10 Pistas Básicas para Convertir tu Mac en un Arma Productiva

ProductiviMac, así es como he bautizado yo a la Productividad-en-el-Mac. Es un matrimonio perfecto, la Productividad con mayúsculas y el Mac se llevan muy bien, pero siempre se puede mejorar.

Ahí va un decálogo a modo de pequeñas píldoras y recetas que nos pueden ayudar a mejorar nuestro trabajo diario en el Mac. Alguna hay que vale para cualquier sistema operativo o entorno, la verdad. Algunas de las pistas os resultarán más evidentes, otras hasta de perogrullo y otras tienen más miga de lo que parecería a primera vista. Te invito además a compartir tus pistas de “ProductiviMac” en los comentarios.

1Ten a mano una aplicación para capturar ideas

¿Cuántas ideas tienes al día? ¿Y a la semana? ¿Y al año? ¿Las recoges todas o dejas que se pierdan por el camino? Haz justicia a tu creatividad y no dejes escapar tus ideas, no importa si son pequeñas o grandes ideas, son tuyas y si no valen para hoy pueden ser oro puro mañana mismo o dentro de un año. Puede estar relacionado con tu entorno profesional o personal, o quizá tenga que ver con un proyecto que te gustaría emprender. Anótala y déjala macerar, es tu idea y ha salido de ti.

En ThinkWasabi “no paro de hablar” de Evernote, una herramienta que para estas cosas… es sencillamente formidable. Pero ni mucho menos es la única alternativa ahí fuera. Vale un trozo de papel, una aplicación web, un documento de texto o un simple .txt. Sólo que hacerlo en una aplicación siempre nos permitirá luego realizar búsquedas, transferir a un correo, ordenar las ideas más eficazmente… No es el Inbox de tu GTD, ojo. Es un gran cajón donde van a parar tus ideas… porque todos las tenemos, ¿no?

Email

Tener permanentemente abierto el email a veces va contra nuestra productividad

2No te obsesiones revisando el mail cada tres minutos

Salvo que trabajes en un entorno de soporte al cliente por email… ¿de verdad necesitas tener siempre abierto tu cliente de correo? Lo único que conseguirás es mirarlo de reojo o que un correo inoportuno te interrumpa justo cuando estabas concentrado en tu presentación, en tu hoja de cálculo o en tu Photoshop.

Si vas a hacer (y completar) un trabajo, cierra el correo durante un tiempo. A veces es una distracción gratuita de la que nos podemos deshacer fácilmente, aunque sea por una o dos horas. Los mensajes seguirán estando allí para cuando termines tu tarea.

3Ojo con las “aplicaciones festivaleras”

Si la llegada de correos nos despista, qué me decís de las aplicaciones que yo llamo “festivaleras” y que son terreno abonado para la destrucción de nuestra productividad: iChat, Adium, Twitter… Twittear es genial, yo lo hago mucho. Cuando tengo que contar o comunicar algo o cuando necesito liberarme y soltar alguna tontería. Pero tenerlo abierto siempre o cuando vamos a acometer una tarea que requiere concentración, es como ponernos zancadillas a nosotros mismos. Si de verdad quieres completar tu tarea hazte un favor y cierra esas aplicaciones durante unos minutos, o unas horas.

4La música para concentrarse, no para despistarse

He dejado de utilizar aplicaciones como Coversutra, CoverStream o Bowtie porque eran una fuente inagotable de despistes. Al menos en mi caso. La carátula ahí, bien bonita en el Escritorio queda muy bien, el reproductor es precioso… pero no paraba de cambiar de canción o buscar nuevos temas para reproducir. Entonces me dije: ¿pongo la música para que me ayude a concentrarme o me dedico al negocio de los DJs? Más bien lo primero.

Coversutra

Estas aplicaciones son una maravilla visual, pero a veces nos despistan mucho…

Al final he sustituído estas aplicaciones por Quicksilver, desde donde también puedo buscar en la música de mi iTunes y no lo tengo delante todo el tiempo. Arranco un disco e inmediatamente me pongo a trabajar. Porque se supone que éso es lo que persigo, ¿no?

5Ten siempre a mano papel y un bolígrafo

Aunque soy partidario de trabajar con aplicaciones y gestionar tareas e ideas en digital, jamás me separo de un bloc de notas y un paquete de notas adhesivas. Siempre los tengo junto a mi teclado. Me llaman y tengo que anotar un número de teléfono o un contacto, dibujo pequeños diagramas rápidos con ideas o esbozos de un diseño, etc. Son un complemento genial para tu productividad… y muy barato.

6Apóyate en las herramientas del sistema

En seguida nos lanzamos a instalar como locos aplicaciones de terceros, las compramos, las fusilamos desde un torrent… lo que sea con tal de instalar compulsivamente. Pero ¿de verdad le sacamos todo el partido a las aplicaciones que de serie trae nuestro Mac? iCal, las Tareas de Mail.app, las notas adhesivas y hasta TextEdit, que es buenísimo para hacer listas rápidas de cosas y que parece que sólo lo utilizamos para abrir los readme.txt. Desde luego para muchas cosas estas aplicaciones se quedan cortas y cojas… pero ¿les sacamos todo el provecho que podríamos? Yo creo que no.

7Instala menos software, pero conócelo mejor

Hilando con lo anterior hace unas semanas que me propuse empezar a trabajar con menos aplicaciones. Limpiar de mi disco toda la basurilla que instalo y que luego termino por utilizar sólo una o dos veces. Y al mismo tiempo, me he propuesto conocer a fondo las 5-7 aplicaciones que utilizo a diario. Digo convertirme en un experto de esos programas. Eso se traduce en acortar los tiempos de trabajo, en hacer cosas que antes no sabía, en definitiva, en versatilidad y una mayor productividad.

8Utiliza una solución de GTD… si la necesitas

La gestión moderna de tareas es cada vez más compleja. Nos llegan las tareas por mail, por teléfono, por Twitter, por Messenger, por un compañero de la mesa de al lado, etc. Gestionarlas todas a mano o de memoria es pasaporte directo al caos, la frustración y el estrés. Ya sabéis por mi serie de artículos: “GTD fácil” que defiendo este método, esta filosofía para organizarse mejor. Saca partido de las herramientas gratuitas que hay por Internet para organizarte con eficacia y sin agobios. Porque es posible.

9Ojo con Growl

A mí Growl me encanta para cierto tipo de aplicaciones, por ejemplo Transmit o Coda, pues sus avisos me comunican cuando he modificado o subido correctamente un fichero a mi servidor. Pero en otras ocasiones es también una poderosa fuente de distracciones. Esos avisos en pantalla tan agradables y vistosos son una tentación, pero, repito, una distracción pura y dura que periódicamente nos hace desviar la mirada de lo que estamos haciendo. Ya sabes que puedes deshabilitar esos avisos para una aplicación en particular. Sólo tienes que ir al panel de Growl y desactivarla en la pestaña “Aplicaciones”.

Dropbox

Dropbox es un disco online que se integra perfectamente en nuestro Mac

10Apóyate en la sincronización o aplicaciones web

Siempre que te fijes en una aplicación procura asegurarte que tiene la posibilidad de sincronizarse, con un servidor (tipo Evernote) o bien con MobileMe (si tienes el servicio), o bien opta directamente por una aplicación web (Backpack, Google Docs, etc) o soluciones como iDisk y sobre todo Dropbox, que personalmente me encanta y al que desde luego tengo que dedicarle un screencast. Gracias a ellas podrás acceder a tu trabajo e información desde cualquier sitio y trabajar con varias máquinas sin mayor problema. Una de las claves esenciales de la productividad moderna.

Bueno, hasta aquí esta primera lista… Realmente he puesto 10 pistas como podría haber puesto 100 ó 1.000. Pero tampoco quería extenderme mucho más en este post. Tiempo habrá de hacer más series con nuevas claves o recetas para mejorar nuestra particular ProductiviMac, porque seguro que tú tienes muchas más…

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • AngelDelBien

    Muy , Muy bueno ..Yo lo voy a releer ,porque estas cosas tan “obivas” no lo son tanto .Ya que yo hago un 10 por ciento de lo que acabo de leer

    Son unos consejos indispensables y con una lucidez enorme .Es cierto que la musica mas que un complemente es una distraccion y mas si queremos que todo tenga ese toque de diseño

    El screencast es adictivo y ya espero el de Dropbox y alguno mas , con impaciencia

    Enhorabuena como siempre .Topicazo pero es que como la gente dice , la mejor web .Mucha coherencia en cada post .Esperas que lo ves en el titulo no como otras webs

    Gracias Dr .

  • Muy buenos consejos. Ya casi veo Think Wasabi como un blog de productividad :-)

  • Valoradas pistas, TW se ha convertido en mi “voto de confianza” para muchas apps. Aprovecho para agradecerte el dato de Scrivener y en generar los buenos contenidos de uso en Mac.
    Saludos!

  • De grande quiero ser como Berto, un monstruo de la comunicación i la informática.

  • Siwon (Juan)

    Excelente!! A veces, lo que suponemos y pensamos que es lo más obvio es lo más complejo, y hasta que alguien no viene y te lo dice no te das cuenta. Como muchos otr@s, admiro la facilidad que tienes para simplificar todo y dar una explicación en 5 lineas sumamente aclaratoria. Le das a las cosas un punto de vista diferente, llama la atención, y de ahí que no pueda, que no podamos, segun leo, dejar de leer tus post. Aplico muchas de las cosas que dices y espero impaciente más, no sólo de GTD, sino de todo en general, me resulta muy interesante el punto de vista que tienes de las cosas.
    Un saludo

  • Macarrón

    “sobre todo Dropbox, que personalmente me encanta y al que desde luego tengo que dedicarle un screencast.”

    Me ando mordiendo las uñas, esperando por tu screencast de things. ¡No prometas más vídeos! ;)

  • Genial ! como siempre. Totalmente de acuerdo en que muchas veces instalamos muchas mas cosas de las que necesitamos y al final acabamos infrautilizando los programas. Yo desde hace un tiempo para aquí también he comenzado a hacer limpieza y a centrarme en sólo unas pocas aplicaciones que son realmenta las que utilizo. Ya lo dice el refrán “el que mucho abarca, poco aprieta”.

    Un saludo!

  • Rubén

    No se que decirte berto, eres cojonudo, has mejorado mi manera de manejar mac, te sigo en twitter por que posteas unas perlas en forma de app que de otra forma no conocería al igual que en el blog, ayudas a la gente dando tu tiempo, todavía no he leído un mal comentario en el blog como lo hacen en otros, comunicas de forma sencilla y directa con un punto de bonachón, en fin, que si fuera mujer o gay estaría locamente enamorado de ti.
    Ahora en serio, me veo en la obligación de pagarte de alguna forma, y como dinero no tengo pues eso GRACIAS.

  • albertmm

    Hola,

    realmente has hecho una radiografia de mi trabajo diario… solo que tengo abierto siempre el email… La semana que viene probaré a mantenerlo cerrado…

    Enorme blog!

    Saludos

  • Uno de los mejores post que le leído en mucho tiempo.
    Gracias por estos tips que sin lugar a duda pondré en práctica.
    Saludos.

  • Excelente lista :) y no es tan complicada para llevar a cabo.

    Saludos.

  • Harold

    Gracias Berto, eres un haz ayudado mucho con este post

    saludos desde Lima

    Harold

  • jrnmcm

    Aprovecho la ocasión para felicitarte por este blog. Los screencasts son de lo más serio y ameno que he encontrado en mucho tiempo. Llegué a Think Wasabi desde Applesfera y estoy encantado.

    Tengo una duda: ¿Conoces alguna aplicación del estilo de Evernote que pueda utilizar en Tiger? Mi pobre Power Mac a 400 MHz no me permite instalar Leopard pero funciona aceptablemente para bastantes tareas.

    Un saludo

  • Fran

    Muy buena Berto!

  • Josemilla

    Interesante. Me encanta el ritmo que lleva TW.

    Un saludo.

  • Yon

    Buen artículo.

    Sobre el punto 7, “usar menos software”, recomiendo usar el AppFresh (esa impresionante aplicación para tener todas tus aplicaciones al día). Activando la columna “Last used”. Así veremos la cantidad de aplicaciones que no tocamos desde hace semanas, porque quizás tenemos otra similar que hace lo mismo, y que quizás deberíamos eliminar.

    PD: como el correo, recomiendo igualmente no ejecutar AppFresh mas de una vez por semana, que da igual

  • David

    Hola Berto, no suelo hacer muchos comentarios en los blogs, pero desde que he descubierto el tuyo me has cambiado la vida en una semana, sistemas GTD, Evernote, y ahora Dropbox….

    Creo que tu blog es una fuente de distracción… cada media hora lo miro para ver si has publicado algo nuevo(:->>>). Muy buen trabajo el que haces, pocos post, pero los tengo todos en favoritos….felicidades y mil gracias…

    Ahora… Nunca has hablado de ThinkingRock(o no lo he visto), creo que para empezar un sistema de GTD es fantastico, he trabajado con el una semana y es perfecto para pillar la filosofía GTD, y es multiplataforma. Lo malo que no es accesible desde un terminal movil, y no es sicronizable vía web pero lo voy a probar con Dropbox y te cuento…

  • Excelente entrada.

  • un consejo de productividad personal y sólo uno: saber desconectar.

    Buscarse un rato al día en que no hacer nada. Nada de nada. Ni siquiera algo divertido. Ni siquiera apuntar las ideas. Un rato al día de, simplemente, dejar el tiempo pasar (sin jugar, ni mirar nada, sin aprender, sin escuchar música) es un balneario del que la mayoría ignora su existencia. El que practique meditación sabrá también de qué hablo. Meditar no es pensar, es todo lo contrario.

  • Transpira muchísimo sentido común, muy pertinente todo lo que dices.
    Yo exploto mucho iCal, con pocos trucos (en otro momento los explicaré) lo convierto en una herramienta GTD. Todavía no estoy dispuesto a pagar por Things. ¡Qué pena que iCal no sincronice las tareas con el iPhone! Por lo menos sincroniza las citas marcadas en el calendario
    Ahora estoy probando Celtx, es gratuita como alternativa a las de pago, como herramienta para escribir libros o proyectos complejos. Pero todavía no me entero de cómo va. A ver si pillo un tutorial.

  • MGR

    Muy buen post, como siempre!

    Respecto al tema de Dropbox, yo era fanático y lo tenía como herramienta imprescindible, pero conocí mesh.com y la verdad es que tiene bastantes mejoras y actualizaciones constantes. Yo ya me he migrado sin dudarlo y recomiendo que lo probéis!

  • José Luis Sánchez

    Berto: Impresionante post, como siempre.

    Hay un tema que a mi me lleva loco y es compartir información entre dos mac, en mi caso un imac y un macbook. Si explicaras cómo lo haces tu sería para hacerte un monumento.

    Saludos,
    José Luis

  • Ante todo darte las gracias, por tu trabajos, estoy constantemente visitando multitud de blogs y tengo que decirte que este me parece de los mejores, pues no solo no te limitas a copiar y a pegar, como en muchos otros casos, si no que se nota que tus post son muy elaborados y planificados.
    En cuanto al screencast, me ha gustado mucho, la pena es que sean tan “cortos”

  • Posts como estos son los que hacen que esta web sea cada vez más grande e interesante.

  • Formidable Mr Wasabi, realmente creo que el revisar el correo cada 3 minutos suele ser un tanto obsesivo, ademas que aplicaciones que suelen correr de manera background nos quitan tiempo, espacio, velocidad y productividad a la hora de emprender nuestras tareas.

  • draco

    Me he enamorado de tu fondo de escritorio, me parece de lo más práctico (me cansé de azulines y galaxias siderales). Donde lo puedo encuentrar?

  • @draco es uno de ThinkWasabi que puedes ver aquí. Tengo que prepararlo en varios tamaños y colgarlo en el blog.