El GTD no es para guardar ideas

Publicado el 24 septiembre 2009 en Guías | Tags:
Artículo perteneciente a la serie «Eres Productivo». Pero hay más artículos… ¡no te los pierdas!

GTDEn varios correos que me habéis enviado y en varias conversaciones que he tenido ha salido este tema y me parecía muy importante aclararlo. El GTD es para gestionar tareas, no para anotar ideas. Son dos cosas bien distintas y desde luego no pueden/deben ir juntas al “Inbox” o a cualquiera de las carpetas que plantea David Allen.

Si tuviera que explicarlo con un símil utilizaría la cocina. Las tareas son los ingredientes concretos de la lista de la compra que tengo que comprar sí o sí, mientras que las ideas son recetas que están ahí y que tal vez algún día evolucionen. Las ideas pueden concretarse o no, tal vez mañana o dentro de un mes, y cada una puede que dé lugar a una, cinco o diez tareas. Pero hasta que esas ideas cuajen y sobre todo hasta que no tengamos tareas concretas, reales y realizables, no hay que introducir nada en el GTD.

Entiendo que para alguien que se está iniciando en el GTD es casi instintivo anotar en “Tal vez” o “Algún día” una idea relacionada con un proyecto pero no debe de ser así. Para guardar y madurar las ideas puedes recurrir a otras herramientas más eficaces, como Evernote, Google Notebook, un documento de texto o una simple libreta de papel.

Recuerda: el GTD no es una lista de deseos sino cosas que vas a hacer. El GTD es para actuar, para recoger las acciones-tareas muy concretas y reales que vas a realizar. Las ideas, que pueden concretarse o no, han de estar en otro sitio.

— Berto Pena
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De momento hay 19 comentarios ¿Quieres dejar el tuyo?


  1. Miky
    24 septiembre 2009

    Esto lo estuve madurando en su día. Pero me di cuenta de que muchas veces una idea se queda sólo en idea si no “la vuelves a leer/repasar pasado un tiempo”. Es ideal es sistema de revisión de GTD para sacar a la luz este tipo de ideas puestas en “algún día” y que, más tarde, pondrán tareas en el inbox…

    Pero también es cierto, que si no se “mueven” se convierten en zombies que acabas por, ni siquiera, leer.

    Yo me hice una carpeta en evernote de ideas, y me he impuesto un día a la semana para revisar a fondo Evernote. Como “un gran revisar”.

  2. Elias
    24 septiembre 2009

    Creo que en casi todos los sitios, documentos, etc que leo sobre GTD, tambien se mandan las ideas al Inbox. Por ej, este diagrama en el que te nombran :p

    http://clip2net.com/clip/m13574/1253780116-esquema-gtd-completo-804kb.png

    Muestra: http://clip2net.com/clip/m13574/1253780146-clip-59kb.jpg

    • Elias
      24 septiembre 2009
      • Berto Pena
        24 septiembre 2009

        Pues en el diagrama sobra la parte de ideas… me reitero y así lo veo y lo interpreto yo. No sé cómo lo verán otros. El GTD NO es para madurar ideas.

        • rubengp
          24 septiembre 2009

          Pues, me permitirás, Berto, discrepar también. Yo creo que el propio David Allen también menciona que la lista “Algún día/quizás” puede ser el lugar ideal para gestionar ideas no concretadas y sobre las que todavía no vas a tomar ninguna acción concreta pero no quieres olvidar.

          En este sentido, propone en su última obra Making It All Work, y en función de las necesidades de cada uno/a, la posibilidad de subdividir dicha lista en 2 o 3, que podrían ser: “ahora no, pero en x tiempo sí” o “me gustaría hacer algo que en estos momentos parece más un sueño/utopía que otra cosa” (p.ej., podría ser viajar a la luna).

          Al final, y en la adaptación que cada uno hacemos de GTD, creo que la cuestión fundamental es aquella en la que insiste David Allen sobre la necesidad de revisar lo que está en las listas, más que dónde en concreto dónde se almacenan las cosas. Lo importante es revisarlas a tiempo y en el contexto adecuado y/o tenerlas a mano (como material de referencia). Que cada uno/a organice eso como Referencia, como Algún Día/Quizás o en un Archivo de Seguimiento (tickler file) puede ser una cuestión secundaria.

  3. Berto Pena
    24 septiembre 2009

    Será que la fiebre que arrastro no me ha dejado ser muy preciso en el artículo…

    GTD no es un banco o un semillero de ideas, no es un lugar donde recopilar información para futuras ideas, no es un sitio donde almacenar links, etc. sobre ideas. A eso me refiero.

    • Jeroen Sangers
      24 septiembre 2009

      Al leer este artículo por la primera vez, no estaba de acuerdo, porqué pensaba que estabas hablando de ‘procesar ideas’ que por supuesto es parte de GTD.

      Al releer entendí que estabas hablando de ‘desarrollar ideas’ que, igual a la ‘gestión de proyectos grandes’ y el ‘cómo hacer tu trabajo’, no es parte de ningún sistema de productividad.

      Desarrollar ideas en un proceso creativo, que no tienen nada que ver con la productividad personal, aunque un buen sistema de GTD ayuda a tener la mente vacía para el trabajo creativo.

      • Berto Pena
        24 septiembre 2009

        Exacto. Creo que hoy no he estado muy acertado ni preciso con la redacción del artículo…

  4. Emilio moreno
    24 septiembre 2009

    Al final creo que para la mayoría es mas un tema de la herramienta que de método. Una vez que coges el habito de revisar las listas, es muy practico que este todo en la misma herramienta. Si soporta algo tipo ideas o notas separado de tareas al final acabara todo allí y si no lo soporta correctamente usaras otro. Mas que ser estrictos con el método hay que serlo con la eficacia final de cada uno.

  5. pnavais
    24 septiembre 2009

    Desde luego es la adaptación que hace cada uno del GTD.
    Yo el método GTD lo veo más como una herramienta para gestionar tareas agilmente más que para almacenar/planificar futuras “pajas mentales” que deriven en varias tareas.
    Yo por ejemplo en el Things no uso la carpeta “Algun día” para almacenar cosas sin definir y que puede que no se hagan.Solo futuras tareas que se vayan a hacer, no bocetos de cosas, o ideas.Para eso pongo en Evernote imagenes, diseños, y demás historieras que me gustaría hacer pero a día de hoy no son tareas futuras.

    Y esa es mi humilde y seguramente equivocada opinión :D.

    • Berto Pena
      24 septiembre 2009

      Equivocada para nada, es totalmente válida y gracias por el aporte.

      Realmente el método y las herramientas y cualquier idea de este u otro autor tienen que estar SIEMPRE a nuestro servicio. Si te vale tal o cual método, adaptación o retoque para trabajar mejor… de eso se trata.

      Aunque yo pueda escribir con mucho aplomo, en cada artículo estoy dando mi interpretación y mi visión, como este caso. Pero naturalmente ni es la única ni la correcta ni la global.

  6. David
    24 septiembre 2009

    El libro de David Allen plantea una metodología de trabajo muy eficaz. He leído por primera vez, tras entrar en este blog, y debido a la primera interpretación del workflow que describe el libro, también he incluido en la carpeta “Incubación/Algún día” ideas que pueden en un futuro conventirse, no en tareas, sino directamente “proyectos” (según terminología de David Allen) con múltiples acciones y pasos siguientes. Lo importante no es seguir al pie de la letra lo que dice un autor, repito: ningún autor, sino aplicarlo a tu propio sistema de gestión de las tareas. De hecho, suelo leer con espíritu abierto y crítico los libros de supuestos “gurús” y expertos en coaching (aquí aplico mi mentalidad abierta de antropólogo), pero finalmente me quedo con el 50-60% del mensaje del “gurú” que a mí me vale (aquí aplico mi mentalidad o deformación de ingeniero de caminos, ¿y el resto de consejos del gurú? Yo los mando a la BASURA. De hecho muchas ideas del libro de Allen no son más que trivialidades o mensajes supuestamente profundos pero que aportan más bien poco.

  7. David
    25 septiembre 2009

    Se habla que el GTD incrementa productividad. Por mi parte sólo llevo aplicándolo 1 mes, y quizás es pronto para sacar conclusiones, pero lo que he notado es SENSACIÓN DE CONTROL, que es beneficiosa ya de por sí, pero no he notado que ahorre tiempo o o haga más cosas en el mismo tiempo. ¿Hay estudios estadísticos o pseudocientíficos sobre cuanto se incrementa la productividad personal al aplicar tal o cual método?
    Un saludo.

  8. Jose Miguel Bolivar
    25 septiembre 2009

    En esta ocasión discrepo contigo, maestro. GTD es “el arte de la productividad libre de estrés” y según el propio David Allen la forma de alcanzar ambos objetivos: ser productivo y estar libre de estrés, pasa por vaciar tu mente. Allen dedica buena parte de su libro a las ideas que no vas a hacer ahora y personalmente sí que creo que GTD es, además de para todo lo que comentas, para volcar todas esas ideas “algún día/tal vez”. Yo suelo tener ~700 acciones y proyectos en mi sistema y fácilmente un 40% corresponden a temas “someday” que reviso en mis revisiones semanal y mensual y voy pasando a “committed” según finalizo otras tareas. Es más, creo que una de las causas principales por las que mucha gente fracasa implementando GTD es por poner inicialmente demasiadas tareas como “committed” (más de las que podría abarcar desde un punto de vista realista) en lugar de ponerlas como “someday” y activarlas más adelante en una de sus revisiones semanales.

    • Berto Pena
      25 septiembre 2009

      ¡Gracias José Miguel! De verdad que me alegra la discrepancia :-) Yo creo que es mi forma de ver el GTD y sobre todo de cómo trato las ideas.

      El artículo, en el que no me he explicado muy bien, la verdad, estaba dirigido a quienes utilizan el GTD para DESARROLLAR sus ideas. Vuelcan ahí sus ideas pero luego van anotando ideas complementarias, añaden links, adjuntan notas, etc. Para eso, como decía, hay mejores alternativas.

      • Jose Miguel Bolivar
        25 septiembre 2009

        Ya me extrañaba a mí ;-)
        Ahora en serio, estoy de acuerdo contigo. Para desarrollar ideas, o guardar material para desarrollarlas, hay otras alternativas mucho mejores y que evitan “contaminar” el sistema GTD arriesgando su eficacia.
        Un abrazo

  9. Estevo Raposo
    25 septiembre 2009

    Como dice pnavais, haya cada uno con la adaptación que haga del GTD.

    En la mía particular utilizo la solapa “futuro” del Thinking Rock para anotar ideas o incluso “pajas mentales” (y vuelvo a citar a pnavais). Ahora bien, ese listado de ideas en maduración para futuros y eventuales proyectos lo incluyo en el repaso semanal, para convertirlas en proyectos, eliminarlas, o añadir alguna nota más.

  10. Vicent González i Castells
    25 septiembre 2009

    Hace mucho que oigo hablar del GTD pero poco que lo llevo utilizando. Efectivamente lo que más me ha sorprendido ha sido su capacidad para reducir mi estrés con el simple hecho de vaciarlo todo en un sistema y olvidarme de ello y en mi caso concreto, en centralizar, en la medida de lo posible, toda la información en un solo sistema. En ese sentido dudaba sobre si sería conveniente o no vaciar ahí también mis futuribles proyectos, aunque en principio no representen tareas concretas, y la verdad creo que se mantienen ambas ventajas: libero mi mente y mantengo centralizada la información, simplificando mi vida. Aunque como dice pnavais/Estevo, que cada cual haga su uso… y comparta luego su experiencia ;-)

  11. epu
    29 octubre 2009

    Las ideas podrían ser tomadas como posibles proyectos a muy largo plazo, pienso que por ejemplo usando un software como “THINKS” deberían ir a una carpeta del tipo de “Ideas”, las cuales se pueden transformar en las revisiones en proyectos, y a su vez en tareas para desarrollar dichos proyectos.
    Que David Allen diga que si o que no es indiferente, cada uno debe adaptar el sistema a sus necesidades reales.