Things o The Hit List en varios Macs

La verdad es que es bastante sorprendente tener que escribir este artículo. Porque lo que vamos a hacer es dotar de una funcionalidad a estas aplicaciones que por su tipología es del todo esencial. De hecho, ahí radica su verdadero potencial frente a otras soluciones digamos offline, como una agenda de papel: la capacidad de sincronizarse no ya entre varios ordenadores, sino entre múltiples dispositivos.

Que Things, una aplicación de pago (49,95 dólares) que ya ha dejado de ser beta, y The Hit List, una aplicación todavía en fase beta pero que ya es de pago (49,95 dólares), no tengan la posibilidad de sincronizar utilizando por ejemplo, MobileMe, no tiene explicación.

Otras aplicaciones competencia directa utilizan MobileMe, como Omnifocus. Y otras como Evernote tienen su propio sistema de sincronización con los datos almacenados en sus servidores. Sea como fuere, si hoy en día queremos tener Things y The Hit List sincronizados entre varios Macs, no hay forma directa y nativa para conseguirlo.

¿Qué necesitarás para poder sincronizar?

1. Evidentemente una copia de Things o The Hit List (en adelante THL). Ambas formidables aplicaciones pero ambas de pago y bastante caras, por cierto. Aunque es posible que la segunda la hayas obtenido con el pack de MacHeist, con lo que te habrá salido mucho más barata.
2. Espacio en un disco duro virtual, como MobileMe (de pago, suscripción anual), Sugarsync (de pago) o Dropbox (gratuito hasta 2GB). Yo utilizo y recomiendo el último, Dropbox. Además de su gratuidad funciona perfectamente y jamás me ha fallado en bastantes meses de uso.
3. Cinco minutos de tiempo para terminar este mini tutorial y aplicarlo en unos sencillos pasos.

Things y The Hit List son magníficas aplicaciones, pero carecen de una funcionalidad clave

La localización de la Librería es la clave

Cuando Things o The Hit List se abren, buscan la librería con todos los datos de nuestros proyectos y tareas. Esta librería se almacena físicamente en nuestro Mac y no es más que un fichero generalmente en formato XML.

De modo que el “truco” consiste en alojar esa librería, ese fichero, en otro lugar, en ese disco virtual (voy a utilizar el ejemplo de Dropbox por simplificar), y decirle a Things o THL que busque ahí, cada vez que se abran. De ese modo, no importa si tenemos uno, dos o cinco Macs, si en todos ellos le decimos a la aplicación que utilice la librería que está en Dropbox, estaremos siempre trabajando sobre la misma librería, que no estará físicamente en nuestro .

De modo que no hay sincronización alguna. Sólo que todos nuestros Macs acceden a una misma copia que evidentemente siempre permanece actualizada. No deja de ser una pequeña chapuza, pero funciona y muy bien. Yo con Things llevo utilizando esta solución desde hace meses y hasta ahora sin incidencias.

Una solución que puede dar algún problema

En teoría esta solución temporal es infalible. Pero conviene aclarar que es muy importante que cuando termines de modificar tus tareas CIERRES Things o THL. Dejar abierto Things en casa, ir a la oficina, modificar tus tareas, volver a casa y cerrar Things, puede provocar que guardemos datos antiguos. Sí, todo un problema. De modo que el precio que hay que pagar por tener “sincronización” en estas aplicaciones es desarrollar la disciplina de cerrar la aplicación y no dejarla abierta.

Aplicando la solución

Si ya hemos abierto y utilizado Things o THL entonces ya tenemos una librería creada, ya se ha generado. Si no es así, abre y cierra la aplicación para que se genere la librería inicial.

Instrucciones para Things

1. Vete a NombredetuUsuario > Librería > Application Support > Cultured Code > Things
2. Copia el archivo Database.xml y ponlo en tu Dropbox, en lugar o carpeta segura o bien apartada donde sólo vayas a tener eso. Yo lo tengo en una carpeta independiente también llamada Things.
3. Arrastra el icono de Things hasta tu Dock.
4. Pulsa la tecla Alt y a la vez haz clic sobre el icono Things.
5. Verás que la aplicación no se abre, sino que aparece un cuadro de diálogo que nos permite “Crear una librería” o bien “Elegir una librería”, vamos con la segunda opción “Choose Library…”
6. Se abrirá una ventana del Finder que nos permitirá navegar por nuestro Dropbox hasta localizar el archivo Database.xml. Lo seleccionamos y listo.
7. A partir de ahora cada vez que abramos Things se abrirá por defecto esa librería, de modo que la operación anterior sólo hay que hacerla una vez.

Instrucciones para The Hit List

1. Vete a NombredetuUsuario > Librería > Application Support > The Hit List
2. Copia o mueve, lo que prefieras, el archivo The Hist List Library y ponlo en tu carpeta de Dropbox.
3. Arrastra el icono de The Hit List hasta el Dock.
4. Sigue las mismas instrucciones que en el caso de Things.

El truco es decirle a la aplicación que utilice una librería alojada en nuestro disco duro virtual

En principio, sólo es una solución temporal

Desde Cultured Code (Things) llevan asegurando hace tiempo que están trabajando duro en la posibilidad de sincronizar utilizando MobileMe, lo que permitiría también una sincronización más eficaz y sencilla con su aplicación para el iPhone/Touch. Claro que eso sólo vale para quienes hayan pagado la suscripción anual al servicio. En el caso de The Hit List lo desconozco, les he seguido menos la pista.

De modo que si no quieres pagar la anualidad de MobileMe esta solución, si ves que te funciona y no te da problemas, más que temporal puede convertirse en definitiva. Espero que te funcione y puedas organizarte con eficacia y siempre sincronizado con cualquiera estas dos aplicaciones.