7 claves para tener éxito con el GTD

Publicado el 6 abril 2009 en Guías | Tags: , , ,
Artículo perteneciente a la serie «Eres Productivo». Pero hay más artículos… ¡no te los pierdas!

GTDGTD Fácil es una pequeña serie de artículos que he dedicado a presentar el método Getting Things Done he intentado dar una visión general y a la vez detallada de este método para organizarnos con eficacia.

En el primer artículo veíamos una descripción general así como ciertas notas introductorias. La segunda entrega era un screencast-presentación donde ya explicaba en qué consiste el método y cómo puede ayudarnos en la organización de nuestras tareas y proyectos. En el tercer capítulo de esta miniserie, también otro vídeo, me centré en mostrar en cómo se podía aplicar el GTD utilizando dos aplicaciones bastante conocidas,

Por vuestros comentarios sé que muchos ya habéis puesto en práctica el método, otros estáis en ello… y seguramente otros muchos lo habéis intentado o simplemente lo habéis descartado. Para aquéllos que ya lo han puesto en práctica va destinado este artículo con las 7 claves fundamentales para tener éxito con el GTD. Son una serie de claves y recetas que han funcionado en mi caso particular y que quiero transmitiros.

1Dedica a cada fase su debido tiempo

He oído o leído más de una vez: “es que el GTD requiere mucho tiempo… pierdo más tiempo en la organización que en hacer mis tareas”. Y yo a eso pregunto: “¿estás dedicándole el tiempo necesario y debido a cada fase del método? Déjame refrescar brevemente los tiempos que hay que dedicarles a cada fase:

Recopilar. Esta fase tiene que ser extremadamente ágil y rápida. No tienes que pararte a hacer nada más salvo capturar la tarea o idea. Utiliza una aplicación, utilidad, trozo de papel o lo que sea, pero asegúrate que permite una ágil captura de las tareas, de otro modo, no sirve. Recopilar una idea y mandarla al Inbox, no puede llevarnos más de unos pocos segundos. Y ojo, no hay que hacer nada más… continúa con lo que estabas haciendo.

Procesar. Otra fase que tiene que ser ágil. Evidentemente si tengo 50 cosas en mi Inbox no puede ser cuestión de unos segundos. No podemos acortar el tiempo material pero sí cómo “procesamos” las cosas. Decidir si una cosa la tengo que delegar, archivar, eliminar o hacer en menos de dos minutos, es una tarea que necesariamente tiene que llevarnos poco tiempo. Y si eres de las personas que acumula muchas cosas en tu Inbox, valora la posibilidad de procesar tus tareas dos veces al día.

Organizar. Esta fase ya requiere un poco más de tiempo y evidentemente ello dependerá de la complejidad y número de tus proyectos y tareas. Pero intenta hacerlo siempre con agilidad. No estás desarmando un misil termonuclear, sino colocando cada tarea en su lugar. Conocemos bien la naturaleza de cada tarea… ¡nosotros mismos la hemos puesto ahí! Por tanto organizar y “poner cada calcetín en su cajón” correspondiente (permitidme esta expresión que yo utilizo con mucha frecuencia) tiene que ser un proceso muy rápido. No podemos pararnos a dudar, si va aquí o allá. Sabemos si esa tarea tiene que hacerse Próximamente, si la puedo despachar y completar en menos de 2 minutos, si la puedo hacer cualquier día o tal vez, etc.

Revisar. Soy de la opinión que es mejor revisar dos veces al día y hacerlo de forma más rápida, que sólo una vez o cada dos días. Para mí esta fase es la que garantiza el éxito del método. Todas son imprescindibles, claro, pero la Revisión permite recomponer la fotografía de tus tareas, que han ido variando de prioridad e importancia a lo largo del día o la semana. O bien corregir el estado o lugar de una tarea que has podido guardar erróneamente en la fase de Organizar. La agilidad, que NO precipitación, y la frecuencia en la revisión, son las claves de esta fase.

2Sé muy cuidadoso a la hora de elegir tu aplicación

Porque yo y otros hablemos de Things, Evernote, Remember the Milk o Gmail, no tienen que ser necesariamente la mejor elección para ti. Elegir el sistema (aplicación, carpetas, agenda tradicional…) que nos va a ayudar a aplicar el GTD en nuestra vida es tan importante como aprender su flujo y sus cuatro pasos.

Mi recomendación es que pruebes cuantas más opciones mejor. En serio, sé que es una molestia tener que probar pero más lo es vivir en una completa desorganización y no ponerle remedio. Y si no vas a probar tal aplicación o servicio web, al menos intenta analizarlo previamente o leer sobre él para ver si responde a tus necesidades.

Y si empiezas con una aplicación y ves que no te encuentras a gusto. ¡Déjala inmediatamente! Mucha gente culpa al GTD y dice “no es para mí”, y ni tan siquiera ha valorado la posibilidad de estar utilizando un sistema o aplicación que-no-valía-para-él. No existe la mejor o la peor aplicación para GTD, existe la que te vale a ti y te ayuda a aplicar el método con éxito. Lo demás son tonterías.

3Si te interesa el GTD, aprende más sobre él

Este método, esta filosofía, es muy rica, llena de matices, particularidades y pequeños-grandes detalles. En mi guía de GTD Fácil he explicado los fundamentos, los grandes principios a aplicar… pero evidentemente hay muchos casos particulares donde las generalidades parecen no funcionar. Y digo parecen, porque son esas particularidades y pequeños giros sobre el método los que lo hacen adaptarse a casi cualquier persona.

El libro. Ya he recomendado el libro de David Allen, que según me habéis comentado se ha reeditado nuevamente. Una gran noticia, ese libro debería estar permanentemente en stock de las librerías. Recuerda que en España y Latinoamérica se publicado bajo el nombre de “Organízate con Eficacia”, de la editorial Empresa Activa.

Blogs. Blogs sobre GTD y Productividad hay muchos, sobre todo en inglés. En castellano hay menos, pero también los hay, y algunos de ellos son muy buenos. Tres de estos blogs que leo frecuentemente y que tengo que recomendaros si os interesa la temática son: El Canasto, Optima Infinito y Hábitos Vitales.

4Utiliza un método de captura “offline” efectivo

(No me gusta decir que una fase es más importante que otra. Todas lo son, por igual, pero a la hora de explicar y hacer énfasis en algunos pasos, prefiero expresarlo así.) Si en mi opinión la fase de la Revisión es la principal, la que garantiza el éxito del método, la segunda en importancia es la de Recopilar.

Es la que se encarga de que “no se nos escape” nada. Cuando surge la tarea, la idea o la necesidad, hay que meterlas directamente a nuestra carpeta de entrada o Inbox. Pero para ello hay que hacerlo empleando un método ágil y efectivo.

Cuando estamos frente a nuestro ordenador el proceso parece más obvio: lanzo mi aplicación de GTD e incorporo al Inbox el nuevo elemento, la tarea. ¿Pero qué pasa cuando esta tarea no aparece en el entorno digital? Puede surgir en un taxi, durante una comida… en un ascensor. De modo que tan importante como saber elegir la aplicación o sistema para el GTD es tener un método para capturar ideas y tareas cuando estamos alejados de nuestro ordenador.

Teléfono móvil.- La práctica totalidad de los móviles modernos incluyen una aplicación para tomar notas. Otros muchos tienen otra para tomar notas de audio, lo que todavía es mejor porque nos permite ahorrar tiempo y guardar la tarea en casi cualquier situación. El inconveniente de este método es que hay que desarrollar la costumbre de procesar esas tareas, una vez que llegas a tu puesto de trabajo o a casa.

PDA, Smartphone, iPhone o iPod Touch
Aquí ya damos un paso más y de calidad, ya que muchas de las aplicaciones y servicios web para GTD tienen una versión o interfaz para estos dispositivos (Things, Remember the Milk, Evernote, etc). Evidentemente nos permitirá capturar ideas cuando estamos en marcha… pero ahorrará el paso de tener que “pasarlas” del dispositivo móvil a la aplicación, ya que estará “sincronizado” con nuestra versión electrónica, vamos a llamarla así.

Una libreta o Hipster PDA
¡Viva la sencillez! La primera vez que oí hablar de las Hipster PDA creí que era una especie de broma de Merlin Mann, de 43 folders. ¡Qué equivocado estaba! Básicamente es una micro-agenda que nosotros mismos podemos fabricar literalmente con cuatro trozos de papel y un clip que se aloja en el bolsillo trasero de nuestro pantalón. (Cada hoja representa las carpetas de Próximo, En Espera, etc). Eso, y un bolígrafo, es lo único que necesitamos para poder capturar ideas en movimiento. Es extremadamente barato y funciona.

No hagas como yo y subestimes este método. Miles de personas lo utilizan a diario y funciona. Yo mismo lo utilicé hace dos o tres años durante unos meses, aunque lo abandoné porque el número de tareas empezó a crecer y en estos casos no parece ser el mejor método.

5No tengas miedo a hacer “tu propio GTD”

También he oído decir a otras personas que “el GTD es demasiado estricto e inflexible”. A mi modo de verlo, el GTD es un método que planta unas bases, unas lineas a seguir. Podemos hacerlo de manera fiel, a raja tabla, o bien adaptarlo a las necesidades de cada uno.

Llevo trabajando casi 20 años y nunca me he encontrado a dos personas con necesidades de organización idénticas. Todos tenemos nuestras particularidades y matices. Por ello el GTD puede responder de forma general a esas necesidades… pero si hay que adaptarlo, se hace, sin miedo ni reparos.

Lo que sí recomiendo, al 150%, es adaptarlo una vez aprendido y practicado el método de forma fiel. Y por eso en mi screencast sobre GTD insistía en que era imprescindible no saltarse ningún paso. El GTD tienes que aprenderlo tal como es, ni quitando ni añadiendo… y es luego, con el tiempo, cuando uno puede retocar aquí y allí para hacerlo suyo. En ese sentido no soy nada fundamentalista. Recordad que el GTD es un medio, no un fin. El fin es organizarnos con éxito.

6La “regla de los 2 minutos” te salvará el día

David Allen la bautizó como la “regla de los 2 minutos”. Si una tarea que tienes en tu Inbox puede ser terminada en menos de dos minutos (los dos minutos son orientativos, se refiere a algo que se puede hacer de manera inmediata), ponte con ella. Yo la he rebautizado como la “Regla del ¡Hazlo Ahora!” y os puedo asegurar que detrás de su aparente sencillez está una de las claves fundamentales del GTD, y de nuestro día a día en general.

Por su inmediatez, esta regla además nos ayuda a ser concisos, directos y ágiles. Cosa que tendemos a olvidar con mucha frecuencia: redactamos emails con varios párrafos para decir una cosa que podíamos haber expresado en tres o cuatro lineas, nos enrollamos al teléfono sin ir directamente al grano, damos varias vueltas para hacer algo que podríamos terminar… en menos de dos minutos.

Grábatela a fuego, por decirlo de un modo gráfico. Recuérdatela a diario, te ayudará a completar esas tareas tontas que siempre se complican, porque dejas para más tarde y que luego interrumpen a otras más importantes. Si quieres, escríbela en una nota adhesiva que puedes poner junto a tu teclado: ¡Hazlo Ahora!

7Cada cierto tiempo evalúa si tu método funciona

Como he dicho anteriormente el GTD y la aplicación o el sistema que utilices para organizarte con eficacia sólo son un medio, nunca el fin.

Uno de los puntos que más olvidamos es el ser críticos y analíticos con el sistema que utilizamos. Desarrollamos unas costumbres y hábitos y ya creemos que lo hemos conseguido todo. “Hey, Berto, es que yo utilizo el GTD y me va de maravilla, me organizo muy bien”. Estupendo… pero ¿de verdad lo estás haciendo lo mejor posible o podrías mejorar?

A mi me gusta volver sobre mis métodos de organización y analizarlos cada cierto tiempo, cada mes o dos meses. ¿Realmente me sirven? ¿Me organizo con eficacia? ¿Sirven para liberarme del estrés de la organización? ¿Podría mejorarlos?

En ese sentido leer libros y blogs sobre GTD y Productividad ayuda y mucho, ya que poco a poco vas encontrando matices y pistas que te hacen mejorar. Pero nadie mejor que tú conoce tus necesidades, tus costumbres y sobre todo si realmente te estás organizando con eficacia. Y si no es así, no tengas miedo a cambiar o experimentar con un nuevo sistema o hábitos. Es mejor hacerlo y equivocarse que vivir sin aprovechar al máximo las horas del día.

— Berto Pena
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De momento hay 16 comentarios ¿Quieres dejar el tuyo?


  1. rauldm
    6 abril 2009

    Enhorabuena de nuevo Berto! De gran ayuda! desde que iniciaste tu serie de GTD estoy aplicando el método con Things, que aunque lo usab anteriormente no lo hacía de manera adecuada. Por ahora me cuesta acostumbrarme a mirar varias veces al dia la aplicacion pero lo voy solucionando (por ejemplo haciendo que arranque automaticamente al inicio de sesión y dejandola en segundo plano todo el dia). Y por ahora me está ayudando bastante aunque no estoy en mi momento mas álgido de trabajo…jeje pero mejor, así puedo asimilar mejor el método!
    Un saludo

  2. Jose Miguel Bolivar
    6 abril 2009

    Es siempre un placer leer contenidos de esta calidad, destilados desde el conocimiento y la experiencia personales y ajenos al copia y pega y los lugares comunes.
    He disfrutado leyendo tu entrada. Creo que tratas los aspectos esenciales de GTD con rigor y respondes con claridad y brillantez a las muchas objeciones que plantean, casualmente, quienes por lo general ni han leído el libro ni han usado nunca GTD “de verdad”.
    GTD no es difícil aunque tiene una curva de aprendizaje larga, es cierto, pero su potencia y versatilidad vienen avaladas por millones de fieles usuarios satisfechos. Por algo será.
    JM

  3. Elias
    6 abril 2009

    Claro que si, una entrada muy buena, que tendré como referencia en el futuro. Saludos!

  4. Jsiwon
    6 abril 2009

    Estupendo artículo! Yo suelo tener el inbox como “fondo de pantalla”, por mi trabajo tengo muchas cosas de “dos minutos” a parte de los proyectos y cosas varias, y para no llenarme de post it la pantalla los meto ahí. Después, conforme las voy haciendo las elimino. Eso sí, procuro organizar mi inbox sólo dos veces al día…. No se si lo estaré haciendo bien. Lo que si se es que me va mejor en “mi productividad” a medida que voy profundizando en el GTD. A mi particularmente me está funcionando.
    Espero que me puedas dar tu opinión,
    Un saludo

  5. Rubencebu
    6 abril 2009

    Soy gran aficionado a la informática pero cocinero de profesión, ahora que he ascendido a jefe de cocina y tengo que utilizar el ordenador (mac of course) uso el gtd para pedidos, ideas de platos, decoraciones etc. y me esta viniendo de perlas.

    Gracias como siempre Berto.

  6. Joakin
    6 abril 2009

    Hola,

    Sinceramente, gracias a tus screencast he encontrado mi metodo para organizarme.

    Antes de verlos, usaba RememberTheMilk.com, su aplicacion web es cojonuda. El problema es que para la aplicacion del iphone segun tenia entendido habia que ser pro, y no queria pagar. Ademas, consta de muchisimas opciones, cosa que para mi forma de ser me distraia mas que otra cosa.

    Tras ver tu primer screencast, me quede con el gusanillo de evernote (por la app de iphone). En anteriores ocasiones lo habia probado, pero no requiero de un almacen digital grande por lo que no le daba uso. Tras el video, me puse y me configure la cuenta con las carpetas, y comence a usarla. Lo genial es que con la app del iphone apunto donde quiera las cosas, y despues activo la wireless y se me actualizan en el servidor. Esto es lo que me faltaba, y me sobraban opciones de programa.

    Tal y como dices en el post, hay que adaptar el gtd a tu manera de ser y de hacer las cosas, solo de esa manera te sera util y aumentaras tu productividad, en vez de retrasarte o marearte mas.

    De todos los contenidos que leo en el rss, los de tu blog son los que mas me merecen la pena. Como ha comentado alguien por arriba, gracias por publicar contenidos de calidad creados y destilados por ti. Hacen que cuando vea elementos de tu blog en el rss, tenga ganas de leer en internet, cosa que pocas paginas consiguen.

    Saludos

  7. dorogoy
    6 abril 2009

    Gracias Berto por hacerme descubrir el GTD.

    Hace unos días compré el Macheist Bundle 3 (un verdadero chollo) que viene con The Hit List.

    Al principio era quizá uno de los programas que menos me atraían de todo el pack, pero al investigar con él un poco, gracias en gran parte a tus artículos, se ha convertido en un verdadero imprescindible. Me está costando asumir la filosofía del GTD, pero poco a poco la voy digiriendo y cada día que pasa me resulta más familiar, lógica y sobre todo integrada con mis hábitos diarios. Pasar de ser un desastre a ser alguien organizado lleva su tiempo, así que estoy en ello.

  8. Atmosphear
    6 abril 2009

    Pues yo estoy empezando a usar Evernote pero como almacén digital y para GTD estoy intentando usar Things pero un par de cosas de la aplicación que no me convencen, como el que cuando asignas una tarea a un proyecto se almacene directamente en “Próximo” o que la aplicación sea exclusiva de Mac (yo en el trabajo uso Windows, por desgracia, y el teléfono es un Omnia con WM, por desgracia también jeje), hacen que me esté planteando usar Evernote para todo.

    Mis fotos en Flickr

  9. Meisa
    6 abril 2009

    Mi mas sinceras felicitaciones .Creo que todo aquel que este siguiendo la serie GTD tiene que estar sorprendido , yo el primero

    De la blogsfera española esta website la mejor sin duda ..las demas solo dan actualizacion y noticias de otros blogs ..

    Por cierto , me encanto la rewiev del pop corn hour que hiciste …Contestaste a todas mis preguntas ..

    Un saludo y gracias Dr.

  10. Richie
    6 abril 2009

    Gran serie de articulos, si señor. Yo ya usaba Omnifocus (despues de probar muchos, es el que mas me agrada usar) pero he de reconocer que despues de ver tus screencasts (¿se escribe asi en plural?) me di cuenta de que no estaba enfocando correctamente el metodo.

    Aun asi, me resulta imposible evitar hacer las dos primeras fases independientemente. Quiero decir que, una vez que añado una tarea (fase recopilar), no puedo evitar hacer tambien la fase de procesar. Supongo que en situaciones de mas cantidad de tareas de las que yo añado sera mas agil, pero en mi caso veo mucho mas rapido asignar directamente la carpeta o proyecto a donde va destinado a la hora de introducir las tareas, aunque posteriormente se revise y se cambie. Quiero decir que uno ya sabe donde va cada cosa cuando la inserta, no?.

  11. Morris
    6 abril 2009

    Gracias Berto,

    Te animo a seguir con esta serie de artículos de GTD porque yo me estoy acercando por primera vez a esta metodología y me han parecido geniales. Soy de los que siempre han trabajado con una lista interminable de marrones y eso no es una forma de organizarse buena, asi que voy a tratar de acostumbrame a GTD, a ver que tal se me da…

    Gracias por el blog, de lo poco que he visto me parece fenomenal…vamos ya estás fichado a mis RSS

    Un abrazo,

  12. JuniHH
    6 abril 2009

    Un aporte extra: Las notas se pueden enviar a Evernote por email.

    No tengo un smartphone, PDA o iPhone, pero mi Sony Ericsson Z310 me permite enviar emails desde su cliente. Evernote asigna a cada usuario una cuenta de email al que podemos enviar nuestras notas. En este caso las notas se guardan en el notebook que tengamos por defecto, en mi caso @Inbox. Esas cuentas asignadas a cada usuario se pueden ver en la version web, bajo Settings.

  13. José Luis Redondo
    6 abril 2009

    Muy buenos los artículos sobre GTD. Me tienes enganchao. Gracias.

  14. Eugenio
    6 abril 2009

    Sembrado. una vez más dejas el listón alto para los que te seguimos

  15. zordor
    6 abril 2009

    Genial este post de “revisión” me ha encatado tu frase de: “No estás desarmando un misil termonuclear, sino colocando cada tarea en su lugar.” me he muerto de la risa de verdad jeje.

    Solo una pregunta recientemente le he dado una oportunidad a la aplicación The Hit List ya uqe esta incluida en el último bundle de macheist, hasta ahora había venido usando Things y bueno la verdad es THL esta bastante bien, te invito a echarle un ojo.

    Un saludete y se que te debo un mail, mi GTD me lo recuerda a diario a ver si consigo que de hoy no pase :)

  16. iparrado
    11 abril 2009

    Llevo mucho tiempo probando metodologías a la hora de afrontar mis tareas personales y profesionales. Todas, por desgracia, han fracasado y sigo teniendo como punto débil mi capacidad de gestionar el (mi) tiempo.

    Esta serie de artículos sobre GTD me dan una nueva alternativa que espero que resuelva mi problema.

    Enhorabuena por tu blog. Es una gozada leerte. Un saludo…