Exprime al máximo las búsquedas en Gmail

Publicado el 11 enero 2010 en Guías | Tags: ,

GmailSi utilizas Gmail pero no te va la organización, ni las etiquetas ni tampoco utilizar los fabulosos filtros que ofrece (cosa que te recomiendo totalmente), verás que no siempre es fácil rebuscar entre tus mensajes. Y es un gesto que repetimos con más frecuencia de la que creemos. Es muy habitual volver sobre mensajes antiguos para buscar cualquier detalle.

Gmail, como no podía ser de otro modo, tiene un potentísimo buscador para escudriñar entre nuestros numerosos mensajes y dar rápidamente con lo que buscamos. Pero como casi todo hay que saber sacarle partido y utilizarlo como una herramienta de apoyo.

Y ahí está la clave. La mayoría de nosotros acumulamos miles de mensajes y no siempre es fácil encontrar tal o cual correo. Buscar “por las bravas” no es tan eficiente y rápido como utilizar los operadores de búsqueda, para realizar búsquedas avanzadas.

Si no quieres aprender estos operadores siempre puedes saltar a las “Opciones de búsqueda”, para hacer una búsqueda avanzada. Pero verás que memorizarlos no tienen ningún misterio y haciéndolos directamente desde la caja de búsquedas ganarás en tiempo y comodidad. Si utilizas Gmail como tu aplicación de correo encuentro estos detalles utilísimos… y es así, cuando de verdad conoces tu aplicación, cuando la Tecnología empieza a sumar y a ayudarte.

Operadores para buscar en Gmail hay unos cuantos (puedes verlos todos aquí) pero yo te voy a proponer los que yo personalmente más uso:

  • from: seguido del nombre. Para buscar todos los mensajes de “Pedro” pondríamos from:pedro y si quisiéramos buscar los mensajes de un Pedro en concreto podríamos después su apellido from:pedro diaz
  • subject: para buscar únicamente en la línea del asunto del mensaje. Igualmente puedes combinarlo con el anterior para acotar todavía más los resultados. Por ejemplo: from:pedro subject:manual
  • has:attachment para buscar mensajes con archivos adjuntos. Si un día Pedro me envió un email con un manual en PDF podría buscar from:pedro has:attachment
  • - (es el guión) para excluir deliberadamente algún término. Podríamos buscar por ejemplo from:pedro -cena para omitir los correos que intercambiamos con Pedro sobre una cena de empresa.
  • OR para buscar una u otra cosa. Por ejemplo no tenemos claro si el manual nos lo envió Pedro o Ana buscaríamos from:pedro OR from:maria. Ojo, para que funcione es imprescindible que el OR aparezca en mayúsculas.
  • “” (signos de comillas) para buscar una frase o palabras exactas, tal como las vas a escribir. Por ejemplo from:pedro subject:"manual de descargas de Jdownloader".
  • () (signos de paréntesis) para incluir dos o más palabras dentro de un concepto. Si no recuerdas el asunto concreto podrías buscar from:pedro subject:(manual Jdownloader)
  • in: seguido de la carpeta donde quieres buscar. Por ejemplo in:inbox o in:trash para buscar respectivamente en los Recibidos y en la Papelera. Para buscar en todo tu Gmail. Los mensajes que están en la Papelera y en el Spam se excluyen de toda búsqueda (por eso, entre otras cosas, siempre es mejor “Archivar” y no “Borrar).

Como habrás visto la utilidad de esta forma de buscar se multiplica cuando empleas varios operadores a la vez. Combinando varios al mismo tiempo es facilísimo encontrar cualquier cosa con independencia del número de correos que tengas en tu Gmail. Yo lo encuentro muy útil y sobre todo cómodo.

— Berto Pena
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De momento hay 25 comentarios ¿Quieres dejar el tuyo?


  1. Javier Gemar
    11 enero 2010

    Muy buena esta entrada, ya que desde hace unos días gestiono mi correo desde la web de Gmail.
    Un saludo.

  2. David Anguita
    11 enero 2010

    Muy útil, Berto.

    Sería interesante añadir que, si tenemos habilitadas las combinaciones de teclas en GMail, la combinación correspondiente a situar el foco sobre la caja de búsqueda es “/” (Shift+7), lo que nos aporta algo más de comodidad al evitar el uso del ratón.

    • Berto Pena
      11 enero 2010

      Muy buen apunte… muchas gracias!

  3. dukaguru
    11 enero 2010

    Si que es útil. Muchas veces se convierte en un auténtico calvario el tema de buscar algún mail que necesitamos recuperar.

  4. Carlos
    11 enero 2010

    Yo uso este tipo de operadores porque soy un puñetero desastre organizando mi Gmail. Cabe decir que en Gmail es posible trabajar de esta manera pero no es la mejor y lo ideal es aprovechar sus etiquetas…
    Por supuesto depende del uso que le des a tu gmail…

    Por cierto Berto, según tu criterio, cual es la mejor opción para usar gmail:
    ¿La página de gmail ó Mail, thunderbird y similares? La opción de IMAP no termina de convencerme por no poder “Archivar” y la POP3 al menos archiva todo lo que vas leyendo…

    Un saludo y enhorabuena por este fantástico blog ;)

    • Berto Pena
      11 enero 2010

      Yo personalmente utilizo la página web. Utilizo mucho los atajos de teclado, accedo desde varios ordenadores a veces. Y luego están los filtros, que son la leche.

  5. Pablo Garcia
    11 enero 2010

    Hola Berto

    Yo esto lo complemento con la opcion quick links de google labs. De esta manera puedes guardar estas busquedas en un panel a la izquierda cuando abres gmail. Es bastante util, ya que vale para guardar links de gualquier cosa, por ejemplo docs de google documents para acceder de forma rapida, pero sobre todo es util para guardar las busquedas que sugieres en el post…

    Un saludo y sigue así…

    • Pablo Garcia
      11 enero 2010

      Me corrijo… solo vale para URLs internas y no para GDOCs aun así es bastante util para guardar enlaces a busquedas o corrreos.

  6. Enrique
    11 enero 2010

    Berto ante todo gracias por el libro y por el curso de productividad, me están siendo de gran ayuda.
    En cuanto a gmail una búsqueda que no existe es la de buscar por tamaño o mejor dicho ordenar, ahí es donde creo que falla.
    Esta búsqueda será útil si almacenas muchos correos con adjuntos pues en poco tiempo tu buzón se llenara.
    Yo lo soluciono con mi gestor de Correos (Mail) y la Conexion de imap, éste si ordena por tamaño y así puedo eliminar mensajes que por sus adjuntos ocupen mucho espacio.

  7. Luis Belmonte
    11 enero 2010

    Pues muchas gracias por el artículo. Esto si que me resulta totalmente nuevo.

    También soy de la opción de Berto, ahora accedo desde la web. Me resulta más cómodo que hacerlo desde un cliente de correo y así también tengo a mano el goggle calendar y el gtasks

    Un saludo

  8. David Ochoa
    11 enero 2010

    Yo soy más partidario de usar el Apple Mail pero supongo que bien aplicados una u otra alternativa son igual de correctas. Utilizo la cuenta IMAP y a diferencia de lo que comenta Carlos también lo empleo para archivar (carpetas @Acción, @Espera,…). Así entro desde distintos Apple Mail, Ipod Touch, navegador,… y mi información siempre esta sincronizada.

    Sin duda para mí la gran desventaja de los filtros de Gmail es que no puedes filtrar por grupos de contactos (a diferencia de Mail) y si quieres filtrarlos tienes que poner interminables operadores “OR” e ir actualizando a medida que el grupo cambia.

    Me gustaría hacer una pregunta a ver si me la podéis responder. Con motivo de la entrada de los filtros hace unos meses, Berto comentó que una opción interesante era hacer una búsqueda para los correos que sólo te los envían a ti, diferenciándolos de aquellos que son enviados a una lista de usuarios entre los que te encuentras. En esa entrada se empleaba el operador “-”, pero hasta el momento no lo he conseguido. Alguien ha conseguido hacerlo funcionar?

    Gracias y enhorabuena por el blog!!!

  9. Dani
    11 enero 2010

    Uso y abuso de Gmail y desde hace tiempo tengo una extensión del LABS que ayuda muchísimo con las búsquedas.

    Se llama “Autocompletado de la búsqueda”

    Me ha extrañado que no la comentase Berto. Espero que os guste porque para mi es de las imprescindibles.

    • Berto Pena
      12 enero 2010

      Muchas gracias por el aporte, no conocía esa extensión.

  10. repapaz
    11 enero 2010

    Se os olvida, creo, una opción que a mí me es muy útil:

    is:read o is:unread

  11. Reynosa Blogs
    11 enero 2010

    Muy buena aportacion ;)

  12. Constantino
    12 enero 2010

    Mi estimado amigo Berto, una gran ayuda tu entrada para los que usamos gmail , sino es mucho pedir cuales son tus consejos para organizar eficientemente la gestión de emails en gmail.

    Gracias

  13. piero
    12 enero 2010

    Iba a comentar algo pero Constantino se me adelantó.
    Gracias por la ayuda una vez más. Un saludo

  14. Dieguito
    12 enero 2010

    Otra cita que no podia faltar acerca de Gmail… Gracias Berto!
    Ahora de paso pregunto, como se pueden seleccionar TODOS LOS MENSAJES SIN ETIQUETAR ??? conozco esta* solucion de Genbeta, pero la verdad no considero que sea la adecuada…

    * http://www.genbeta.com/correo/genbeta-responde-como-mostrar-todos-los-mensajes-sin-etiquetar-de-gmail

  15. Enrique
    12 enero 2010

    Hola Dieguito, además de lo que se dice en el articulo de Genbeta hay otra forma:
    1- Mueve TODOS tus correos a inbox. (recibidos)
    2- En cada ETIQUETA la selecciona y seleccionas todos los correos con dicha etiqueta y los archivas.
    3- Tras terminar con todas las etiquetas te quedaran en inbox (recibidos) los correos sin etiquetas.

    (via google groups)

    • Dieguito
      13 enero 2010

      Gracias Enrique! si me gusto mucho mas q la opcion de Genbeta, pero en mi caso tengo muchosss correos, y justamente lo q quiero evitar es navegar entre solapa y solapa(Gmail agurpa de a 100), cosa que hasta donde se no puedo evitar para hacer la seleccion por etiquetas como bien comentas. Voy a probar conectarme con una aplicacion externa solo para esta tarea, ya que Gmail usa IMAP, asi deberia poder ver por lo menos el INBOX completo! y q la suerte me acompañe… si no, volvemos al plan B. Thnks! Saludos
      Diego

      • Enrique
        13 enero 2010

        Dieguito, no has de navegar por todos los mensajes. Simplemente cuando selecciones la etiqueta dale a ALL (Todos los mensajes de la pagina) y aparece una nueva casilla para seleccionar todos los mensajes de esa etiqueta.

        • Dieguito
          14 enero 2010

          Pero que novato soy! Gracias Enrique, ese era el Tip que necesitaba…
          Un abrazo. Diego

  16. Ale Molina
    13 enero 2010

    Gracias por todos estos trucos, completamente aplicables para el nuevo Yahoo! mail que ahora cuenta con una decente herramienta de búsqueda que está facilitando mi trabajo.

  17. Marc
    22 marzo 2010

    Hola, he descubierto el blog recientemente, así que llego un poco tarde pero tengo una consulta referente a las búsquedas:

    A veces me encuentro con que querría buscar (y que se auto-etiquetasen) todas esas conversaciones 1vs1 entre el contacto X y yo. Es decir, que automáticamente los e-mails intercambiados únicamente entre el Contacto X y yo se etiqueten con la etiqueta ‘X’. De modo que una conversación en dónde además de X y yo haya más gente, no reciba dicha etiqueta.
    Espero haberme explicado.
    Tenéis idea de cómo resolverlo?
    Un saludo!

  18. knight online
    26 marzo 2010

    Gracias por la ayuda una vez más. Un saludo