUM desde hace 3 años con muy buenos resultados, la verdad es que merece la pena.

  3. José Ramón

    14 junio 2010

    Muy bueno el post, Berto. Este es un tema que me interesa muchísimo como una vez ya te comenté por email. La verdad es que merece dedicarle un libro.

  4. Flames

    14 junio 2010

    Justo de eso habla el libro que me compré el otro día de DAVID ALLEN (Sé más eficaz, 52…) , y al que llegué a través de este blog.

  5. Jorge

    14 junio 2010

    Enhorabuena Berto por tus artículos, muy acertados y concisos.
    ¿Qué aplicaciones utilizas para realizar estas fases?[win mac] please.

    Un saludo

    • Berto Pena

      14 junio 2010

      Puedes utilizar desde aplicaciones para proyectos (Basecamp, Teambox, Omniplan…) hasta una simple libreta o un corcho en la pared. Yo, como trabajo solo, para planificar precisamente utilizo eso.

  6. Jorge

    14 junio 2010

    Gracias Berto

  7. Dieguito

    14 junio 2010

    Paso 1 y 2 a la carga con ntro know-how, y paso 3? todo lo q no esta en los libros, donde hay q exprimir de las horas de vuelo y como bien dijiste, el OBJETIVO en la mira, deberia ser como una “marca de agua” de la conciencia… gracias por compartir Berto!

  8. juani

    14 junio 2010

    Muy buen post Berto!
    Me ha pasado de no planificar mucho, o tener todo en mi cabeza, y empezar rápido un proyecto para NO PERDER tiempo, pero a la larga, me doy cuenta que ese tiempo ganado al inicio del proyecto lo pierdo pensando y re-pensando para donde voy (estrategias, metas) y eso muchas veces me lleva al desanimo y desmotivación.
    Creo que haciendo una buena planificación, a la larga, el trabajo (tiempo) aplicado al proyecto es mas eficiente.

  9. Jesús

    14 junio 2010

    Muchas de las cosas que pones aquí pueden parecer perogrulladas, fruto de aplicar el sentido común, pero precisamente por eso a veces no se tienen en cuenta y pasan desapercibidas, hasta que ya es tarde.
    La claridad y la síntesis comunicativas son dos de tus fortalezas que crecen día a día.
    Chapeau! :-)

  10. superacion personal

    14 junio 2010

    Gracias por los consejos, son excelentes, yo tengo problemas para mejorar la forma como manejo mis proyectos. El tiempo es oro :)

  11. Merlinda

    16 junio 2010

    Esto debería ser un comentario , pero al leer el artículo me surgen dudas y preguntas, por empezar mi problema es que cuando me entusiasmo con una idea algo que quiero realizar, realmente me entusiasmo, pero cuando lo comienzo me voy por las ramas , no llego a cumplir con mi tarea por que, me desaliento al querer investigar otras cosas, pierdo tiempo, lo abandono y empiezo con otro proyecto, y me he dado cuenta que al no terminar un proyecto bien, todos los demás van por el mismo camino, que me recomiendas en mi caso?

  12. Valentina

    16 junio 2010

    Añadiría un punto extra a la planificación. Es importante que todos los implicados den su opinion en esta etapa, que aprueben la planificación y que después de esto ya no puedan interrumpir. Hay mucho jefe que solo quiere ver como van las cosas justito antes de acabar el proyecto y entonces quiere cambiar todo (lo que conlleva mayor costes y frustración). Así que la meta sería, buscar el aporte de todos los importantes en la etapa inicial y asegurarse que sepan que es su unica oportunidad de añadir sus comentarios/temores/ideas/etc.

    • Juan Varios

      18 junio 2010

      Puf !
      Si el problema es “los jefes” … difícil solución tiene aunque se especifique y firme con sangre. Cierto es que “se pueden cortar” un poco más a la hora de jorobar, es lo único. Desde luego plasmado y aprobado por escrito creo que sí, que siempre debe ser así.

  13. buibee

    16 junio 2010

    Muy buena metodología !!!

    Volver a repasar estos conceptos es clave para no desviarse del buen sendero y menos por ahorrar tiempo.

    Saludos

  14. Carlos

    22 junio 2010

    Perdona Berto, pero creo que en tu proyecto falta un punto IMPORTANTÍSIMO y que puede hacer que un proyecto sea una ruina, se retrase o no sea lo que el cliente quiere.

    Se trata de la RECOPILACIÓN. Es decir saber lo que el cliente quiere, para cuando lo quiere, quien será el interlocutor y el juez del trabajo realizado, en qué formato deberá entregarse, etc…

    En mi empresa teníamos un completísimo cuestionario que pretendía dar respuesta a todas estas posibles preguntas. Todo ésto debe quedar MUY CLARITO antes de empezar el proyecto y que la planificación empiece a correr.

    Gracias Berto!

  15. Sebas

    24 junio 2010

    100% aplicable, creo q todos los errores q mencionas los cometi en algun momento, en estos momentos estoy en una etapa de cambio y espero ir aplicando todo
    Saludos

  16. Caco

    24 junio 2010

    mil gracias por aclarme las ideas! :D