10 trucos para etiquetar de forma inteligente

Etiquetas, tags, etiquetas, tags… Parece que todo gira en torno a ellas y no hay servicio web o aplicación moderna que no las incluya como una de sus características más importantes. Están ahí para ayudarnos, para hacer más sencilla la tarea de filtrar y encontrar la información más importante, sin importar el momento en el que la necesitamos.

Pero, son también, un arma de doble filo. Si no las gestionamos con un poco de inteligencia y orden podemos generar un caos tal que convertirá en bueno aquello de “es peor el remedio que la enfermedad”. Ahí van algunas recetas o trucos para gestionar y organizar con éxito nuestras etiquetas, sin importar la aplicación o web donde las utilicemos.

1Antes de etiquetar, planifica mínimamente

Flaco favor te vas a hacer a ti mismo si te dedicas a etiquetar a lo loco. Especialmente para aplicaciones que tienen que ver con la gestión de tu información personal (Gmail, Evernote o Things, por ejemplo) conviene coger lápiz y papel y escribir una pequeña lista o diagrama con las etiquetas que vas a necesitar para ordenar toda tu información.

Tomarnos la molestia en hacer esto no es para nada excesivo, créeme, cuatro o cinco minutos dedicados a una sencilla planificación pueden ahorrarte muchos dolores de cabeza a posteriori. Una mala estructura de etiquetas suele inutilizar su potencial y verdadero valor… la razón por la que fueron inventadas.

2Utiliza un número reducido de etiquetas

Debido a una mala planificación solemos utilizar nombres de etiquetas sin ton ni son. Eso equivale a multiplicar sin control el número de etiquetas de tu aplicación y emplear más tiempo buscando lo que necesitas. Serás menos productivo, justo el objetivo opuesto al que perseguimos. Reduce tus etiquetas a un número contenido que, idealmente, incluso puedas recordar de memoria. Al menos las más importante.

3En el etiquetado utiliza el lenguaje natural

Utilizar un lenguaje abreviado o críptico no suele ser una buena política de etiquetado. Es mejor emplear palabras o expresiones fácilmente memorizables, nemotécnicas, de las que te puedas acordar días y semanas después.

No tengas miedo a poner etiquetas largas. La totalidad de los servicios web y aplicaciones que las soportan ofrecen también una función de autocomletado, con lo que no tendrás que escribirlas de nuevo.

Múltiples etiquetas

Combinar dos etiquetas ayudará a discriminar mejor la información, pero no abuses

4Crea etiquetas compuestas, de dos palabras

Precisamente hilando con el punto anterior, una buena idea puede ser utilizar etiquetas compuestas, a modo de nombre_apellido. Yo suelo utilizar (quizá por manía) el guión bajo pero evidentemente puedes utilizar cualquier otro símbolo.

Por ejemplo utilizar el formato “compras_música”, “compras_software”, “compras_subastas”, etc. te ayudará a agrupar e identificar posteriormente aquellas cosas relacionadas con las compras (su “nombre”) y a qué tipo de compra se refiere (su “apellido”).

5Utiliza símbolos para las más importantes

Otro de mis hábitos es ponerle, a las etiquetas más importantes, un símbolo delante del tipo @, #, _. De este modo, si la aplicación que utilizas ordena tus etiquetas por orden alfabético, siempre tendrás a mano, bien arriba, esas etiquetas que han de destacar sobre el resto.

En este sentido otro truquillo que nos puede ayudar es alternar y combinar las mayúsculas con minúsculas. La ventaja de las mayúsculas es que destacan claramente sobre el resto, empléalas para los tags más importantes. Por ejemplo: !REVISAR, !IMPORTANTE, @URGENTE, etc.

6Crea siempre una etiqueta comodín o neutra

Hay determinadas cosas que por su naturaleza son difíciles de clasificar dentro de algunas de las etiquetas que ya tienes, o bien porque en el momento de asignarle una no sabes cuál ponerle. La tentación y la vía fácil es crear una nueva. Pero si hacemos eso mismo cada vez que se nos presente este problema, romperemos la regla fundamental de mantener un número conciso y caeremos en el error de multiplicar etiquetas. Desorganización, caos e improductividad.

De tal modo que crear una única etiqueta tipo “cajón desastre” donde poner aquellas webs o conceptos inclasicables, puede ser una buena idea. Puede ser un @Cajón o un Cosas_mixtas. Tú decides.

7Etiqueta con criterio, tómate cinco segundos

Por fin has encontrado una web que tiene la información que estabas buscando para un importante proyecto en el que estás trabajando. ¿Vas a etiquetarlo a la ligera y a todo correr? Tómate cinco segundos y pregúntate exactamente dónde debe de ir. Es un sencillísimo ejercicio que te evitará tener luego que bucear por decenas de entradas sólo por haberlo hecho de prisa y corriendo. De nada sirve etiquetar una información si luego no te vale para encontrarla.

Caracteres en tus etiquetas

Siendo un poco creativos podemos hacer que unas etiquetas destaquen más que otras

8Si alguna etiqueta corresponde a una tarea, destácala

No es lo mismo etiquetar y almacenar una web para que va a servir de eventual futura referencia que etiquetar otra que vamos a tener que revisar o estudiar de forma inmediata, porque está ligada a una tarea o a un proyecto urgente. Esa información debe destacar sobre el resto con claridad, y tienes que poder encontrarla con muchísima facilidad.

Ponerle caracteres especiales delante, para que siempre aparezca en primer lugar, y además mayúsculas, puede ser una buena idea. Por ejemplo: !!!PARA_Hacer !!!PARA_Leer !!! PARA_Revisar o similares… ahí cada uno que elija la nomenclatura que más le ayude.

9Revisa y vuelve sobre lo etiquetado

Evidentemente no podemos revisar las miles de referencias que tenemos en delicious, por poner un ejemplo. Pero sí lo podemos (lo debemos hacer) sobre elementos importantes o tareas que están en Evernote o Things o la aplicación que utilicemos para gestionar nuestra información y tareas.

Esos eventos o tareas no son inmutables y cambian de estado, prioridad o categoría con el tiempo. Si queremos que el sistema de etiquetado complemente y refuerce nuestro método de organización personal, tenemos que volver sobre ellas y modificarlas si es necesario.

10Utilízalas si las necesitas, y si no… deséchalas

Hay gente que trabaja perfectamente con Evernote o Things sin etiquetar nada. Opinan que el proceso de etiquetado es un trabajo innecesario y que con las carpetas o los buzones es suficiente. ¡Perfecto! No hay que utilizarlas porque sí. Hazlo si realmente te ayudan a ser más productivo y organizado. De otro modo, cárgatelas de un plumazo. Porque si no te valen a ti, no sirven para nada. Son sólo un complemento, no el fin.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Soy un recien llegado a tu blog ^^ no la conocia T.T
    pero he leido varios articulos y son muy buenos, el que esta relacionado con google reader me parece increible, llevaba ya tiempo usandolo, pero al leer tu post he descubierto cosas que no sabia. Y ahora tenia un problema con los Feeds, y era que al hacer una 1ª lectura rapida marco varios post de blog en favoritos pero acumulo a lo largo del dia pues unos 50 en favoritos y eso es de locos; y desde hace unos dias llevo etiquetando pero no sabia muy bien como hacer de una manera agil para mi.

    Un saludo y felicidades por tu trabajo.

    • @nazca ante todo muchísimas gracias por venir por este blog, realmente yo no escribo para mí, sino para que sirva de ayuda e interés a otros :-D Y no sabes lo que me alegra que encuentres útiles los artículos. Seguiré dándole caña y si puedo serán mejores.

  • the_britguy

    Superfan de sus “tardes relajadas”, Dr. ;-)

    Las etiquetas son mi punto débil ya que llevo poco tiempo utilizando aplicaciones que las incorporan, soy de la vieja escuela de las carpetas (¡horror!).
    Reflexionaré con estas claves a ver si puedo mejorar mi uso de las famosas “tags”.
    ¡Muchas gracias por su empeño de ser útil a los demás!

  • Maria

    Muy bueno Dr .

    Yo guardo cada uno de tus articulos en evernote .Fue una aplicacion que no conocia y la verdad es que ahora soy un adicto .Hace dos dias que compre la version premium y creo que me he vuelto un enfermo de evernote .Todo , todo , todo va a esta maravillosa aplicacion .

    Gracias Berto .Por la pasion con la que haces las cosas .

  • Alfonso

    Esto tiene que ser muy productivo, pero me da una pereza etiquetar mi vida……….. Pero muy currado de todas formas!

  • LaNani

    Un gran acierto la forma de exponer el problema de etiquetar .

    Gracias Dr .

  • @Dr. Wasabi:

    muchisimas gracias por contestar! tu blog esta ya en mi cuenta de google reader.
    porcierto descubri tu blog de la mano de José Mendiola en una mencion de su ultimo post en http://www.movimaniac.com/2009/04/la-blackberry-como-paradigma-del-gtd.html

    PD: te sigo ya tambien por twitter :P

  • XabiK

    @Dr. Wasabi:
    Muchas gracias por este post (y por los de estas semanas pasadas: ¡estás sembrado!)

    Me has dado muy buenas ideas para el etiquetado: yo lo utilizo sobre todo en Gmail, aunque me ‘tengo que poner’ y usar una solución de etiquetado en Mac OS X (¿recomiendas alguna en especial?)

    Sin embargo, difiero de tus consejos en el punto 4: ‘Etiquetas compuestas’; prefiero utilizar etiquetas ‘atómicas’ (si se me permite), y en vez de “compras_software”, usar a la vez “compras” y “software”. Así se usan muchas mas etiquetas, sí, pero se pueden reusar uniéndolas, como por ejemplo: “software” y “passwords”, o “compras” y “viajes” (es casi, casi, como los diagramas de Venn)

    Por cierto, un sitio muy bueno sobre etiquetado en Mac es: http:\\tagamac.com

  • Excelente artículo, ultimamente he estado etiquetando muchas cosas para conseguirlas rapidamente y el consejo de ponerle pocos tags a algo es muy importante, he estado haciendo depuración en mi cuenta de delicious por eso mismo, le he puesto un monton de tags innecesarios a algo que con solo dos o tres se consigue rápido.

    Por cierto, te sigo en Twitter :)
    Saludos.

  • Magago

    Haces que todo parezca tan lógico y práctico que invita a experimentar.
    Enhorabuena y gracias por seguir dando estas pinceladas tan utiles.

  • Siwon

    Hola Berto, aunque no sea este el post más adecuado por tratarse sólo del tema de tags, me gustaría saber tu opinión acerca de la aplicación “Remember de Milk”, ya se que es una entre un ciento y que tu preferida es “Things” (a nadie le queda duda de eso, verdad, :- D) Te lo pregunto ya que estoy leyendo que bastante gente la usa, y se decantan por ella por la particularidad de la sincronización el el móvil.

    Un saludo, y como siempre, un post realmente bueno

  • tepito87

    Buahahaha muchos diran que no es ni cercano la comparacion pero pienso que serias como un Steve Jobs a nivel blog, solo un pequeño consejo es cuestion de aplausos, ser alabado y enaltecido al mas preciado de los tronos. Son buenos tus consejos y de verdad que para muchos iniciadores seras su mesias por el sendero maquero.

    La verdad pienso que el titulo debio haber sido 10 consejos no 10 trucos ya diras tu que tanto de correcto estoy yo y tu estas por que eres el mero mero.

    Y algo que llevo pensando decir desde leer tus ultimos post es que en realidad no deseabas dejar este blog y otra es que en realidad tu blog debio dedicarse al mundo GTD, admiro la manera en que explicas las cosas haciendo que todo sea tan sencillo de entender. Suerte y sigue con los c-o-n-s-e-j-o-s

  • @Siwon Remember the Milk es una opción muy, muy buena que en efecto utiliza muchísima gente y que ofrece todas las ventajas de ser una aplicación web. Yo la utilicé, y sigo teniendo una cuenta ahí, pero no me acabé de adaptar a su sistema. Tenía pendiente hablar de ella en un artículo en profundidad, porque tiene cosas muy buenas. (Recuerda que la app para el iPhone cuesta $25 al año.)

  • Anonimo

    Hola para el cajón de sastre suelo usar una etiqueta mejor: miscelánea, o mejor miscelanea, o mejor misc. También puede ser usada trabajando con carpetas, por ejemplo en Documentos.

    Dr. Wasabi, a qué mail me puedo dirigir para hacerte llegar sugerencias más personales, no por ello indecentes : ) ??

  • Mikael

    @Dr. Wasabi: Berto a lo mejor me salgo del guion pero me ha parecido tan bueno el ultimo screencast que si tengo que pagar una entrada como en el cine lo hago sin dudarlo .A ver si algun dia le puedes dedicar un screencast para evernote y otro para things en profundidad ..

    Yo soy un fan de las dos aplicaciones pero lo de evernote ha causado un furor enorme y yo en los foros que visito americanos , es una de las aplicaciones Top ten .

    Lo dicho .Muchas gracias Dr.

  • @Mikael Gracias a ti y a vosotros! Si quieres escribirme me encontrarás en berto arroba thinkwasabi punto com Aunque te pido paciencia con el correo, tengo un montón atrasado :S