Pon orden en tu Bandeja de Entrada

Creo que en todos los años que llevo utilizando correo electrónico me he encontrado con dos tipos de personas: los que utilizan varias carpetas en su Bandeja de Entrada para clasificar los mensajes y los que no. Yo durante mucho pertenecí a este último grupo. Prefería tener todos los correos (por muchos que fueran) en un mismo sitio. Esta pequeña guía (inspirada en algunos posts de 43 folders) explica cómo ordenar mediante carpetas el jaleo de correos de nuestro Inbox.

Estas son las subcarpetas en las que podríamos clasificar nuestros mensajes:

• Bandeja de Entrada/Inbox. Mensajes que han llegado y que todavía no hemos tenido tiempo de leer/clasificar.
• Responder. Mensajes que requieren una pronta y breve respuesta, a los que podemos contestar sin consultar o buscar nada. Generalmente son confirmaciones del tipo “Ya le llamaré yo” o “nos vemos allí” o similares, casi como si fueran SMS. Los podemos responder “todos de una vez” dedicándole un tiempo determinado: al final de la mañana o de la tarde.
• Acción. A diferencia de los anteriores, estos mensajes requieren que hagamos algo para responderlos: adjuntar una hoja de cálculo, un presupuesto inacabado o simplemente buscar algún fichero. Nos llevarán más tiempo.
• Espera. Mensajes para los que tú esperas que te envíen algo. Un presupuesto que te prometieron para mañana, el boceto de un web o una presentación para la semana que viene. Son las cosas pendientes que “otros te deben”. Opcionalmente, si alguno de los mensajes es muy urgente, puedes marcarlo con un flag con tu programa de correo.
• Archivo. Mensajes que no vas a utilizar en ese momento o que no requieren respuesta, pero que guardan información que necesitarás en un futuro. Por ejemplo la confirmación de la compra en el Apple Store o información sobre tu login en Flickr o una cuenta que hayas abierto en otro web.

Una recomendación que yo me apliqué hace unos meses: no fijemos el tiempo de comprobación de nuevos mensajes en 1 ó 2 minutos. Cada vez que vemos un correo nuevo supone una interrupción en el otro trabajo que estemos haciendo. Luego tenemos que volver, centrarnos e iniciar nuevamente la tarea. Es mejor (si se puede) dedicar un tiempo determinado al correo. Por ejemplo los primeros minutos de cada hora, o los últimos.