Screencast #4: GTD fácil (III) – Evernote y Things

Publicado el 29 marzo 2009 en Productividad,Screencasts | Tags: , , ,

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Tercera y de momento última entrega de la serie GTD Fácil en la que he tratado de explicar este método para organizarte con eficacia. Como había anunciado, en este capítulo veremos cómo se puede aplicar la filosofía GTD utilizando dos aplicaciones bastante conocidas: Evernote y Things.

De nuevo os ofrezco otro vídeo bastante largo (38 minutos), aunque he decir que era imprescindible hacerlo así. Hacer un único vídeo de GTD aplicado con Evernote y Things requiere tiempo y contarlo detenidamente… y así todo sé que me dejo un montón de cosas en el tintero. No me preocupa, en futuros artículos y videos iré desgranando poco a poco otras características, trucos o flujos de trabajo con estas y otras aplicaciones que tengo en mente.

Una pequeña advertencia antes que darle al play… si todavía no has visto el anterior screencast, por favor hazlo. De otro modo casi todo lo que cuento en este te va a sonar a chino y te va a costar mucho entender lo que explico en pantalla. Gracias por tomaros la molestia de verlo… porque sé que es largo.

— Berto Pena
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De momento hay 75 comentarios ¿Quieres dejar el tuyo?


  1. PEPE
    29 marzo 2009

    GRACIAS BERTO!!!!!! me has alegrado la tarde del domingo ya tengo algo que hacer!!! voy a disfrutar de todos y cada uno de los 38 min!!! gracias de nuevo!!!

  2. Mikael
    29 marzo 2009

    wow..Justo me acabo de levantar. Un poco tarde :=)

    Y me encuentro este regalo ..Gracias Dr.

  3. aovila
    29 marzo 2009

    Descargando de Vimeo… muchas gracias!

  4. Máximo
    29 marzo 2009

    Muchas gracias Dr. Una serie muy útil. Por ahora creo que lo voy a intentar todo con evernote ya que no tengo una cantidad grande de tareas y creo poder diferenciar GTD del resto de “cosas” del “almacén”.

  5. Cuélebre
    29 marzo 2009

    Como los anteriores excelente.

    Gracias por compartir.

  6. danielo
    29 marzo 2009

    Acabo de verlo y fantástico screencast!

    Estaba esperando esta tercera parte como agua de mayo para decidirme si hacerlo todo con Evernote o usar también Things. Llevaba una semana usando Things y finalmente usaré Evernote como “archivo digital” y Things para GTD.

    La razón es sobretodo por las tareas-programadas-repetitivas que me viene genial para acordarme de pagos que tengo que hacer todos los meses en días concretos…

    Otro tema era las fechas límite, que si bien Evernote no tiene la posibilidad de indicarlas, con el truco de las etiquetas se puede salvar el tema (aunque con Things sea más cómodo y elegante).

    Gracias Berto!!! (por esta fantástica mini-serie de entradas sobre GTD)

  7. monoid
    29 marzo 2009

    Interesantísimos todos los screencast! la verdad es que se agradece muchísimo que te tomes la molestia de compartir tus trucos e ideas con los demás.

    Un abrazo y enhorabuena ;)

  8. juanosx
    29 marzo 2009

    Muy bueno el video explicativo, queda bastante claro el potencial de las dos aplicaciones y sus principales diferencias.

    En mi caso, al utilizar ,desgraciadamente, como herramienta de trabajo un PC para realizar Proyectos, he venido utilizando Evernote para la organización de los mismos. El problema, que tu también has comentado, es que a la vez, tambien lo utilizaba para organizar mis tareas personales, de manera que llega un momento en el que diferenciar tareas es bastante complicado.

    Lo que he hecho para arreglar este problema y que, por ahora me está dando un excelente resultado es crear una libreta en Evernote, que llamo “Inbox_casa”. De manera, que toda tarea personal que me surge en el trabajo, la muevo directamente a esa libreta. De esta forma, cuando llego a casa, lo único que hago es trasladar la información de la libreta “Inbox_casa” de Evernote al Inbox de Things.

    Es decir, la organización de las tareas del trabajo lo realizo con Evernote, mientras que las de casa las realizo con Things. Asi todo está más organizado y no tengo el problema de no disponer de un Mac en en trabajo (seguro que hay mucha gente con el mismo problema).

    Enhorabuena por la calidad de contenido en los screencast de esta serie.

    Gracias.

  9. Esteban
    29 marzo 2009

    Berto, muy bueno el screencast, como los anteriores. No pares… :)

    Respecto a Things, me he quedado un poco frio después de pensar que lo hacía “todo”, y no es así… Mi idea es tener 2 macs (iMac y MacBook) y el iPhone sincronizados… pero a Things no le gusta sincronizar el iPhone, si ha sido “enlazado” con el Things de la otra máquina.

    Creo que le quita algo de espectativa, ya que en mi opinión, de lo que se trata es de poder tener el GTD actualizado en todos los sitios. Creo que a Things le falta una plataforma online (una nube) como si lo tiene Evernote.

    En fin, tantas esperanzas… y al final… :)

  10. Cadizfornia
    29 marzo 2009

    Buenisimos todos los Screencast que estás haciendo sobre GTD Berto. Gracias a ti conocí Things, y poco a poco voy familiarizandome con el programa y la verdad es que me facilita mucho la realización de las tareas. Antes era un cabeza loca, ahora por lo menos llevo un mínimo de orden que eso siempre viene bien :P

    La lástima de Evernote es que no funcione en Tiger. Yo soy de los que todavía no han dado el salto a Leopard y para lo que falta para que saquen Snow ya me espero, así que no lo puedo disfrutar en su totalidad (la versión web se queda pequeña). Además desde hace un par de semanas el complemento de Firefox me funciona fatal. Cada vez que intento utilizarlo, Firefox crashea. No se si tendrás alguna solución, tu que entiendes de estas cosas, porque yo la verdad es que he estado buscando por la web y no veo nada al respecto :(

    Un saludo! y enhorabuena por los Screencast!

  11. Lluís
    29 marzo 2009

    Felicidades Berto. Otro screencast imprescindible.

  12. Álvaro
    29 marzo 2009

    Enhorabuena Berto. No conocía la potencia que podía desplegar Evernote para GTD y me ha sorprendido gratamente!

  13. JSiwon (Juan)
    29 marzo 2009

    Estupendo, como siempre, me surgen muchas dudas pero espero que en posteriores artículos y screencast me las puedas ir solucionando. Yo por trabajar con pc mi programa es Evernote.

    Muchas gracias por tu tiempo…

    Un saludo

  14. Santi
    29 marzo 2009

    Hola Doctor,

    Ante todo felicitaciones por esta iniciativa sin ánimo de lucro.

    Sobre Things, creo que has dejado bien claro que es una buena herramienta para gestionar tareas con muchísimo potencial. Espero impaciente las próximas ediciones, ya sea en formato artículo o screencast.

    Si me lo permites, como sugerencia para la próxima entrega, creo que sería muy interesante profundizar en la diferencia entre proyecto y area, y la diferencia entre la “due date” de una tarea y el “scheduling” de una tarea. En esto último muchas veces me pierdo irremediablemente. Bueno, seguramente habrán más cosas interesantes a tratar, por supuesto.

    En cualquier caso gracias por tu trabajo desinteresado, insisto.

  15. Matias
    29 marzo 2009

    Genial, muchas gracias. Yo justo necesitaba un empujoncito mas para poder organizar bien mi Evernote.

  16. José Luis
    29 marzo 2009

    Muchas gracias por el screencast.
    He visto en que tienes en Mail la barra de separación vertical. ¿Como lo has conseguido?

  17. Kr0n0s
    30 marzo 2009

    Siiiii!!! Muchas gracias por este Screencast, lo estaba esperando. Voy a ello :D

    Saludos.

  18. haroK
    30 marzo 2009

    Gracias Berto, sobre todo felicitarte por la calidad de tus screencast.

    Para todos aquellos que queraís probar un programa orientado a GTD, open source y multiplataforma os dejo aquí este enlace a ThinkingRock GTD: http://www.trgtd.com.au

    Saludos.

  19. batuba
    30 marzo 2009

    Excelente screencast, pero como sugerencia, a la hora de mostrar aplicaciones estaría fenomenal que hicieras zoom sobre la aplicacion en cuestión. No se si tu programa de screencast permite hacer esta edición, pero hay otros por ahí que lo hacen (aunque requiere de algo de edición posterior).

    Sugerencia aparte, me parecen estupendos estos artículos sobre GTD (me he comprado hasta el libro de Allen ;-D) y todos en general. La web en general me parece que tiene un estilo visual muy ‘Things’ (limpio y claro vamos a la par que muy agradable).

  20. Dr. Wasabi
    30 marzo 2009

    De nuevo muchísimas gracias a todos por la acogida de este vídeo, me alegro que lo hayáis encontrado útil. Ésa es la idea :-D

    @batuba ummm a mí los videos esos que hacen zoom me marean, en serio. Si vas a Vimeo puedes ver el screencast a 1280×720 en pantalla completa, creo que suficiente para poder ver cualquier detalle de lo que voy haciendo.

  21. batuba
    30 marzo 2009

    Mea culpa! no lo puse a pantalla completa pensando que se veria todo pixelado y me lo ‘tragué’ todo en la pantalla diminuta. Comentaba lo del zoom ya que durante 10 minutos estás con cada aplicación sin cambiar. En esas ocasiones estaría bien. De todos modos después de verlo (ahora) a pantalla completa tienes razón, se ve muy bien y no creo que sea necesario.

    Habéis visto la aplicación The Hit List (muy parecida a Things pero todavía es BETA)? Hay opiniones?

  22. toni
    30 marzo 2009

    muy bueno!
    pregunta: como puedes poner en el mail la lectura de mensajes en una columna y no debajo? me parece muy practico!

  23. Segago
    30 marzo 2009

    Muy bueno Berto. Lo estaba esperando mucho, gracias a este screencast me he convencido a utilizar el metodo GTD. De momento Evernote me va de lujo, y quiero empezar con things, para ello estoy con la versión de prueba, lo cual aconsejo mucho, es un delito no probar Things teniendo 30 dias de prueba, suficiente para saber si es “tu programa GTD”.

    Gracais por estos truco-consejos y videos. Sigue asi compañero!

    Un Saludo,
    Sergio.

  24. david
    30 marzo 2009

    “También hemos entrevistado a este candidato…” Ja, ja, ja XD
    Cuidado que no se os de de baja a los dos días de contratarlo….

  25. Jose
    30 marzo 2009

    El GRAN problema de Things es que olvida una de las claves del sistema GTD: los Contextos, es decir, centrarte sólo en aquello que puedas reallizar según el “contexto” (lugar, sistema, instalación, persona, condiciónes en general).
    No puedes buscar información en internet si no estás en el “contexto” de tener un ordenador conectado a la red cerca de ti.

    Otros programas de GTD si tienen en cuenta este aspecto y son más fieles al sitema GTD.

    Saludos.

  26. iliquindoi
    30 marzo 2009

    Me ha encantado el screencast, pero tengo un problema algo molesto con evernote, y es que al abrir cualquier link en mail se me abre automáticamente, y no encuentro la manera de quitar eso.

  27. 21 Knots
    30 marzo 2009

    Enhorabuena y muchas gracias.
    Evernote ya lo llevo utilizando hace un año y pese a que es útil para el GTD, comparto contigo lo de Things.
    Es un dinerillo pero creo que voy a gestionar mejor mi tiempo.
    Seguiré con atención las actualizaciones a GTD.

  28. Canival
    30 marzo 2009

    Que maravilla de screencast .Creo que puntuar es de idiotas pero como yo soy uno de ellos te doy un 10 …

    Gracias Dr .La mejor web sin dudarlo ..

  29. Nosolomusica
    30 marzo 2009

    Es curiosísimo cómo ofreces un vídeo sin cortes. Cuando te equivocas, te despistas o te lías, ¡lo dejas todo! Son screencast sin conservantes, ni colorantes xD Consigues explicar las cosas de una forma muy natural y cercana. Me ha resultado muy útil. Gracias =P

  30. Javier
    30 marzo 2009

    El screencast esta buenísimo. En serio, gracias por este blog, estoy completamente seguro que ha sido de muchísima ayuda para muchos maqueros.

    Yo jamás había logrado comprender al 100% sobre la utilidad de Evernote y aunque sigo con algunas dudas, creo que empiezo a tomarle una gran utilidad.

    Gracias, en serio que tus entradas, videos y tutoriales son muy buenos e útiles.

  31. Eugenio
    30 marzo 2009

    Gracias y espero tus nuevas aportaciones prometidas

  32. jose
    30 marzo 2009

    Me uno a las felicitaciones por los estupendos screencast que estás haciendo. Para mi, ha sido todo un descubrimiento. Creo que tienes una capacidad de síntesis y de hacerte entender, que me quedo maravillado.
    Te pregunto a ti y realmente a todos vosotros que lo utilizais. ¿Cómo la aplicais al plano “no laboral?. Aunque queda muy bien explicado en los screencasta, me gustaría conocer mas ejemplos del funcionamiento práctico de este método.

    un saludo

  33. Dani
    30 marzo 2009

    Chapó, Berto!
    Gracias por tu tiempo.

  34. szy
    30 marzo 2009

    Antes que nada, mil gracias por el tiempo que dedicas a estos artículos y vídeos. Todos los que aquí comentamos te debemos una :)

    Dicho esto, hay algo que no me termina de encajar con el sistema que planteas y es que uses 2 inbox distintos, uno en Evernote y otro en Things. ¿Cómo haces para mantenerlos sincronizados? ¿Guardas los mismos tipos de información en uno y otro? ¿No es un poco complicado mantener dos gestores GTD con las mismas estructuras?

    Lo que a mí me gustaría es tener un sistema centralizado, cuanto más sencillo mejor. En ese sentido, las posibilidades que ofrece Evernote para introducir y sincronizar datos me parecen fabulosas, pero está claro que no tiene las las suficientes funcionalidades necesarias para funcionar como gestor GTD. Por otro lado a Things le ocurre lo contrario.

    Pidiendo aún más, y esto ya es rizar el rizo, para mí sería ideal que la información se almacenara de la manera más abierta posible. Es decir, Things utiliza su propio formato de fichero, lo cual te deja un poco tirado si más adelante quieres cambiar de gestor o si, Jobs no lo quiera, Things se convierte en abandonware. Evernote resulta menos problemático porque sería fácil recuperar tus datos vía web.

    No sé, aún le ando dando vueltas al tema porque si algo se me quedó grabado del libro de Allen es que el sistema que uses para organizarte tiene que ser sencillo, divertido de usar e infalible (en la medida de lo posible). Estoy probando The hit list y hasta ahora me ha encantado, pero sufre de los mismos problemas de sincronización y apertura de datos que Things. Está claro que no existe el sistema perfecto, pero…

  35. Procrastiman
    31 marzo 2009

    Estupendo screencast,
    tenía verdadera curiosidad para ver evernote en funcionamiento en manos de un usuario intensivo, porque yo no me acabo de ver cómodo.
    Pero acabo de descubrir que la razón principal es que en el pc no veo esa distribución tan estupenda que tienes en columnas, sino una menos intuitiva con el listado de las notas arriba y las notas completas abajo. Y no encuentro la manera de cambiarla ¿alguien sabe si en la versión pc se puede hacer?

    Gracias

  36. Rafa
    31 marzo 2009

    @Esteban:

    Checa esta página, te va a ayudar mucho, de verdad te lo recomiendo…

    Es un things con la posibilidad de usarla online y offline…

    http://thn.gs

    Suerte y espero que te sirva

  37. Dr. Wasabi
    31 marzo 2009

    @szy no utilizo dos aplicaciones sino sólo una. Bueno, nadie debería utilizar más de una… En el vídeo he mostrado Evernote y Things para enseñar las posibilidades de cada uno, pero evidentemente para organizarnos con GTD sólo se utiliza una aplicación.

    @Procrastiman ummm, creo que no se puede. La versión de Windows comparada con la de Mac es un poco “el hermano pobre” y va como dos pasos por detrás en relación a funcionalidades y mejoras. Pero es cierto que no la conozco a fondo así que igual me equivoco y sí se puede hacer lo que buscas…

  38. dani Martín
    31 marzo 2009

    Genial la claridad con que lo explicas,estoy deseando que hagas mas para profundizar un poco en things y evernote..

    Gracias,

  39. JIM MCLEAN
    31 marzo 2009

    No soy usario de mac pero tus video son brillantes.
    ENhorabuena

  40. Sergio
    31 marzo 2009

    Digo lo mismo que Jim, siempre me ha encantado el Mac, pero , por motivos que sería largo explicar, siempre he usado PC salvo en dos breves etapas profesionales en empresas que lo usaban; no obstante, tu blog me gusta mucho igualmente, y me interesa sobremanera. Llegué a él a través de Menéame y de tus tutoriales sobre GTD y ahora lo estoy hojeando y ojeando en profundidad. Felicidades.

  41. dani
    31 marzo 2009

    Hola doctor;

    Tengo una duda,hasta ahora he usado icall/agenda para sincronizar con mi iphone,pero he escuchado que es jodido el tema de sincronización con things.
    El entorno de things me gusta mas que evernote,pero me recomienda este último si lo que quiero es sincronizar con iphone? De que manera se sincroniza evernote con iphone?

    Un saludo,

  42. rauldm
    31 marzo 2009

    excelente como siempre Berto! una pasasa y con estas ventajas que tiene! evernote tambien me gusta mucho aunque no lo veo tan aplicable a mi dia a dia. Estoy planteandome ya el diseño de mi tesis doctoral y lo uso basicamente para recoger ideas y demás para esto. En cambio things es buenísimo y despues de probar varios también creo que es el mejor para mi.

    no obstante tengo una duda, en tu screencast he visto que en la barra de menus tienes un icono que parece el de things, es de Things?como se pone?sirve para las quick entries?

    gracias de nuevo y estamos ansiosos de tu nuevo screencast!

  43. degt
    31 marzo 2009

    Muchas gracias por el Screencast, hasta el momento me ha ido de pelos con Evernote.

    Saludos.

  44. Dr. Wasabi
    31 marzo 2009

    Gracias a vosotros por ver y disfrutar tanto con el screencast, no sabéis lo que me alegra que los encontréis de utilidad :-)

    @dani Evernote tiene una aplicación gratuita para iPhone y iPod Touch, se sincroniza perfectamente. Yo lo utilizo a diario y si tienes uno de estos aparatos verás que todavía le sacarás más provecho.

    @rauldm ese icono representa a Typinator. No me gustaba el icono que trae de serie y le puse ese. Things realmente no tiene icono para la barra de menú.

  45. Santi
    31 marzo 2009

    @jose (#32): muy sencillo. En Things tengo creada un area de responsabilidad que se llama Temas personales, y ahí meto todo lo que hace referencia a mi vida personal.

    @jose (#25): bueno, a mí me parece que si utilizas las áreas de responsabilidad y las tags consigues reproducir bastante bien los contextos, no?

  46. dani Martín
    1 abril 2009

    @Dr. Wasabi:

    Entoncés tendré que dejar things y comenzar con evernote si quiero sincronizar con iphone,,Una pena ya que me estaba haciendo a things poco a poco…
    Podrías decirme la aplicación necesarea para sincronizar con iphone desde evernote? Sacará algún día things algún plugins para iphone? es una pena,no creen?

    Saludos,

  47. Javier
    1 abril 2009

    @dani Martín:

    Martín hay una excelente aplicación para Things en el iPhone, yo la uso en mi iPod touch y se sincroniza vía WiFi (tiene que estar la Mac en la misma red que el iPod) y ambas aplicaciones ejecutandose.

    Lo encuentras en la App Store y creo que cuesta 10 USD.

  48. Norberto
    1 abril 2009

    Berto, tengo una duda de compatibilidad respecto a la metodología GTD. En mi caso trabajo con un buzón de correos con gran catidad de mensajes. ¿Es compatible aplicar metodología GTD, directamente a mi aplicación de correos? y continuar con el resto de tareas desde otra aplicación, (tipo Evernotes). Te lo digo porque quizas me supone más trabajo enviar los distintos asuntos a una aplicación GTD, para luego a la hora de tormar decisiones tener que volver a mi aplicación de correos para realizarlas,

    Gracias por tu atención.

  49. Dr. Wasabi
    1 abril 2009

    @dani Martín:

    Además de la sincronización con WiFi, que en mi caso no me vale, sé que están trabajando en integrar Things con MobileMe, la verdad, no sé por qué les está llevando tanto tiempo.

    @Norberto:

    Yo durante tiempo utilicé el GTD con el correo, no hay ningún problema, muchísima gente lo hace. De hecho se llevan muy bien. Si la mayoría de tu actividad y tareas se generan ahí, ¡perfecto!

  50. Javier
    1 abril 2009

    @Dr. Wasabi:

    ¿Se esta trabajando en Things + Mobile Me?

    Eso sería muy bueno :-) nuevas funcionalidades añadidas a Mobile Me harán que definitivamente el próximo año renueve :-)

  51. Dr. Wasabi
    1 abril 2009

    @Javier:

    Sí, sí, llevan tiempo sobre ello, demasiado, y la gente empieza a preguntar en los foros de Things que qué pasa. Aplicaciones mucho más antiguas y en teoría competencia como Yojimbo sincronizaban ya con .Mac hace años.

    Sinceramente no sé cómo no han puesto esa característica desde el día 1. Es elemental tener sincronizado tu Things en todos los sitios donde lo tengas.

  52. Jsiwon
    1 abril 2009

    Hola Berto, tengo una duda: Si tengo metido en “@Proyectos” o “@En Espera” un trabajo llamémoslo X, que requiere un seguimiento mediante llamadas, mails, reuniones…. en el que hay que ir apuntando determinadas cosas según se desarrollen dichas reuniones, es conveniente incluir esa nueva información dentro de esa tarea que esta en una de las carpetas (en mi caso) de Evernote?? Ejemplo: Tengo que hacer un presupuesto de un suelo de parquet y lo meto en @En Espera porque dependo de la medición del jefe de obra, luego tengo que hablar con el cliente para decidir el tipo de suelo, tengo que llamar al proveedor para el precio del material, etc……… ¿Toda esta información añadida, es recomendable introducirla en Evernote o mejor en otro sitio? Yo la estoy incluyendo en Evernote porque cuando abro la tarea lo veo todo de golpe, pero me gustaría saber tu opinión. Espero haberme explicado bien.

    Muchas gracias y un saludo

  53. Dr. Wasabi
    1 abril 2009

    @Jsiwon yo lo hago como tú.

    Todo lo que requiera una acción, mía o de otra persona, es una tarea que está dentro de un proyecto. A veces son tareas independientes y en otras ocasiones dependen unas de otras, pero son “pasos” que hay que completar. En algunas tareas añadirás notas, información complementaria o similar, pero siempre que tú lo veas necesario o imprescindible para completarla.

    Espero haberte ayudado.

  54. Pablo
    1 abril 2009

    Buenas, gracias a tu increible screencast estoy empezando con things y tengo un par de problemas.

    El primero es que no se me sincroniza con ical y lo e intentado de varias formas y maneras pero nada… y la segunda es que una vez que pueda sincronizar el calendario como hariamos para ponerle una hora? Por ejemplo si yo tengo que ir al medico el 12 de abril a las 16,00 pues que me lo ponga asi en ical en vez de unicamente el dia 12 medico.

    Un saludo y excelente trabajo Dr. Wasabi

  55. dani Martín
    1 abril 2009

    Alguién podría decirme como sincronizo un macpro con things con otro macbook pro con things tb…No encuentro la opción de sincronizar,salvo ical/iphone..

    Saludos,

  56. Tom
    4 abril 2009

    Creo haber encontrado una joya. Muchas gracias Berto por compartir tan valiosa experiencia.

  57. CBrPNk•666
    5 abril 2009

    Wenas!

    Lo primero agradecerte todo está información súper útil que nos ofreces desinteresadamente y por el contrario interesante! XD!

    Ahora probando lo que nos pepones me surge alguna duda, ¿es posible exportar los datos de things(me refeiero a sin internet, por ejemplo)?

    Un saludo by CBrPNk•666

  58. Javier
    5 abril 2009

    Hola Berto.
    He seguido con mucho interés tus screencast sobre GTD (sistema que ignoraba). Tanto, que he cogido papel y lápiz para ver si podía hacer un “previo” de lo que sería organizarlo seriamente en Evernote.
    Lo cierto es que me ha surgido un problema que hace imposible su uso seguramente por falta de mayor conocimiento del método. Pensaba comunicar contigo por otro método pero igual la duda interesa a más gente. Te cuento:
    En mi caso, amén de pequeñas gestiones diarias, lo más complicado de organizar son proyectos que, a su vez, se desglosan en multitud de pequeñas tareas (unas “próximas”, otras “en espera” de que las anteriores avancen y otras “algún día” porque tardarán un año largo en ser urgentes). La cosa es que he cogido tres proyectos. Desglosándolos en tareas a resolver para colocar en el “Inbox”, me han surgido 52 tareas de cada proyecto. En total 156. En la agenda cada una aparece en una fecha, por lo que al mirar un día concreto no hay estrés, y lo “pendiente” está claro. Pero al clasificarlas según el método GTD, cada carpeta tiene tal volumen de notas que hace difícil estar revisando cada carpeta un par de veces al día.

    He pensado: la solución es fácil. Cada proyecto con muchas tareas asociadas lo convierto en una sola nota en el inbox y dentro de la nota genero un montón de “To do checkbox” donde voy “clickando” según acabe. De este modo el volumen de notas es manejable. Tampoco sirve, dado que entonces, como cada proyecto tiene muchos “To Do” que siguen pendientes, la nota nunca cambiaría de lugar (carpeta).

    La cuestión es si me plantea ese problema con sólo tres proyectos (que se desglosan en muchas tareas) si meto 3 más y todos los temas personales, cada carpeta Próximo, Proyecto y En Espera, tendría una cantidad de notas imposibles de manejar ¿no?

    Por último, he pensado, como sugieres, meter etiquetas con fechas y filtrar por ellas para que la información que manejo no sea descomunal pero… de hacerlo así… la diferencia con una agenda electrónica convencional empieza a ser mucho menor.

    Es evidente que algo planteo mal. Pero ignoro qué. Seguro que mis dudas son las mísmas que las de muchos después de seguir tu interesante tutorial. ¿Alguna solución?

    ¡Un saludo!

  59. Dr. Wasabi
    6 abril 2009

    @CBrPNk•666 Toda la información de Evernote está copiada en tu disco duro. Aquí están las instrucciones para hacer un backup y recuperar esos datos (para Mac).

    @Javier con ese volumen de tareas Evernote no parece ser la mejor aplicación, al menos así lo veo yo. Yo empezaría a mirar otro tipo de aplicación, quizá un Remember the Milk o un Things, que muestran las tareas de forma más concisa y la lista, por grande que sea, ya es más manejable que con Evernote.

    El proceso de revisión tiene que ser súper ágil, nadie como tú sabe la prioridad o status de cada tarea. Igual tienes que asumir dedicarle 10 minutos por la mañana y 10 por la tarde. De forma inflexible. Echa un ojo a este post donde doy algunas otras pistas sobre GTD.

  60. dani Martín
    6 abril 2009

    Dr wasabi,
    Como sincronizo dos mac con things?, no veo la forma..

    Un saludo,

  61. guille23
    11 abril 2009

    muchas gracias Dr. por esta serie screencast sobre GTD, que me ha aclarado alguno de los conceptos confusos que tenía.
    soy usuario de Evernote y estoy probando Things, que me parece muy bueno, pero con una “pega” para mi trabajo muy importante: no sincroniza.
    al espera de tus nuevos artículos y screencast sobre el tema, un saludo

  62. Kyo
    13 abril 2009

    Parafraseando a Elizabeth Barrett Browning: “How do I thank thee? Let me count the ways”.

    Lo primero, agradecerte que me hayas descubierto el GTD. Has logrado que una persona organizada lo sea aun más eficazmente. Después de dos semanas aplicándolo he llevado a cabo buena parte de las tareas que tenía pendientes desde hace meses.

    Lo segundo, agradecerte que me hayas descubierto Evernote. Desde que he pasado a ella buena parte de mis proyectos, ya no tengo que preocuparme de si accedo a ellos desde el mac o el pc, y no me vuelvo loca pensando si estoy trabajando o no en la última versión.

    Por supuesto, utilizo Evernote también para el GTD por las mismas razones, y he solventado el único inconveniente que le he encontrado, que no avisa del vencimiento de fechas, anteponiendo la fecha al título de la nota (ej: 20090413_). De ese modo me aparecen por orden, y aunque el sistema es un poco chapucilla, me apaño.

    ¡Leches!, si es que incluso tengo que agradecerte que a través de tu blog he aprendido a limpiar el teclado del mac, que como switcher reciente no me atrevía a hacerle nada por si lo estropeaba…

    Un saludo, y disculpa lo largo del comentario

  63. Dr. Wasabi
    14 abril 2009

    @Kyo muchas gracias a ti y me alegro muchísimo que lo hayas encontrado útil. Ésa es la idea, que sirva de pequeña ayuda a la gente. Hay que seguir mejorando ;-)

  64. Elias
    14 abril 2009

    Yo te quiero preguntar, con qué software realizas los ScreenCasts? Gracias!

  65. Dr. Wasabi
    14 abril 2009

    @Elias los hago con una aplicación para Mac llamada Screenflow. La verdad es que es muy sencilla de utilizar y da buenos resultados.

  66. rromeral
    21 abril 2009

    Yo actualmente utilizo Actionastic para mac, la hay para linux también. Es muy sencilla y es mecanismo GTD puro. Siempre me sorprende que nadie la mencione nunca como una alternativa.

  67. Cheluis
    22 abril 2009

    Gracias Berto,

    Un truco que you uso es el usar Evernote solo para crear las entradas de inbox cuando no estoy enfrente del Mac. Como Evernote sincroniza de miedo, lo puedo hacer desde mi iPhone, desde cualquier PC, etc.

    Luego, cuando llego a casa, copio las entradas del inbox de Evernote en Things y las organizo siguiendo el resto del procedimiento.

    Un abrazo,
    Cheluís

  68. Jorge
    6 mayo 2009

    He descubierto GTD y Evernote gracias a este blog. Creo que está muy bien organizado y que destila mucho conocimiento útil.

    Empecé a aplicar GTD y usar Evernote (por la posibildiad multiplataforma que ofrece: Mac OS X en casa, Windows por desgracia en el curro),

    pese a que tiene limitaciones respecto a Things. Pero para mis usos actuales me va de maravilla,

    incluso he hecho mi propia adaptación de GTD y me he creado las carpetas

    TODAY.AM y TODAY.PM

    para redistribuir mis tareas en “mañana” o “tarde” ya que para mí son dos espacios muy diferenciados en mi trabajo.

    Saludos y ánimos con este blog tan interesante

    Jorge

  69. Jean Carlo Schechnner
    9 mayo 2009

    Para los que quieren sincronizar Thinks entre 2 macs ya el Dr publico un articulo sobre eso http://thinkwasabi.com/2009/04/07/things-the-hit-list-varios-macs/

    Saludos

  70. moski
    9 mayo 2009

    Hola a todos,

    Quizás es una pregunta tonta, pero creo que habrá más gente con la misma duda.

    Estoy probando Things y Evernote antes de comprarlos, y comprar con cual me manejo mejor desde el mac e iphone. La verdad es que me gustan mucho los dos, y al ser gratuito Evernote quizas tiendo un poco mas hacia este ultimo.

    Mi problema son las fechas. en mis tareas necesito recordar que dentro de x dias tengo que llamar a ese cliente, o tengo que chequear algo. Incluso tareas repetitivas que necesito recordar cada mes, como Facturar (cosa que veo Berto que siempre dejas en “algun dia” :D )

    Hacerlo en Evernote lo veo casi imposible, ya que ponerle un Tag con la fecha no es la solución. Con este metodo tengo que poner cada dia ese tag para ver que nota me salta, no me parece lo mejor para el dia a dia.Things lo tiene muy bien eso.

    Para mi things le falta el poder incluir capturas, fotos, y poder mandar por email. La verdad que una union de evernote y things daria el programa perfecto , al menos para mi.

    Como solucionais vosotros el tema de las fechas en evernote?

    Gracias

    • Dr. Wasabi
      10 mayo 2009

      Realmente el GTD no trabaja con fechas o alarmas. La carpeta “Próximo” es suficientemente flexible para saber realmente lo que has de hacer “próximamente” y es en la Organización y sobre todo en la Revisión cuando te aseguras que no se escapa nada.

      A Things le faltan muchas cosas, sin duda, pero si estás buscando poder incluir toda esa información creo que te va a Resultar más interesante Evernote. Things está concebido para gestionar tareas, no información.

  71. Pank
    19 mayo 2009

    Berto, muchas gracias por tu dedicación y por traspasar tus conocimientos.

    Te cuento que desde hace un tiempo tenía en mis “algún día” revisar este screencast para intentar dilucidar un punto que me ha causado problemas con la dupla Evernote-GTD. Lamentablemente, entiendo que por problemas de espacio/tiempo, sigo con la misma duda.

    La respuesta que busco, al igual que indicaba Javier en el comentario 58, es como incorporar los proyectos dentro de este arreglo.
    ¿Definir un notebook para cada uno y llenarlos de notas/tareas?
    ¿O sería mejor definir etiquetas para cada proyecto? .
    En cualquier de ambos casos, como hacer para que convivan acciones y material de referencia de cada uno de esos proyectos.

    Si tienes alguna idea, estaría doblemente agradecido.

    Ah, y para aportar algo también.
    Sobre el tema de las fechas (aunque personalmente prefiero el calendario Google) se podria manejar usando 2 grupos de etiquetas: una tipo “gtd-dìas”, que contendrìa solo numeros del 1 al 31 (ej: gtd-dia01, gtd-dia02, …etc); y otro grupo de etiquetas con meses (gtd-mes01,… gtd-mes12). Luego si una nota tarea debe hacerse al 10 de noviembre, asignarle las etiquetas gtd-dia10, y gtd-mes11. Luego puede usarse los filtros para buscar un día particular.

    Saludos cordiales

  72. rodrigo | prood
    27 mayo 2009

    Berto, muchisimas gracias por todo el trabajo que estas haciendo y por guiarnos en el buen caminio

    Ayer tuve tiempo prara ver tus screencast y hoy ya me he puesto a placicar el metodo GTD con el Things, y la verdad es que es una gozada

    Aun me falta mucho, peor si que es verdad que uno se siente mejor viendo que los objetivos se van cumpliendo y tachando

    Ya te contare mas cosas

    Un saludo!

    • Berto Pena
      28 mayo 2009

      Muchas gracias, me alegra que lo encontréis de utilidad y eso ya es suficiente recompensa :-) Trabajaré duro para ir mejorando y aportando más.

  73. Carles Caño
    16 junio 2009

    Para poner fechas en Evernote como etiquetas, es mejor ponerlas de forma inversa a como hacemos nosotros. Por ejemplo, 2009-03-30 en vez de 30-03-2009. De este modo saldran ordenadas de más antiguas a más recientes (porque hace ordenación ASCII, creo).

    Vamos, lo que comentaba Kyo pero sólo para etiquetas de fechas.

    También podrían ponerse fechas incompletas cuando no se sabe con exactitud el día o mes de vencimiento. Por ejemplo, 2009-10 para octubre de este año; 2010 para el año siguiente, etc.