Cómo mejorar tu flujo de trabajo diario

Publicado el 17 mayo 2009 en Productividad | Tags: , , ,
Artículo perteneciente a la serie «Eres Productivo». Pero hay más artículos… ¡no te los pierdas!

TrabajoUna de las cosas que mucha gente encuentra en algunos de los libros de Productividad es su falta de “relación con la realidad”. Hablan de unos hábitos y sientan unas sólidas bases para un cambio efectivo, eso es un indudable, pero no explican o lo hacen vagamente cómo relacionarnos con la Tecnología, por ejemplo.

La Tecnología e Internet, bien aplicados, pueden —deben— multiplicar nuestra capacidad para organizarnos y completar con eficacia tareas y proyectos. Pero el detalle “bien aplicados” aquí es determinante. Es por ello que tan importante como construir unos firmes hábitos productivos es saber aplicarlos “sobre el terreno”.

Aquí van cinco pequeñas sugerencias para mejorar nuestro flujo de trabajo diario:

1Utiliza menos software, conócelo más y mejor

Es uno de mis mantras favoritos. Yo soy el primero en instalar tropecientas aplicaciones que luego se quedan ahí, utilizo dos para hacer una tarea que podría hacer con una, luego tengo que andar actualizando, desinstalando, bajando cosas, etc.

Pregúntate qué aplicaciones necesitas realmente. Elimina el resto pero, sobre todo, y esto es fundamental, asegúrate de conocerlas a fondo aquellas que utilizas a diario. (Ojo, hablo de convertirte en un verdadero experto.)

Conociendo las claves y secretos de esa aplicación terminarás tu tarea antes y tu trabajo tendrá una mayor calidad (una presentación para un cliente con un mejor acabado, una hoja de cálculo con fórmulas inteligentes y gráficos efectivos, un documento de texto bien formateado, limpio y elegante, etc.)

Haciendo una tarea, y haciéndola muy bien, puedes marcar la diferencia en tu trabajo.

2Elimina la multitarea de tu flujo de trabajo

Salvo en tareas muy mecánicas que requieren una nula atención por nuestra parte siempre desaconsejo practicar la multitarea. Hay muchísimas razones… aquí van cinco:

  1. Impide que pongas toda tu atención y energía en lo que estás haciendo. Toda tu creatividad —que es finita— se dispersa en varias cosas.
  2. Tiende a mezclar lo importante con lo irrelevante y el peor parado siempre es el primero.
  3. Concentrado en una tarea eliminas la posibilidad de distracciones. Si haces varias abres la puerta a los despistes.
  4. La multitarea promueve el estrés, la ansiedad y los agobios.
  5. Haciendo una tarea, y haciéndola muy bien, puedes marcar la diferencia en tu trabajo: para ti, para un cliente, para tu jefe, etc.

3Analiza y perfecciona tus “actividades clave”

Las “actividades clave” son aquellas cosas que por tu trabajo o por el tiempo que les dedicas, conforman la columna vertebral de tu día a día, lo que más vitalidad, tiempo y atención requiere de ti.

En mi caso es: 1) Gestionar el email 2) Escribir 3) Leer feeds y libros. Tal vez en tu caso sea, por poner unos ejemplos al azar: 1) Revisar código de una aplicación 2) Estudiar los apuntes de la universidad 3) Hacer presentaciones comerciales para clientes.

Como estas actividades suponen el “centro de tu día” es por ello que sea indispensable analizar, afinar y desarrollar unos buenos hábitos para completarlas de forma eficaz y sobre todo brillante. Muchas veces hacemos las cosas más importantes en el peor momento del día y de la peor forma posible. Y luego nos encontramos diciendo frases como “no sé que me pasa pero últimamente no me sale nada bien”.

Pregúntate qué tres cosas de tu trabajo son las más importantes —por tiempo y por energía— y sobre todo analiza si las estás haciendo del modo correcto, eficiente, con las herramientas o aplicaciones adecuadas y en el momento más idóneo.

4Concéntrate en las tareas pequeñas

Por naturaleza tendemos a obsesionarnos con la complejidad de un proyecto en su conjunto en lugar de entusiasmarnos con la sencillez de una tarea en particular. Por supuesto que tenemos que tener en mente la totalidad de un proyecto, visualizarlo y calibrar los recursos, tiempo y creatividad que va a requerir, pero que eso no condicione nuestro día a día.

No debemos subestimar el poder de lo pequeño, es muchas veces lo que marca la diferencia. Tira una pequeña piedra a un estanque y verás cómo se expanden las ondas sobre el agua.

Completa tareas una a una, cómete el “pastel” a pequeños trozos, no trates de engullirlo de una vez. Podrás completar el proyecto de forma más pausada, controlada y sobre todo sabiendo lo que haces y cómo lo haces.

Pregúntate qué tres cosas de tu trabajo son las más importantes y sobre todo analiza si las estás haciendo del modo correcto.

5Evalúa y analiza tus progresos

Para mí no hay mejora —en absoluto— si no hay evaluación. De nada, repito, de nada sirve leerse 1.000 libros de productividad, 500 screencasts al mes y cientos de artículos al día si luego no aplicamos una mínima revisión para comprobar “cómo nos está yendo”.

Tan importante —yo diría más— como implantar nuevos hábitos, corregir malas costumbres o adoptar nuevas aplicaciones en tu flujo de trabajo, es ver si de verdad están funcionando. Eso implica dos cosas imprescindibles:

  • Fijar unos (sencillos) objetivos.
  • Evaluar si se han cumplido.

Pero hay que hacerlo. Es muy, muy fácil fijarse unos objetivos, escribirlos en una hoja de papel, pero es muy complicado desarrollar el hábito de volver sobre ellos para preguntarnos: ¿lo he conseguido?; si no es así, ¿por qué?; ¿qué me ha faltado para conseguirlo?

Estamos recorriendo un camino para el que no hay un mapa, lo tienes que escribir y reescribir tú a medida que avanzas.

— Berto Pena
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De momento hay 21 comentarios ¿Quieres dejar el tuyo?


  1. gustavo medina
    17 mayo 2009

    Muy bien Berto.

    Muchas veces leyendo tus artículos veo pinceladas de una metodología de programación llamada extreme programing y que nosotros aplicamos en el kurro (pero a la española).

    En este caso me lo recuerda tu expresión de falta de relación con realidad, que veo en otras metodologías y esta intenta corregir.

    En fin, si no la conoce les recomiendo a todos:
    http://www.xprogramming.com/xpmag/whatisxp.htm

  2. Lord Zoltan
    17 mayo 2009

    Yo estudié Extreme Programming en una asignatura de la universidad, Proyectos informáticos, aunque lo vimos como un método de diseño de software para casos en los que el cliente pide una deadline muy cercana.

    Que recuerde, el equipo que tenía que diseñar el software se tenia que repartir el trabajo en partes bien definidas (interfaz, base de datos, codigo fuente), y se iba programando al mismo tiempo que se iba diseñando el software, “al vuelo” y contínuamente hablando con el equipo. Hablando claro, es un método en el que lo haces todo a la vez porque prácticamente no te da tiempo. Diseño, programación, interfaz e incluso el refactoring.

    • gustavo medina
      17 mayo 2009

      :-) acabas de definir el día a día en el trabajo de pequeños proyectos web…

  3. jvarper
    17 mayo 2009

    Estimado Berto, muy acertado post.

    La clave que me parece más importante de que mencionas ahora es la 5ª. Como dices es complicado revisitar los objetivos para evaluar su seguimiento. Pero si se logra seguro que se consigue una alta consecución de los mismos, o al menos descubrir las razones del no cumplimiento.

  4. m3drano
    17 mayo 2009

    Berto, otro post brutalmente eficaz, gracias.

    Sólo una pregunta, hablando de GTD, ¿Cómo cuantificar la eficacia del método? ¿Por número de tareas completadas en plazo, por ejemplo?

    Un saludo a todos

    • Berto Pena
      17 mayo 2009

      Tanto GTD como otros métodos (muy buenos y eficaces también, hablaremos de ellos) tienen el mismo objetivo: organizarte mejor, trabajar con menos estrés, ser más eficiente concentrándote en lo importante, liberar a tu mente de la obligación de organizar y utilizarla para pensar y crear, entre otros beneficios.

      En la medida que tú mismo vas viendo que se cumplen esos “objetivos”, esto es, que disfrutas de esos beneficios en el día a día, el método estará funcionando. Pero si sigues llegando a todo con “la lengua afuera”, sigues en un caos organizativo o cada vez empleas más tiempo organizando, algo está fallando seguro.

  5. gruncho
    17 mayo 2009

    Uhmms, yo creo que la creatividad es infinita y también creo en la multitarea. Igual no es aconsejable por el estrés que puede causar, pero si funciona.. tengo que leer más artículos yo de esto que resulta interesante.

    • Berto Pena
      17 mayo 2009

      La Creatividad es infinita, sí, pero la creatividad diaria yo creo que no. Me refiero a la energía y vitalidad que inviertes de cada día en tu trabajo. A lo largo del día no estamos igual de inspirados y animados, hay picos y momentos clave que hay que saber detectar y aprovechar para dedicarlos a las tareas que requieren más de nosotros. Eso es lo que trataba de decir :-)

  6. Hades87
    17 mayo 2009

    Muy interesante el artículo, como era de esperar. La verdad que a en linea de los artículos comentados hasta ahora, pero en lo de la multitarea tienes toda la razón, la gente se piensa que por ser multitarea es mejor cuando no es así

    • Berto Pena
      17 mayo 2009

      Yo hago multitarea cuando estoy limpiando la casa, o cuando hago bicicleta estática, pero no cuando estoy escribiendo un artículo u ordenando ideas.

      La multitarea es un gran invento para aquello que no requiere toda la atención, y es muy tentadora. Precisamente por eso creo que es una gran enemiga de las tareas importantes (de la Productividad), donde verdaderamente tenemos que poner toda nuestra mejor creatividad y empuje.

      • Fernando
        17 mayo 2009

        A mi la explicacion de la multitarea me ha parecido extraordinadia y de hecho lo mas interesante de todo el articulo segun mi punto de vista .Es una pena no encontrarse con mas entradas de este calibre todos los dias ( entiendo el motivo ) ,ya que son perlas .

        Excelente .Gracias Berto

      • Hades87
        18 mayo 2009

        Entiendo, es lo que dices, si estas haciendo tareas de poca importancia si que te lo puedes permitir, pero por ejemplo a mi me pasa que me ponía a leer y en el Touch tenía el twitter y eso me distraía, pero ahora estoy empezando a ver las cosas desde otro punto de vista.

      • NEXT
        19 mayo 2009

        De todas formas creo que hay que puntualizar ciertas cosas en el tema de la “Multitarea”. Es cierto que es mejor concentrarse en una sola, pero también es cierto que pasado un determinado tiempo el rendimiento disminuye. A esto se le llamaba “fatiga cerebral”, por lo que es el momento propicio para hacer otra tarea distinta. Un ejemplo estoy programando una aplicación en Flash y cuando ha pasado un cierto tiempo (2 horas o algo así), lo dejo y me pongo a diseñar o dibujar.

        Lo que si hago es tener un guión que me indique por donde voy y cual es el siguiente paso.

        Una cosa más, es importante detectar los “ladrones de tiempo” del día a día y aquellas tareas que estaban programadas y no se han realizado, se pasan al día siguiente, junto al “ladrón de tiempo” detectado. Normalmente mis tareas tienen 2 preferencias A (Importantes) y B (Normales). El objetivo primordial es la de terminar las A y luego ocuparme de las B. Las A tienen que se realistas en los tiempos, las B también pero puedo jugar con ellas. Las B no realizadas en ese día pasan a ser A al día siguiente (aunque depende de los Timing).

  7. Pel
    17 mayo 2009

    Gran artículo Berto. Creo que ha faltado un ligerísimo detalle. Cerrar el mail. Es absolutamente innecesario estar revisando continuamente el mail. Yo lo abro solo a las horas en punto. (me suena que lo has comentado en otros artículos ahora que lo pienso…)

  8. Franhueso
    17 mayo 2009

    Tus artículos me están siendo muy útiles. Ahora mismo estoy leyendo el libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” que recomendaste en un artículo anterior. Verdaderamente es necesario dar a conocer este tipo de libros que parecen manuales de autoayuda y que en verdad no lo son. Todavía no lo he terminado de leer y aún no se cómo se puede compaginar la metodología GTD con estos hábitos que son muy de sentido común. Gracias por tus artículos y por tus trabajos altamente interesantes.

  9. Emilio
    18 mayo 2009

    Gran artículo Berto. Algunas cosa ya las estaba aplicando. Otras no. Siempre viene bien refrescar ideas y añadir nuevos métodos para mejorar la productividad diaria. Enhorabuena!!

  10. moski
    18 mayo 2009

    Hola a todos,

    Coincido en los 5 puntos, pero el número 1 es el que intento aplicar y me es más complicado. En gran parte, por la nueva orientación de los desarroladores de app o programas de no dar un manual COMPLETO de uso de ese programa.

    Yo siempre digo que solo utilizamos el 5% de la capacidad real de los programas, y es en parte por culpa de no tener unas “instrucciones completas”, se limitan a colgarte una página con las preguntas frequentes y listos.

    Esta misma semana he escrito a los de Things por lo mismo, me interesa comprar el programa pero agradeceria un manual de uso para sacarle todo el partido…..la respuesta, mirate esta pagina de FAQ’s.
    No veo lógico que pagues por una aplicación (las gratuitas son otra cosa) y tengas que buscarte tu la vida a ver como funciona y que hace.

    Saludos a todos

    • Berto Pena
      18 mayo 2009

      Tienes TODA la razón. Los de Things y otras empresas se han acostumbrado a que los usuarios, con los blogs y los foros, les hagan ese trabajo. Somos otros los que hacemos artículos, videos y listas con trucos y claves para sacarle el partido a esa aplicación.

      Es una postura cómoda e incomprensible en una aplicación que cuesta lo que cuesta.

    • m3drano
      18 mayo 2009

      He de decir que tienes toda la razón, per en el caso de Things, hay que decir que trae una ayuda integrada realmente completa. Eso sí, hay que molestarse en leerla, claro.

      Una de las cosas que más me molesta de Things es que cambien los atajos de teclado cuando quieran.

      The Hit List está en beta aún y no la incluye (supongo que cuando esté feature complete sí que lo haga).

      OmniFocus no lo he probado, pero imagino que traiga alguna ayuda similar.

      • ca1000ocampos
        22 mayo 2009

        sdaludos m3drano
        a propósito de tu comentario, yo bajé THINGS en mi iphone e igualmente, en mi MAC y resulta que con ninguno de los dos mer acomodo, pues una de las molestias es eso que tu dices: cambian el tteclado cuando quieren…¿porque? no entiendo la razón de eso, que más bien desordenar…en este asunto de buscar medios ágiles que “ayuden” bajé igualmente BENTO en el iphone y su versión para MAC…iguales resultados…(ya se wue BENTO es base de datos se supone….pero caprichosa…inútil en gran medida…
        ¿comentarios?
        he escrito al gran doctor wasabi varias veces pero aún no tiene el tiempo de contestarme
        agradezco tu amabilidad
        gracias

    • ca1000ocampos
      22 mayo 2009

      totalmente de acuerdo contigo MOSKI…sobre todo en los programas de apple store…sean gratis o pagados…una verdadera lata….no he encontrado uno que realmente valga la pena…
      la vez pasada buscando suplir mi digital recotrder de sony comprada cuando aún era de los windows, ahora no me sirve al pasar a mac, pero he buscado alternativas de digital recorder y me he encontrado varios…que son una verdadera lata…1
      el último: italk en iphone junto con su par en mac…total, jamás terminan de transmitir los archivos al iyunes y me quedo e blanco de uevo…!
      ¿cmentarios?
      así por lo menos nos desarrechamos
      saludos y gracias