5 claves para tomar notas de forma eficaz

Publicado el 24 mayo 2010 en Productividad | Tags:

¿A cuántas reuniones internas, de brainstorming, con clientes o proveedores asistes al cabo de la semana? ¿Y clases, conferencias o eventos en los que tienes que tomar notas? Tomar notas es algo que hacemos todos los días. Y al igual que ocurre con las reuniones, (por lo general) nadie nos ha enseñado a hacerlo bien.

Y creo que cualquier profesional debe poner cuidado en esto. Porque es un gesto que repites a diario, tiene que ver con tu trabajo y si lo haces de forma eficiente puede facilitarte mucho las cosas. ¿Cómo lo hago yo? Déjame contarte cinco sencillas claves.

1Elige papel o aplicación

¿Un bloc de notas o una aplicación en mi portátil? Eso sólo lo puedes decidir tú. Depende de tus necesidades más que de tus costumbres. Si vas a necesitar acceder a las notas desde cualquier sitio o momento, si las tienes que compartir con otras personas o si vas estar volviendo sobre ellas para modificarlas, una aplicación (sincronizada) es la mejor opción.

Elijas lo que elijas, asegúrate de que al menos cumple estos dos requisitos:

  1. Puedes anotar cualquier cosa de forma ágil y cómoda.
  2. Te permite revisar e interpretar las notas rápidamente.

2Anotar no es escribir

No se trata de taquigrafía sino de recoger lo más importante, las ideas o propuestas más relevantes, lo que te atañe a ti o lo que tienes que hacer tú. A la hora de tomar notas hay que escuchar, filtrar y elegir.

La clave es estar MUY atento al interlocutor. Qué dice, cómo lo dice y sobre todo dónde hace énfasis. Sus pausas, los ejemplos que pone… Es esencial decidir de entre todo lo que está diciendo, qué conceptos son los más importantes para destacarlos en las notas.

Si estás atento a lo que dice, sobre la marcha podrás Seleccionar -> Sintetizar -> Anotar en tu bloc de notas.

3Utiliza Símbolos o Acrónimos

No todo lo que anotas en tu libreta tiene el mismo significado ni la misma importancia. Distinguirlo es tan sencillo como identificarlo con un símbolo. Una representación gráfica que visualmente te ayudará a interpretar qué hay detrás de ese párrafo sin necesidad de leerlo.

Por ejemplo yo utilizo estos símbolos:

  • [ ]: Acciones o Tareas.
  • *: Datos importantes.
  • !: Recordatorios.
  • @: Asignar a… (una tarea para otra persona).
  • #: Referencias o Investigar.

Para mí los símbolos es el sistema más ágil pero hay personas que en su lugar utilizan acrónimos. Decide qué es lo más cómodo y eficaz para ti.

4Adopta un sistema de Cuadrantes

Complementariamente a los símbolos, también puedes distinguir y ordenar sobre la marcha tus notas dividiendo la hoja en cuatro cuadrantes (pintándolos o descargando PDFs ya preparados para ello). De ese modo, todo lo que pongas en unos y otros, tendrá un significado distinto. Por ejemplo:

  • Primer cuadrante:: Ideas.
  • Segundo cuadrante: Tareas.
  • Tercer cuadrante: Asignar a…
  • Cuarto cuadrante: Investigar.

Así, con un solo y rápido vistazo de tu hoja de papel, sabrás qué cosas aportó el cliente, qué cosas tienes que hacer tú o qué cosas tienes que asignar a otra persona o analizar a posteriori.

5Revisa tus notas inmediatamente

Tomar notas no vale para nada si luego no haces algo con ellas. Lo mejor es “procesarlas” en cuanto puedas, cuando las palabras y gestos de la reunión o la clase todavía no se han enfriado.

El hecho de haber clasificado y ordenado sobre la marcha tus notas te facilitará mucho el trabajo, sabrás qué hacer con ellas y decidirás rápidamente por dónde empezar.

Recuerda, la Productividad Personal son pequeños y sencillos gestos en apariencia poco importantes que cambian cosas importantes. Las que tienen que ver con tu trabajo y con tu vida.

— Berto Pena
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De momento hay 22 comentarios ¿Quieres dejar el tuyo?


  1. Claudia Sanz
    24 mayo 2010

    Interesante.
    Me gusta lo de los cuadrantes, hoy mismo lo probaré y os cuento que tal me ha ido. Salu2

  2. Juan Palma
    24 mayo 2010

    Existe un par de artefactos interesantes para esto de las notas, que además de permitirte escribirlas (o no) en papel, puedes luego (o inmediatamente) sincronizar con tu ordenador, móvil, servidor, etc.

    La primera y más básica es GNotes – 7100 de Genius, es una especie de tabla digitalizadora bastante interesante http://goo.gl/XYDC

    La segunda opción, muy completa es el sistema ANOTO de Logitech.http://goo.gl/Ku6I

    Felicitaciones por este extraordinario Blog. Sigue así.

    Muchas gracias

    • Berto Pena
      24 mayo 2010

      Buenos apuntes. En ese sentido me han hablado mucho y bien de Livescribe. Aunque desde luego no es barato. En YouTube hay algunos videos que muestran cómo funciona.

  3. Juan
    24 mayo 2010

    Un post muy interesante, son realmente buenos los puntos 3 y 4. Creo que sobre todo voy a usar los símbolos / acrónimos ¿Sería posible sabe un poco más de la forma en que los usas? Al principio, final, arriba….
    Un saludo

  4. Flames
    24 mayo 2010

    Quizás no sea la mejor aplicación, pero utilizo el NOTAS ADHESIVAS, manejando colores, forma, etc. Lo de los cuadrantes es buena idea.

    No me he animado con los programas THINGS y similares.

    En cualquier caso el iCal me ha ayudado a “programar” la semana y a visualizar lo que tengo que hacer y a evaluar. Llevar el calendario fue la “tarea” que elegí al leer “el libro de Berto”.

  5. Oscar
    24 mayo 2010

    Y alguien sabe si existen ya plantillas PDF como apunta Berto, con el sistema de cuadrantes? es pura vagueria por no hacer una :D

    • Inherent
      25 mayo 2010

      me parece también interesante lo que pregunta Oscar, no es vaguería sino conocer otras ideas para la susodicha división en cuadrantes, aparte de las que uno vaya teniendo.

  6. didaquis
    24 mayo 2010

    Nunca me había parado a pensar en el punto 3. Adoptar un sistema de símbolos puede ser una gran idea.
    Procuraré implantarlo a partir de ahora.

  7. Mac Windu
    24 mayo 2010

    Muy bueno el artículo.
    Yo utilizo OneNote para tomar notas, tiene tags (que vienen a ser los simbolos a los que haces referencia), con los que te permite crear una página de resumen de la reunión.
    Asimismo, es muy fácil compartir las notas, con un clic puedes enviar un mail a cualquiera o sincronizarlas en un servidor sharepoint.
    para finalizar, al utilizar también outlook, con un simple clic inserto cualquier tarea que surja en mi lista de tareas.
    Pero insisto, independientemente de la herramienta a utilizar los consejos me parecen muy útiles.
    Gracias.

  8. Aitor
    24 mayo 2010

    Algo que yo hago inmediatamente después de tomar notas es hacer una foto con el móvil al papel, o cualquier otra pizarra, o tablero donde se hayan tomado notas. Es una copia de seguridad.
    Muy buen truco lo de los cuadrantes Berto.

  9. rauldm
    24 mayo 2010

    Lo del livescribe es brutal eh!! Madre mia que pasada!!! Anda que no debe ir bien un juguete asi combinado con evernote, ya no se le puede pedir mas… Alguien tiene idea de por cuanto puede salir?? Y es tan impresionante como parece?

    Por otro lado me ha parecido genial lo del sistema de simbolos!! Lo voy a implementar desde ya!! Alguno mas que puedas compartir con nosotros Berto?

    Un saludo!!!

  10. Reena
    25 mayo 2010

    Hay plantillas de cuadrantes por ahi para descargar?

  11. Berto Pena
    25 mayo 2010

    Para los que comentáis lo de las plantillas… lo buscaré. Pero tardar se tarda 2 segundos en hacerlo con cualquier editor de textos o pintarlo en una hoja. Sólo hay que poner dos lineas :-)

  12. Pedro
    25 mayo 2010

    Gracias por estas ideas sobre cómo tomar apuntes. Me resulta interesante lo de los cuadrantes que, aunque lo hago, no me había parado a reflexionar sobre ello y tratar de mejorarlo.

    Mi principal problema a la hora de tomar notas es que trato de que esas notas sean inteligibles para otra persona. Como psicólogo, al tomar notas en las entrevistas soy consciente de que otro profesional puede necesitar revisarlas porque quizás deba sustituirme y seguir con el tratamiento y creo que no hay nada peor para una persona que volver a contar todo desde un principio e iniciar un nuevo . Por eso trato de ser más literal de lo que recomiendas, pero lo de los cuadrantes es una idea genial para orientar a quien lo lea.

    Un saludo y por cierto, me encanta el diseño web de los comentarios.

  13. Toni
    25 mayo 2010

    Pues a parte del método creo que lo más importante es el punto 5, a veces las notas las proceso tarde y tengo que hacer un esfuerzo muy grande para recordar toda la película.

  14. SiempreReunido
    25 mayo 2010

    Excelente post y excelente blog. Llevo tiempo buscando un programa (windows) que permita llevar un registro sistemático de reuniones, que incorpore asistentes, puntos de acción, temas tratados, tags, proyectos…
    Todo esto se puede hacer bien con plantillas Excel o Word, pero siempre me encuentro con el problema de las búsquedas o los históricos. Estaría encantado de oír qué alternativas habéis barajado y cuál os resulta más eficiente.

  15. Ana
    25 mayo 2010

    Genial la idea de los cuadrantes, la voy a poner en práctica hoy mismo. Felicidades por el blog. ¡Saludos!

  16. Aldo de la Vega
    26 mayo 2010

    Hola Berto, desde hace tiempo sigo tu blog, me gusta mucho y me ha resultado muy útil. Tanto tus consejos de productividad, como tus recomendaciones de programas y aplicaciones. Felicidades. Un gran saludo desde México.

  17. Enrique Ibarra Tafur
    26 mayo 2010

    Hola Beto y Gracias por aporte en estos dias probare tu curso de productividad se nota que es muy interesante y que nos sirve

  18. Jordi
    26 mayo 2010

    Muchas gracias Berto por enseñarme estás tácticas. ya que tomando apuntes soy todo un desastre. Con los símboles y acrónimos espero clasificar lo que de verdad importa y desechar lo que no es relevante.

    Cada uno debe de buscar su propia forma de tomar apuntes y organizarse gastando el menor dinero posible. Listhing también es muy buena manera , si nos ponemos hay mil webs así.

    Ánimo con tu blog!

  19. carlos
    27 mayo 2010

    Lo tengo un claro, soy un melón :)

    Me daba perece leer este articulo de Berto porque pensaba que a mi eso no me hacia falta….. y como podéis imaginar, estaba 100% errado.

    Gracias por el articulo Berto

  20. Salva
    27 mayo 2010

    Como herramienta de notas digital, yo uso OneNote en un portatil de tipo tablet y me resulta muy versatil. Motivos:
    OneNote lo manejo como un block de notas digital, si dipongo de mesa puedo escribir rapidmente con el teclado, si no dipongo de mesa, pongo el portatil en modo tablet y escribo con el lápiz sobre la pantalla. En los dos casos puede hacer trazos y dibujar en cualquier momento si lo necesito. El trazo es como cuando escribo en un bloc de papel. OneNote tiene varias ventajas:
    * Papel ilimitado
    * Posibilidad de reordenar las notas (desplazar texto, dibujos, lineas, etc. a otro sitio del papel, completar lo anotado, insertar espacio en medio de notas para ampliar algun apartado y seguir escribiendo, pegar fotos, links y cualquier otra cosa que complete las notas, etc)
    *El texto manuscrito se puede transformar en texto “de ordenador” con solo apretar un botón.
    * En cualquier caso, tanto si lo transformo como si no lo hago, OneNote puede realizar búsquedas en los archivos de los blocs de notas.

    Para manejarlo con esa versatilidad es mejor tener un tablet y si no lo tienes la solución no es barata (> 800 €). En caso de que lo tengas es una gozada.
    De todos modos, tengo que reconocer que lo más importante no es la herramienta (aunque ayuda). Lo realmente crucial son lo puntos 2 y 5.

    Un artículo interesante Berto, sobre todo porque el énfasis está donde debe, en la actitud.

    Un saludo.