10 ideas sencillas para mejorar tu zona de trabajo

Mesa, ordenador, silla… en ese espacio reducido vas a pasar cientos de horas. Y en ellas vas a tener que solucionar, proponer, crear, inventar, planificar y analizar. Y sobre todo concentrarte, hacer, avanzar… ¿Tu zona de trabajo te ayuda realmente a todo eso?

zona trabajo

Tal vez ahora estés leyendo esto justamente en tu zona de trabajo. Obsérvala. Dedícale una mirada a todo lo que te rodea. Todo lo que tienes, y cómo lo tienes, ¿invita a crear, concentrarse y solucionar? ¿O más bien lo contrario?

Créeme, antes mi zona de trabajo era mucho peor. Hasta que después de escuchar a gente mejor que yo, decidí tomármelo en serio.

Me di cuenta que el exterior, lo que te rodea, impacta sobre el interior más de lo que parece. Y con ese “interior” me refiero a tu Energía + Atención, a tu capacidad para hacer y avanzar, a tu Eficiencia.

Naturalmente, lo que puedas llegar a mejorar en tu zona de trabajo dependerá de las posibilidades, estructura y dimensiones que tenga. No lo es lo mismo tener un cubículo enano que tener un despacho cerrado o una oficina en casa. Así y todo, hay algunas ideas prácticas que siempre podrás aplicar, y que mejorarán ese espacio donde tantas cosas importantes tienen que ocurrir. Estas son algunas de mis favoritas…

La «Operación Limpieza» empieza hoy

Vamos a empezar aligerando tu zona de trabajo. Dedica un rato (por ejemplo una hora el viernes) y que empiece la limpieza de verdad. Recuerda que, también en la parte física y organizativa, todo lo que no suma, resta. Así que tira y recicla a lo bestia. No tengas piedad.

Crea dos zonas, aunque tengas una sola mesa

La idea es despejar al máximo la parte donde más tiempo pasas, y donde debe ocurrir el trabajo de calidad. Para ello crea dos zonas de trabajo: la principal con lo estrictamente imprescindible (ordenador, libreta y bolígrafos); y la secundaria con el resto de cosas (teléfono, carpetas, etc.). Si dispones de más sitio o incluso una zona en “L”, puedes tener la mesa principal y la auxiliar con el resto de cosas.

Lo más habitual siempre a mano

Ten siempre a mano lo que más utilizas. Haz un listado con las cosas que de verdad necesitas todos los días. Luego disponlas a una distancia que alcances sin esfuerzo. Lo demás, arrincónalo en un extremo de la mesa, o guárdalo en cajones o cajas, pero no lo dejes a la vista. Y es que habitualmente cosas que no necesitamos se ponen en el camino de las que tienes que encontrar ya.

El teléfono móvil, aparcado en su rincón

Si eres como la mayoría, serás de los que pone el móvil debajo del monitor, o junto al portátil. Firme, de pie, con la pantalla apuntando a los ojos para “no perderte” nada. ¿En serio piensas enchufarte a tus tareas así? Designa un pequeño rectángulo en una esquina de la mesa. Desde hoy será el “aparcamiento” del móvil. Lo podrás utilizar si lo necesitas, pero no estará tan a la vista como para distraerte con cualquier chorrada.

Tres herramientas clave siempre a mano

Hay tres herramientas que yo considero básicas en toda zona de trabajo. Da igual si es la del becario o del director general: una libreta, dos bolis de colores distintos, y notas adhesivas (varias, de colores mejor). Hay que recuperar y potenciar las herramientas “analógicas”. El papel, sigue y seguirá siendo una aliado inigualable, a la hora de apuntar, anotar, garabatear… La mente funciona distinta así.

Lo que te rodea condiciona tu capacidad. Gran parte de tu Eficiencia depende de cómo sea y cómo cuides tu zona de trabajo.

Las cajas son tus aliadas

Si no tienes cajones o zona de almacenaje, o bien no tienes más espacio, utiliza cajas pequeñas. Las típicas de IKEA (o similares) son geniales. Te permiten agrupar elementos y objetos comunes, fomentan el orden y eliminan la sensacio?n de caos y confusio?n. Aun cuando tengas dos o tres sobre una mesa, ocupando espacio, siempre será mejor que tenerlo todo por ahí tirado.

Crea una “Bandeja de Entrada”

Designa una zona o una bandeja (física) para los documentos y papeles que vayan entrando en el día. Aunque el papel va a menos, siempre te irán trayendo cosas, las irás imprimiendo, las rescatarás de alguna carpeta… en lugar de esparcirlas por la mesa, júntalas en esa bandeja. Luego, al final de la mañana o del día, decide qué hacer con ello: 1) guardar en carpeta o archivador; 2) guardar en digital (escanear); 3) tirar (reciclar).

Cuida el aire y la luz

La calidad del aire que respiras y la luz de tu zona de trabajo definen tu rendimiento, estado anímico y empuje para trabajar. No es una chorrada, es algo físico. Si no tienes luz natural, ¿tienes la mejor lámpara y tipo de luz (bombilla)? Si tienes la posibilidad de hacerlo, ventila cada cierto tiempo (pon una alarma para recordarlo). Hasta hace no mucho yo pasaba de estas cosas, y ahora noto muchísimo la diferencia. Mi mente está más afilada.

Tres ideas básicas de ergonomía

Todo el mundo pasa de la ergonomía, hasta que tienes treinta y muchos años y empiezan las molestias y dolores. Luego toca fisio. Yo me quedo con estas tres ideas principales: 1) Monitor a la distancia y altura adecuada de tus ojos; 2) Acostúmbrate (fuérzate) a colocar las piernas en “L”, y deja de cruzarlas de mala manera; 3) Invierte en una buena silla (si la que tienes es una mierda, habla con quien sea para convencerlo, o incluso cómprala tú. Es tu espalda, y no hay repuestos.)

Limpia y ordena al terminar

Justo antes de irte, en el momento ya en el que te pones de pie, dedica 30 segundos (sí, medio minuto), a ordenar, recolocar, limpiar y despejar la mesa de trabajo. Así mañana, cuando empieces un nuevo día, llegarás y verás una mesa despejada que invita a sentarse y hacer cosas. Esto forma parte de mi rutina para cerrar mi día.

Erróneamente creemos que trabajar, rendir y avanzar consiste en poner el culo en la silla y echar a correr. Hoy en día dependes cada vez más de tu mente, de la parte cualitativa. Y tener a punto tu zona de trabajo y tus herramientas es clave para afinar tu mente, tu Eficiencia.

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Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Francesc Ros

    ergonomía.1 -> la pantalla del portátil a la altura de la mesa es dolor de cervicales asegurado. O monitor auxiliar, o teclado auxiliar y portátil levantado. Ideal un port-replicator/docking station para convertir el portátil en fijo cuando estás en tu mesa de trabajo.
    ergonomía.4 -> un buen ratón, ergonómico y del tamaño de tu mano. Y alfonbrilla reposa-muñecas
    limpieza escritorio digital: no solo el escritorio físico, también el escritorio digital.

    • Gracias por tu aporte Francesc. Además de todo lo que comentas de ergonomía, me quedo con la limpieza del escritorio digital. En muchos casos, una jungla de iconos que más que una zona de trabajo parece un estercolero. Y está a la vista constantemente.

  • Muy buen post gracias por compartirlo.Muy útil

    http://primerotusmetas.com

    • Gracias a ti Marina, por pasarte y leerlo :-)

  • Hola Berto, hace muy poco que te sigo pero hace bastante tiempo que me preocupa la hergonomía y la productividad, de hecho, a mis 52 años ya no es una opción.

    He tenido que comprarme hace poco tiempo un ratón vertical porque mi meñique derecho ha dicho basta, después de 8 años 15 horas diarias de Photoshop, tengo la articulación al límite y muchos días el dolor me mata.

    Mi silla de trabajo la he ido completando con rellenos o refuerzos para que la posición de mi cabeza, hombros, cuello y brazos sea lo más parecido a estar viendo el cine cómodamente en una gran sala.

    Acabo de cambiar de teclado a uno retroiluminado para trabajar mejor en condiciones de luz cambiante o poca luz. La pantalla ya tiene luz, pero no el teclado.

    Este verano me hice unas gafas nuevas para asegurar la mejor calidad de visión para la distancia exacta de mi cuerpo, totalmente relajado en mi sillón, hasta el monitor.

    Todo con el fin de reducir al mínimo el estres corporal y poder concentrarme en el trabajo.

    La verdad es que todavía no he alcanzado el confort total pero estoy mucho más cerca que hace un año y lo noto, al final de la jornada he rendido más y estoy menos fatigado corporalmente.

    Respecto a lo que dices del uso del papel para las notas…sin mi libreta no podría trabajar, el papel no morirá.

    Fantástico artículo.

    Un abrazo

    • Viva el papel Vicente! Claro que sí. Yo amo las herramientas digitales y creo firmemente en el tándem papel-digital. Yo, como tú, siempre tengo papel pegado a mí. Soy incapaz de cuantificar cuanto me ayuda. Es un aliado silencioso. Gracias!

  • He compartido en Facebook y he guardado en mi G+, me parece superinteresante, es educativo, ideal y además muy beneficiosa. Gracias.

    • Muchas gracias por la difusión Nemesio. Pasamos cientos de horas frente a esa mesa y ordenador… y nosotros como si nada. Creemos que la eficiencia que buscamos cae del cielo. Y esta en la suma de pequeñas cosas cotidianas.

  • Jaime

    Otra idea más, Berto, aunque entiendo que esta sólo la podemos aplicar los que trabajamos en casa. Yo he descubierto que, para obligarte a desconectar del ordenador y evitar usar los descansos de 10 min haciendo el mandrias por internet, lo mejor que puedes hacer es dejar tu “premio de los descansos” bien a mano.

    En mi caso, ese premio se reparte entre mi ratos jugando con mi perra (tiene una cama a unos metros y sabe perfectamente permanecer ahí mientras yo trabajo), algún buen libro y maquetas o algún cachivache electrónico con el que esté trasteando. Si los mantengo a dos, tres metros de la zona de trabajo no me distraen sino que, al contrario, me motivan para alcanzar ese objetivo y ese momento de descanso. (Claro que entiendo que esto en una oficina puede ser más complicado)

    Saludos

    Jaime

    • Gracias Jaime, muy buena idea. Yo me la aplico a menudo pues también trabajo en casa. Esas pequeñas recompensas-descansos llegan a ser divertidas, y te sacan de la rutina.

  • Joaquín Bresan

    Excelente post amigo. Gracias por compartir.

    • Gracias Joaquín, me alegro que te haya gustado.

  • Un Jefe que tuve decía: escritorio limpio, mente limpia jajaja que verdad mas grande!

    • No puedo estar más de acuerdo… Escritorio físico y Escritorio digital. Porque el desorden de carpetas, papeles e iconos en un lado y en otros, desenfoca más de lo que creemos. Gracias Diego!

  • Un artículo fantástico, muchas gracias, Berto. En estos momentos trabajo en un espacio de coworking, hasta hace poco trabajaba en casa. Ha sido un gran avance para mí, el convivir con otras personas impone que seas ordenado, mientras que en mi casa soy un desastre en cuanto al orden. Mi consejo es que cuando sea muy difícil trabajar solo, buscar un espacio compartido es una gran ventaja. Como mente creativa, en casa puedo ordenar por la mañana y llenarlo todo de papeles con ideas, dibujos, cuadernos y referencias por la tarde, a veces esparciéndolos y sacando documentos antiguos, y se me hace inevitable. Pero el tener el otro espacio compartido me ayuda a ser productivo y eficiente cuando es lo que necesito.
    Lo de ordenar el escritorio del ordenador es un gran consejo, y yo lo ampliaría a los marcadores web, llega a ser agobiante la de páginas que uno guarda “para luego”.
    El ratón ergonómico me ha salvado la muñeca: 100% recomendable, y si se puede, mejor aún una tableta gráfica.
    Muchas gracias por el artículo de nuevo!

    • Me alegro que te sea útil Alexis. El tema del coworking te da muchísimos beneficios pero también plantea sus retos… Gracias!

  • Gustavo

    Te cuento que sufro de tensión de espalda y eso me contrae las vértebras cervicales, todo generado por el estrés.
    Hablando de ergonomía con mi fisioterapeuta me explica que el monitor a la altura de los ojos es una repetición que en realidad no va con la fisiología de los músculos del cuello.
    Trataré de volcar las indicaciones en palabras (con gestos sería más fácil):
    – sentarse erguido con la vista al frente paralela al piso
    – colocar un brazo con la mano y dedos extendidos de tal forma que el canto de la mano (el pulgar precisamente) quede ante nuestros ojos y el codo hacia abajo
    – dejando quieto el brazo inclinemos la cabeza hacia abajo mirando al punto medio entre mano y codo
    – en la extensión de la mirada tendría que estar el monitor
    Eso produce un equilibrio entre los músculos que levantan y bajan la cabeza, aflojando las vértebras cervicales y permitiendo enderezar la columna sin forzarla con la posición de “erguido en 90º”

    Espero haya servido el aporte

    Abrazos

    Gustavo

    • Muchas gracias por el aporte Gustavo. Es un tema serio que uno siempre tiende a despreciar estas cosas… hasta que vienen los problemas. Me apunto tus sugerencias :-)