20 Ideas Mágicas para Lograr Desarrollar el Hábito de Hacer

Publicado por Berto Pena, el 22 julio 2009

Decía en mi último artículo de GTD que el último y único fin de este método de organización (que por cierto, vuelvo a remarcar que ni es el único ni el mejor, sino uno más) o el de cualquier otro es hacer las cosas, completar nuestras tareas.

Aunque tengamos una fantástica aplicación llamada Things o una vistosa agenda de colorines donde nuestra carpeta “Próximo” nos dice “toca hacer esto”, el acto de hacer no sale solo, eres tú, soy yo, quienes los tenemos que ejecutar. Nos tenemos que poner a ello.

Forjar el hábito de hacer no es tan fácil como suena por escrito y perpetuarlo cada día es ciertamente complicado, pues tenemos que estar peleando continuamente contra enemigos internos/externos que a veces nos atacan a la vez: procrastinación, distracciones, falta de concentración, inversión de energía en tareas triviales, incapacidad para simplificar, etc.

Hace poco escribía un artículo sobre cómo desarrollar hábitos productivos. Si no lo has leído ya te animo a hacerlo y si ya lo conoces, te propongo ahora algunas claves para desarrollar, reforzar y rejuvenecer cada día el hábito de “Hacer”.

  1. Fotografía tus próximas tareas. Conocer por adelantado las tareas que te esperan te prepara, predispone tus sentidos productivos y te ayuda a identificar en qué momentos tendrás que dar lo mejor de ti. Es lo que yo llamo abrir el “apetito productivo”. Es un ejercicio que puedes hacer mientras te duchas o camino de la oficina, en el coche, metro o el autobús.
  2. Sin miedo a la “roca” más grande. Hacer primero la tarea más desagradable, monótona o ante la que tenemos más reticencias, es una fórmula ganadora para despejar el resto del día y cargarte de optimismo y energía. Coloca esa tarea que te genera resistencia (que es distinta a la Procrastinación, ojo) en un momento que sepas que la vas a hacer con total seguridad.
  3. Divide y vencerás. ¿Te resistes a una tarea porque la ves grande? Divídela a la mitad y luego esa mitad en otra mitad y así hasta descomponerla en parcelas que puedas completar con mucho menos esfuerzo. Cualquier pared inmensa se construye con pequeños ladrillos y cualquier artículo gigantesco se hace a base de palabras y lineas.
  4. Los japoneses NO son todos iguales. Pues lo mismo pasa con las tareas. No es lo mismo preparar un “business plan” para tu negocio que comprobar la bandeja de entrada de Facebook. Antes de cada tarea párate 10 segundos y valora qué es lo que vas a hacer y cuál es su sentido real. Calibra el impacto real que tiene en tu trabajo y objetivos vitales.
  5. Duerme y descansa. No es más productivo quien está más horas despierto sino quien las aprovecha mejor. Para aprovechar hay que hacer y para hacer hay que tener energía. ¿Cómo es tu desayuno? Yo antes lo consideraba una bobada pero desde que lo hago en condiciones he multiplicado la energía de cada mañana. No sabes cómo llega a influir eso a la hora de hacer las cosas.
  6. Programa las tareas repetitivas. Email, llamadas, estadísticas… todos hacemos tareas que se repiten cada día. Prográmalas en momentos determinados donde tus niveles de atención, energía y creatividad estén acordes con esas tareas.
  7. Detecta y arregla los “cuellos de botella”. Para mí durante mucho tiempo lo fue la lectura de feeds. Tuve que reconsiderar y rehacer por completo el modo en el que me relacionaba con mis feeds. Ahora leo cientos de ellos en 30-45 minutos. En tu caso puede ser el Email, llamadas de teléfono, reuniones, etc.
  8. Evita la multitarea. La multitarea genera estrés, falta de concentración, disipa tu creatividad en varios sitios y retrasos en tu trabajo. Ten a mano la foto de todas las tareas del día pero concéntrate y haz sólo la que tienes ahora entre manos ahora.
  9. Rompe tus hábitos actuales. ¿Qué es lo primero que haces al ponerte a trabajar? ¿Y lo último? ¡Cámbialos por completo! Sé revolucionario. Mañana al levantarte ni mires tu correo, ni Twitter, ni los periódicos, ni los comentarios de tu blog… ponte con la primera Tarea Clave del día o esa a la que te resistes y descubrirás lo que es un “desayuno productivo”.
  10. Premia tu esfuerzo con ocio. Regalarte pequeños detalles de ocio una vez que completas una tarea permite dos cosas: eliminar ese ocio como posible distracción y recompensarte por el trabajo bien acabado.
  11. Conoce tus herramientas. Aprende atajos de teclados, utiliza plantillas, nuevas técnicas, trucos y claves de las aplicaciones con las que trabajas. Conviértete en un verdadero experto y cada tarea te costará menos esfuerzo y tiempo, sacarás más horas del día.
  12. Trabaja por “bloques de tiempo”. Ante casos graves en los que cuesta mucho arrancar y ponerse a hacer las cosas puedes hacer un trato contigo mismo y sobre todo cúmplelo: “voy a trabajar 10 minutos, luego paro 2 minutos, luego sigo con otros 15 y paro 3 y así hasta completar una hora”. Ponte un reloj para hacerlo a raja tabla y al completar la tarea premia tu esfuerzo con algo de ocio.
  13. Limpia tu mesa “al extremo”. Ahora mismo, quita, tira o aparta absolutamente todo lo que no tenga que ver con tu trabajo. Quítalo de tu vista y mantén tu mesa lo más despejada posible. Todo lo material está reclamando continuamente tu atención.
  14. Cárgate las distracciones estúpidas. Hay distracciones y distracciones. No es lo mismo una llamada de móvil que no podemos evitar que el notificador de turno o la aplicación de mensajería. Si de verdad quieres hacer, póntelo fácil y despeja el camino de estupideces que sólo te alejan de tu objetivo.
  15. Conoce tus debilidades. Al cabo del día todos la cagamos más de una y dos veces. Por mucho que lo intentemos tropezaremos SEGURO. Conocer tus límites y de qué pie cojeas te ayudará a tomar mejores decisiones a la hora de hacer las tareas. “Yo ya me conozco bien y sé que, o lo hago ahora, o luego me lío y lo tengo que retrasar”.
  16. Anota y recoge tus éxitos. Especialmente en proyectos largos una buena idea es registrar a modo de historial todas las tareas e hitos conseguidos. Eso reflejará todo lo que has hecho ya, actuará como motivador en momentos bajos, te demostrará que eres capaz de hacerlo. Las tareas no son rocas sino ladrillos con los que vas construyendo (haciendo) el proyecto.
  17. Haz pequeñas listas de trabajo. Poner 30 cosas en nuestra lista de tareas próximas para hoy te generará ansiedad, propiciará la confusión y ayudará a priorizar mal. Si es necesario divide esa lista en dos o tres que puedas ir completando en etapas del día.
  18. Prefiero morir haciendo que planificando. El hábito de hacer se consigue… haciendo. Y sobre todo repitiendo, formando rutinas inalterables que se repiten regularmente cada día. Planifica lo justo y necesario para hacer las cosas pero que planificar no se convierta en una obsesión o en una Tarea Clave del día. Planificar es un medio, una herramienta.
  19. Haz para disfrutar. Buscar una razón detrás de la tarea es un potente motivador. El ponerte con una tarea y completarla con más concentración para estar con tus hijos, ir al cine con tu novio o salir con tus amigos puede darte el empujón que necesitas para ponerte manos a la obra.
  20. Post-it “mágico”. Toma un post-it o un trozo de papel y un rotulador de punta gruesa y escribe esto: «¡TENGO QUE HACER!». Ahora ponlo bajo tu monitor, junto a tu teclado o donde lo puedas ver casi de forma continua.

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y herramientas inteligentes, vas crear, como hice yo, una nueva versión mejorada de ti. En mi Curso Online te cuento cómo hacerlo...

 
 

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De momento hay 23 comentarios ¿Quieres dejar el tuyo?


  1. Gonzalo García

    22 julio 2009

    Este es de los que hay que imprimir para leer y releer con calma. Gracias Berto

    • Berto Pena

      22 julio 2009

      Sí, este es de los largos para leer durante el finde o en un momento de relajación :-) Gracias a vosotros.

  2. David Martín

    22 julio 2009

    Gracias por el post interesante como siempre.

    Particularmente prefiero los “voy a” que los “tengo que”

    Saludos!

  3. rauldm

    22 julio 2009

    Gracias Berto por otro estupendísimo post como este!!! Bueno como todos eh!

    Yo ya me lo he impreso, para saborearlo tranquilamente al sol con una buen café con hielo mientras medito sobre como cambiar mis hábitos!! sin duda muchas de las recomendaciones que haces las voy a poner en práctica mañana mismo!!!!

    gracias

  4. Jordi P.C

    22 julio 2009

    Muy interesante como la forma de enfocarnos nos ayuda a cumplir objetivos. Grandisimo Post. Gracias

  5. Francisco J.

    22 julio 2009

    Impreso y listo para leerlo tranquilamente esta. Mañana me pondré a practicarlo.

    Muchas gracias Berto.

    • Francisco J.

      22 julio 2009

      “Para leerlo esta tarde”, he querido decir. Es que me he emocionado tanto que conforme pensaba iba escribiendo, y mi mente va un “poquito” más rápida que mis dedos.

  6. Josep M

    22 julio 2009

    Me ha gustado mucho, veo gestión del tiempo usando el sentido comun. Porquè serà que sabemos que hacer però nos cuesta ponerlo en pràctica.

    • Berto Pena

      22 julio 2009

      Sin duda Josep, estoy de acuerdo.

      Yo creo que detrás de la Productividad, la Eficacia y la Organización sólo hay una serie de principios básicos, casi primarios. Todos los reconocemos con facilidad pero nos cuesta horrores llevarlos a la práctica. Los malos hábitos tiran más de nosotros.

  7. Miguel

    22 julio 2009

    Me ha encantado el Post-it “mágico”. En mi época de estudiante tenía un post-it con letras enormes que ponía ESTUDIA… la verdad es que funcionaba.

    Gracias por ThinkWasabi!!

    • Francisco

      23 julio 2009

      Al menos en mi caso, como usuario que intenta sacar el mayor partido posible a su Mac, utilizo Spaces y tengo uno de estos dedicado exclusivamente a lo que es iWork, Office… en fin, todas aquellas cuestiones relacionadas exclusivamente al trabajo. Haciendo uso, además, de HyperSpaces, puedo asignar un wallpaper distinto a cada espacio.

      ¿Adónde voy? Simplemente quería mencionarles que, en lugar de tener un post-it pegado en el monitor, tengo puesto este inspirador wallpaper “motivacional” en su correspondiente space:

      http://img104.imageshack.us/img104/5430/1191507475472cg3.jpg

      Saludos.

  8. pepe

    22 julio 2009

    muy interesante, sólo una matización, la frase “TENGO que hacer” la cambiaría por “VOY a hacer”, una es una obligación, otra un deseo… la gente que dice que tiene que ir al gimnasio es la que no va….

    • Berto Pena

      22 julio 2009

      Muchas gracias por el apunte, creo que se entiende perfectamente lo que quería decir.

  9. Bernardo

    23 julio 2009

    Hola Berto,
    magnífico post. Tengo una curiosidad, ¿qué desayunas?

  10. chuache

    23 julio 2009

    La foto de intro es increible
    Hay muchas entradas que me suenan jaja
    a veces me llaman loco cuando se lo cuento a mis amigos
    cada maestrillo tiene su librillo…

  11. Daniel Ochoa

    27 julio 2009

    Tienes mucha razon berto este fin de semana ley tus recomendaciones y no solo limpie mi escritorio sino todo el taller y me siento mas libre, tambien voy a pinta la puerta y le ventana que esta muy maltratadas y no habia puesto atencion en eso, tambien elimine de mi computadora emule y solo lo habro por las noche en mi pc de escritorio, cerre mi messenger y skype y les pedi a los clientes que me hablen por telefono, muchos mensaje o mails unicamente eran para darme un recado o saber como van sus asuntos pero meditando pierdo la concentracion.
    Gracias
    Saludos desde México.

  12. Bruno

    28 julio 2009

    Un gran. Para leer concentrado. Tuve que cerrar todo para leerlo tranquilo.

    Me encantan tus posts explicandonos como aprovechar nuestro tiempo y ser productivos. A mi me encanta pero como tu dices lo complicado es hacerlo. Cuando te pones a intentar ser productivo es muy complicado al principio. Sobre todo si eres como yo que soy una persona desordenada, vaga, que se despierta a cualquier hora y se duerme a otra. Pero como deseo cambiar poco a poco lo estoy l post ogrando. Me es mas fácil ordenarme y por ejemplo leer todos los feeds una vez al día después de cenar que ya termina el día. Y aprovechar la mañana y la tarde para trabajar. Las cosas que antes me cansaban como ordenar mi escritorio y MANTENERLO ordenado por el resto del día ahora las hago con total naturalidad. Proponerme hacer algo es hacerlo. Al principio cuesta mucho pero el resultado vale la pena.
    Gracias Berto por todas estas guías.

    Como siempre no puedo esperar por una guía mas!

  13. Ignacio Serrano

    28 julio 2009

    Muy refrescante, tanto el artículo como los comentarios de la comunidad. Necesito un aporte extra de “energía colectiva” en estos momentos estivales, en donde todo cuesta un poquito más. Muchas gracias a todos por el aporte de “vitaminas”

  14. Carles

    30 julio 2009

    Quería felicitarte por este magnifico bloc que tanto disfruto tanto en los tiempos de “ocio” como los fines de semana, me ha ayudado a prepararme mejor los días y los proyectos, todavía estamos en ello, pero cada día un poco mejor. Un saludo desde China.

  15. Ginés

    14 agosto 2009

    Berto

    Permiteme felicitarte por el increible trabajo que desarrollas. Puedo decir que en mi organización personal hay un antes y un después desde que descubrí tu blog. Hace dos años que leí GTD e intentaba seguir la metodología de David Allen, la realidad está en que lo difícil es implantar el método y hacerlo realidad, en tu blog lo que encontramos es precisamente eso, cómo convertir la teoría de un buen método en ejemplos prácticos y concretos.

    Sigue así!!!

    • Berto Pena

      14 agosto 2009

      Vaya, pues muchas gracias :-D Es reconfortante comprobar que lo que escribo ayuda a otros. De verdad que ése es el motivo de todos estos artículos. Trataré de seguir mejorando.

  16. Amalio A. Rey

    21 septiembre 2009

    ¡¡borda’o, Berto!! Varios de estos consejos son muy útiles. Lo del desayuno productivo es asi. Hay que empezar el dia HACIENDO cosas que aporten sensación de avance. Sin embargo, es una practica muy extendida “distraerse” con los tweets, e-mails, y demas juguetes… en lugar de empezar por las rocas o los granos que estresan. Cuando te quitas uno de encima, ya vas como una moto el resto del dia. Me he impreso tus recomendaciones y espero aplicarlas a rajatablas. Gracias….

  17. album digital

    7 octubre 2009

    Muy interesante listado, todo aporte que nos ayude a la reflexión y pensar que las cosas se pueden hacer mejor es bienvenido. No conocia GTD voy a seguir tus articulos a ver si lo consigo. Y a de esta manera aumento mi productividad.

    Un saludo y gracias por tus aportes.