10 medida para sacar tareas adelante cuando no paran de interrumpirte

Tienes claro lo que hay que hacer, tienes hasta ganas y te pones a tope con la tarea. Pero los demás parece que se han puesto de acuerdo: interrupción va, interrupción viene. ¿Cómo terminar todo lo que hay que hacer con un panorama así?

martillo interrupciones

Que levante la mano quien no haya intentado trabajar en un “campo de minas” de interrupciones. Hay trabajos, incluso, donde la no-interrupción es la excepción. Y estoy pensando en personas de atención al cliente, trabajos de ventanilla, o en una recepción.

¡Vaya panorama! ¿Tiene que ser así?

En bastante de mis cursos escucho cosas como: «Con tanta interrupción, ¿cómo **** voy a ser productivo? ¿Cómo me voy a concentrar o terminar a tiempo si una y otra vez me cortan el hilo? ¡Así es imposible trabajar!»

Viendo el panorama la mayoría de la gente desiste. Baja los brazos. Da la batalla por perdida, y se limita a quejarse y resoplar… pero poco más.

¿Seguro que no hay otra alternativa?

¿Seguro que no hay nada que puedas hacer?

¡Por supuesto que sí!

Lo peor ante tanta interrupción es tirar la toalla. Porque se dispararán, y tú te acostumbrarás a no trabajar.

Lo ideal en casos así no sería actuar de manera aislada, sino en equipo. Crear una nueva cultura interna que, permitiendo la colaboración activa, fuera a la vez respetuosa con el Tiempo + Energía + Atención de todos. Pero esto, claro, es lo ideal.

Observando algunas oficinas, y sobre todo algunos jefes y directivos “cromañón”, esto es una quimera.

Así que la pregunta sigue ahí: ¿qué puedes hacer tú?

Actúa. Corrige. Mejora

Te propongo 10 medidas prácticas para aplicar individualmente o de forma conjunta. Si actúas en varios frentes aumentas las posibilidades de aliviar la situación

  • 1. Apúntalo ahora, míralo luego.
    Trabaja con una libreta siempre cerca. Además de servir para mil cosas, te ayudará a anotar rápidamente pequeñas peticiones y, sobre todo, decir claramente «dime qué necesitas, lo apunto y lo miro luego». Al verte escribir con la cabeza hacia abajo, sin mirarle, el interruptor irá más al grano.
  • 2. Corta el parloteo, no les des carrete.
    Fija esta idea en tu cabeza: cuanto menos dure la interrupción, menos daño me hace. Elimina ya el «qué tal» o «¡cuánto tiempo!», y sustitúyelo por un «¿dime qué necesitas?» Para socializar y charlar, hay otros momentos y lugares sin tener que machacar tu Tiempo de trabajo.
  • 3. Divide la tarea en varias partes.
    Si te ves obligado a empezar-parar-reiniciar tus tareas, es más fácil reengancharte a ellas si las dividides en pequeños trozos. Partes que puedes ir haciendo y terminando entre parones.
  • 4. Aíslate. Escóndete.
    ¿Por qué no tienes reuniones contigo mismo? Puedes bloquear ese tiempo en tu calendario y aislarte en una sala, o trabajar desde casa si es posible.
  • 5. Aprovecha los momentos de paz
    Hasta aquellas personas en un mostrador saben que hay momentos en el día y la semana donde hay menos actividad (interrupciones). Son pequeños oasis en el trabajo donde puedes trabajar un poco mejor. ¿Los estás aprovechando?
  • 6. Programa bien las tareas clave
    Del mismo modo, tú sabes en qué momentos y días hay más ruído e interrupciones. Porque suelen repetirse como un patrón. No cometas el error de programar tareas de alto nivel para ratos así.
  • 7. Pide que no te interrumpan.
    Es alucinante ver las pocas veces que pedimos, a los que nos rodean, un rato de paz sin interrupciones. Si tienes delante una tarea clave, o necesitas poner el turbo, dilo en alto. Y déjalo claro: «chicos, por favor, salvo que sea necesario de verdad dejadme una hora sin interrumpir».
  • 8. Quita el “mobiliario para invitados”.
    En uno de mis anteriores trabajos tenía al lado de mi mesa dos sillas libres. Era toda una invitación para que el pesado de turno viniera a verme, se sentara y se pusiera cómodo (con merienda y todo). En cuanto las quité, las interrupciones se recortaron drásticamente.
  • 9. Ejercita el músculo del “no”.
    Deja de intentar ser un “bienqueda”. Esto no va de agradar a todo el mundo, o de decir “sí” para parecer más eficiente. Sino de hacer tu trabajo e irte antes a casa. Y eso no está reñido con ayudar a otros. Muchas veces (casi siempre) hay que decir «ahora no puedo, pero en veinte minutos sí». Eso no te convierte en alguien egoísta, sino inteligente.
  • 10. No dejes la tarea a medias.
    Sea lo que sea lo que pase, o quien interrumpa, trata por todos los medios de terminar lo que tenías entre manos. Dejar cosas sin terminar es una monumental trampa en la que cae la mayoría un día tras otro. Escucho, apunto, remato MI tarea, y luego ayudo.

Si algo me ha enseñado mi labor de divulgador de Productividad Personal, metido en las tripas de cientos de empresas, y sobre todo mis 20 años trabajando, es que…

Si el trabajo no cambia, cambia tú algo del trabajo.

¿Conoces alguna fórmula mejor? ¿Cómo sacas tú el trabajo adelante cuando te interrumpen?

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Estupendas recomendaciones. Hace poco escribí un post hablando también sobre las interrupciones. Mi punto de vista es que si eres “social” y documentas tu conocimiento entonces puedes disminuir las interrupciones o hacer que sean mucho mas cortas.

    • Gracias David. Hay algo súper útil en las interrupciones que no suele comentarse: aprende de ellas. Quién suele interrumpir más, a qué horas, por dónde me llegan, cuánto duran, por qué se producen, etc.

      De este modo, modificando algunas cosas, puedes reducir o acortar. Y aunque sea poco, al cabo del año es una pasada!

  • Hola! primero felicitarte por tus artículos son muy interesantes. Segundo invitarte a hacer algún repost de tus artículos en nuestro sitio.
    Estamos buscando gente que escriba acerca de cosas interesantes. No pedimos nada a cambio. Te registras en un formulario simple de pocos campos y ya podes empezar a repostear en nuestro sitio. Podes poner todos los enlaces que quieras a tu blog o sitios webs personales que tengas no hay problema la idea es que te beneficies con mayor trafico en tu sitio al igual que nosotros.
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    Nuevamente felicitaciones por tu blog!

    Saludos. Tulink

  • Hola Berto.
    Muchas gracias por tu post; está muy bien recordar estás ideas de vez en cuando.

    Para nosotros fue fundamental, en su día, meter mano a este tema y centrarnos en hacer las tareas con el MENOR NÚMERO DE INTERRUPCIONES posibles. Eso sí, todavía no sé cómo gestionar el tema de la cartera que se habituó a llamarme a mí para entrar en el portal!.

    Quizás, una de las más importantes es la de DIVIDE Y VENCERÁS. Qué miedo dan algunas tareas cuando están enteritas y que domesticables se vuelven cuando las troceamos un poco.

    Respecto a la que más nos ha costado de tus recomendaciones quizás sea la de COMPLETAR lo que estés haciendo sí o sí; muchas veces somos los mejores enemigos de nosotros mismos, y los que tenemos tendencia a abrir muchos frentes, tentemos que estar especialmente atentos a este movimiento. Las ventajas de enfocar son innumerables.

    Lo dicho y felicidades por la reflexión.
    Un saludo.
    Agnieszka Stepien y Lorenzo Barnó.
    Stepienybarno

    • Fundamental lo que apuntáis. Ir dejando “cadáveres” al paso de interrupciones e imprevistos, es un problema muchísimo más gordo y extendido de lo que parece. Antes de empezar algo, antes de dejarte llevar por otra cosa, asegúrate que has terminado lo que tenías a medias.

      Una tarea abierta es un problema abierto que más temprano que tarde vendrá a por ti.

      Gracias a los dos!

  • Jefte Arana

    La verdad este post me cae como anillo al dedo… justo lo que necesito implementar de lunes a viernes, por cierto, ya inicié con: apunto ahora, luego miro.

    Saludos

    • Me alegro mucho Jefte. La verdad es que, por poco que apliques, pero lo hagas a diario, al cabo del tiempo la ganancia es brutal. Estas cosas hay que verlas en global… y lo que está en juego: más Atención, más trabajo de calidad. ¡Gracias!