12 preguntas incómodas sobre las reuniones que conviene hacerse

En toda nuestra vida tenemos miles de reuniones. Asistimos, las padecemos, nos quejamos, pero seguimos adelante con la siguiente… que será igual de mala o peor. ¡Hay tanto que ganar si se hacen bien! Pero hay que empezar el cambio. Hoy. Ahora.

A lo largo de mi carrera profesional he perpetrado montones de reuniones. Auténticos atentados contra la inteligencia y la productividad de los que asistían. Lo hice sin maldad, claro. Principalmente por falta de experiencia, por desidia, por mediocridad, y por desconocer lo que nos podían haber dado si se hubieran hecho bien.

Te invito a leer de un modo distinto esta lista de preguntas que viene a continuación. No las leas sin más. Intenta proyectarlas y contraponerlas con las reuniones que tienes cada día. Sé honesto. Sé brutalmente honesto…

1.

¿Por qué de entrada tienen que durar como mínimo una hora?
Un día serán 20 minutos; otro 45 minutos… La duración la ponen los contenidos y el formato, no una aplicación que de entrada te dice que durará 60 minutos.

2.

¿Por qué no llevamos un presupuesto y contabilidad de lo que nos cuestan las reuniones?
Convocar una reunión es gratis, pero celebrarla no. Al cabo del año la cifra que pagamos por todas ellas es astronómica. Y la paga un equipo, un departamento, una empresa.

3.

¿Por qué a más asistentes tenemos la sensación de que vamos a sacar más de la reunión?
Más personas significa más dificultad en el debate, más distracciones, decisiones más lentas… y sobre todo más personas alejadas de su mesa sin hacer su trabajo.

4.

¿Por qué los primeros minutos se despilfarran explicando el motivo de la reunión?
Con una buena convocatoria (agenda+objetivos+tareas previas) podemos empezar a abordar el problema desde el minuto 1.

5.

¿Por qué esperamos a los que llegan tarde, retrasando el inicio de la reunión?
Se premia al que lo hace mal, se penaliza al que estaba a la hora, y se altera el inicio y transcurso de la reunión.

6.

¿Por qué no se controla el tiempo de la reunión reloj en mano?
A más tiempo, reunión más larga y más cara. Y lo más importante: menos tiempo REAL de trabajo para todos los asistentes.

7.

¿Por qué aceptamos que alguien mire su Whatsapp o su Email mientras otro habla?
No es ya que sea una falta de respeto, sino una zancadilla a la reunión, su tiempo, sus objetivos, y su resultado final.

8.

¿Por qué al llenar nuestro calendario con reuniones nos sentimos bien?
Debería ser lo contrario, pues significa que esa semana te irás más tarde a casa… o que podrás hacer menos cosas.

9.

¿Por qué en una reunión tenemos la sensación de estar trabajando mucho?
En una reunión no se trabaja, se habla de trabajo. El trabajo es eso que físicamente se hace al salir de la sala.

10.

¿Por qué ningún jefe o directivo tiene reuniones para mejorar las reuniones?
En las empresas se habla mucho de trabajo, pero muy poco de cómo mejorar el trabajo.

11.

¿Por qué todo el mundo se queja de las reuniones y luego no hace nada por mejorarlas?
«Yo no soy jefe, a mí es que me convocan»; con ese pretexto ya tengo para tirar una temporada pero mientras sigo despotricando.

12.

¿Por qué muchas reuniones se mezclan con la comida?
Se termina hablando de todo menos del motivo de la reunión. Hacia el final, ya por el segundo plato, se tocan los temas de forma precipitada y chapucera.

Yo no me quedo con que la mayoría de las reuniones son un desastre. Tampoco con que «es difícil mejorarlas». Me quedo con que con poco que las mejoremos, la ganancia global es monumental. Claro que no son tantos los que lo ven y se lo toman en serio.

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Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • aitor

    Hola Berto,

    Aunque hasta ahora no he escrito antes en tu web, la sigo desde hace tiempo y tomo notas de mejora para mi día a día. Enhorabuena por el trabajo que realizas y por darla a conocer.

    Totalmente de acuerdo con los puntos que comentas. Y, tengo una duda respecto al punto 5, la puntualidad. Últimamente yo soy de los que dan comienzo a la reunión a la hora con las personas que estamos, sinplemente por respeto a las personas que llrgan puntual. Pero, luego nos encontramos haciendo una breve pausa y explicando lo hablado con las personas que llegan tarde. No sé cuál es tu opinión al respecto, qué estrategia utilizas, etc.

    Un saludo,
    Aitor.

    • Gracias Aitor!

      Hay que ver cada caso pero en general yo sugiero esto: empezad sin ellos y cerrad la puerta. El hecho de que lleguen tarde y hacerles luego un resumen transmite el mensaje de “no pasa nada, luego me cuentan lo que me he perdido”. Cerrando la puerta transmites otro mensaje totalmente opuesto. Ya verás cómo el próximo día sí están a la hora.

      Es drástico, lo sé. Pero en ciertas cosas colectivas ya hemos tenido bastantes paños calientes. Es, como digo, mi opinión :-)

      • Aitor

        Gracias por los consejos.
        Comenzaremos a implementarlos poco a poco ;)
        ¡Buen día!

  • Ay Berto, Berto…
    ¿todavía no te has dado cuenta que en muchos lugares mantener reuniones y reuniones es la mejor manera de enmascarar que no se hace nada? Es la excusa perfecta para no entregar productos, no hacer tareas… y así ‘perder el tiempo’ sin que se note.

    – Uy, no puedo. Tengo una reunión…
    – No. Imposible. Ahora no puedo, estaré reunido.
    – Ni hablar. Será una reunión larga.

    En fin…

    • Sip, desafortunadamente es el día a día de muchos. Alguien que actúa así no tiene el problema en las reuniones, sino en otro sitio. No me interesa esa gente ni esos equipos.

  • Me ha pasado con algunos clientes algo particular con las reuniones, que es dar los primeros 5 / 10 minutos de la reunión para darle tiempo a la gente para ponerse al tanto de lo que se va a hablar/discutir. Al principio me pareció raro, pero luego, si todos lo usan es cómodo.

    Esto sirve para sesiones de trabajo y no tanto para presentaciones de producto o de algún tema, obviamente. Además, al principio, me pasaba que llevaba el tema preparado y me molestaba ver que otros no lo tenían, pero si nos alineamos todos en la idea es una manera interesante de trabajar.

    Simplemente era compartir esta experiencia.

    Saludos y gracias por la información brindada.

    • Es útil, sin duda. Pero yo buscaría una fórmula para hacer eso mismo sin tener que utilizar los primeros minutos de la reunión. Un día no pasa nada. Al cabo del año el ahorro es enorme. Pero, como todo en Productividad Personal, son pautas. Cada uno debe ver qué necesita. Ahora bien, yo recomiendo eso.

      Gracias Lucas!

  • Flames

    Justo hoy he tenido una de las peores “aberraciones” de una reunión:

    Llegan los “participantes” y uno dice “¡ah! voy a llamar a fulanito a ver si se acerca y así podemos hablar con él, que seguro que no anda lejos…”. A veces es alguien que estaba previsto que estuviera en la reunión (y no se le avisó) y otras una simple ocurrencia de alguno.

    El día que quiera fastidiar a alguien le haré algo parecido.

    • Gracias! La pongo en mi top personal de cagadas en torno a las reuniones. ¡Vaya figura! En fin… hay que seguir trabajando para mejorarlas, yo no pierdo la fe! :-D

  • Nacho A.

    Una aportación, utilizar http://www.worklife.com, esto cambia la forma de hacer las reuniones. ;-)

  • Manu

    Buen post, Berto

    Mi aportación: en nuestra cultura las reuniones son para hablar de cosas, no para decidir nada. Las decisiones las toman los jefes de los asistentes DESPUÉS de la reunión.

    Por eso cuando convoco suelo incluir la fórmula “para decidir…”, así nadie puede alegar desconocimiento y parar a posteriori lo que se ha acordado.

    Un abrazo

    • Gracias Manu. ¿Sabes lo que creo que deberíamos tener todos antes de empezar a trabajar? Una asignatura de reuniones… Cuántos males se corregirían con conocimiento…

  • Brenda Vargas

    Hey hola estoy leyendo tu libro es muy bueno!
    tengo algunas dudas, no se si me puedas responder?
    me gustaria mucho :)