10 Pasos Vitales para Ser el Más Rápido Procesando tu Correo

Hay días en los que parece que todo el mundo se ha puesto de acuerdo para enviarte correos. Uno tras otro van llegando y tu buzón de Entrada se va llenando. ¿Cómo actuar para despejarlo sin invertir en ello demasiado tiempo? Al fin y al cabo, el Email no es tu trabajo. A nadie le gusta dejarse la piel en el correo cuando tu verdadero trabajo le está esperando.

He recogido un puñado de ideas que siempre me han ayudado a la hora de desatascar un Inbox abarrotado.

  1. En ese momento sólo existe el Email.- A la hora de “procesar” tu Email, como cualquier actividad que es, es esencial empezarla y terminarla sin interrupciones. De lo contrario te atascarás todavía más y perderás más tiempo. Cierra el resto de aplicaciones, mensajería, móviles y demás historias. O te pones con eso y lo terminas de un tirón, o no encontrarás tiempo y energías para dedicarlas a las tareas de tu trabajo… que te están esperando.
  2. Aprovecha los filtros inteligentes.- Utilízalos SIEMPRE. Ayudan a clasificar automáticamente la mayoría de tu correo entrante sin que tú hagas nada. Y, lo más importante, te ayuda a distinguir los mensajes relevantes del ruido. // Ver artículo
  3. Lee rápidamente los Asuntos-Remitentes.- No vayas abriendo uno por uno todos los mensajes. Para nada son iguales y para nada tienen la misma importancia. Lee MUY ágilmente los Asuntos como si fueras un “escáner humano” en busca de los correos que debes atender primero (clientes, equipo, tu jefe…). Prioriza según el Asunto-Remitente.
  4. Ignora los mensajes poco importantes.- Notificaciones de redes sociales, Newsletters o boletines, correos de amigos, curiosidades o enlaces que te envían… TODO eso tiene que esperar, ése no es el momento para atenderlos. Si todavía los tienes en el Inbox muévelos a otra carpeta (archívalos temporalmente) para revisarlos en otro momento de calma o inactividad.
  5. Un paso más allá: márcalos como leidos.- Muchos (la mayoría o todos) de los mensajes del punto anterior puedes ignorarlos. Así es. Márcalos todos como leidos, archívalos y sigue hacia adelante. Recuerda que los resultados en tu trabajo y tu satisfacción personal vendrán cuando hagas cosas importantes, no cuando atiendas todos esos correos. Si no das abasto, cierra el grifo, botonazo y al cajón. Verás qué liberación (y comprobarás que el mundo seguirá girando igual).
  6. Anota la tarea y confirma rápido.- Si te encuentras con un mensaje bajo el que se esconde una tarea que exige trabajo, haz lo siguiente: anótala en tu lista de tareas y confirma en un correo rapidísimo y breve que te vas a poner con ello. Unas pocas palabras bastan: «OK recibido. Me pongo con ello y te cuento».
  7. Aplica la regla del minuto.- Si en un mail te piden algo que puedes hacer en uno o dos minutos (adjuntar un archivo, confirmar algo…), ni siquiera lo anotes en tu lista de tareas, hazlo en ese mismo instante y quítatelo del medio. Pero ojo, tienes que estar seguro de hacerlo y terminarlo en ese tiempo. Debe tratarse de una microtarea.
  8. Sé breve y conciso.- A la hora de contestar corta el parloteo, los saludos y cualquier ornamento. Vete directo al grano y expón en 2-3 frases lo que quieres decir. No es un guión de cine, es un telegrama. Imagina que en vez de una página en blanco donde relatar el Génesis sólo tienes 140 caracteres, como en Twitter.
  9. Utiliza respuestas prediseñadas.- Confirmaciones de que has recibido algo o de que vas a revisarlo, avisos de errores o progresos en una tarea o un proyecto, saludos, despedidas, comentarios recurrentes… Constantemente estás escribiendo una y otra vez las mismas cosas. Ahorra un tiempo valiosísimo y agiliza tus correos con las respuestas prediseñadas. Textos prefijados que puedes pegar en tus mensajes con una simple combinación de teclas. // Ver artículo
  10. Sé preciso: evita la ambigüedad.- Ser diligente al contestar, ser breve, directo y conciso, y buscar la agilidad al redactar, no significa “contestar de cualquier manera”. Antes de aporrear el teclado tómate unos pocos segundos para sintetizar y elegir las palabras que vas a escribir. De lo contrario quedará un email chapucero y ambiguo que a la fuerza se convertirá en otro de vuelta preguntándote qué querías decir. Lo que se podía haber zanjado con un mensaje preciso se convierte en una cadena de 3 ó 4 correos que te hará perder más tiempo y paciencia.

Sobre el Email he escrito bastante en el blog y seguiré haciéndolo. Porque en el día a día es un problema para muchas personas. Necesitamos encontrar soluciones prácticas y útiles para desgastarnos menos con el Email y más con las tareas importantes.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Flames

    Lo de los filtros inteligentes no tiene precio. Aunque esa acción la realizo asignando reglas a las carpetas. Creo que es distinto.

    Lo de los atajos de teclas…. me tengo que poner con ello, porque sí que se pierde tiempo.

    • Sí, filtros o reglas dependiendo de la aplicación. En esencia es lo mismo.

  • Óscar Collado

    Gracias por estas ideas, hay alguna que me ayudará en el trabajo. Muchas veces me desespero con el email.

  • Toni Font

    Son las 10 reglas de oro para gestionar el correo. Yo uso reglas y me ayuda mucho, aunque he de reconocer que a veces olvido revisar los buzones y algun que otro tema se me escapa.

    • Otra cosa que tiene el email es que es un entorno que en seguida se “corrompe”. Como no lo cuides y no apliques estas u otras ideas, rápidamente el caos vuelve a hacerse dueño de la situación. Yo me recuerdo estas cosas con mucha frecuencia para no cagarla (tanto).

  • Grandes son siempre tus consejos :D
    La verdad es que saber gestionar el mail correctamente te libera mucho tiempo sobretodo en épocas dónde recibes un montón de mails (eso si no eres famoso y los recibes siempre xd)

    Los filtros de Gmail ayudan mucho a esto. Lo de los atajos de teclado no me he puesto nunca. Uso los del SO, pero no lo de las webs xD

    Salu2 ;)

    • Para los atajos, en Gmail tienes un extra en Labs llamado “respuestas prediseñadas”. No se ejecutan con atajo, sino con un clic en una lista desplegable pero en esencia hacen lo mismo.

  • tips valiosisimos, ahora veo con otros ojos revisar mi correo que tiene mas de 100 solo en la bandeja de entrada

  • Buen post Berto! Me ha servido para comprobar que voy por el buen camino; en casi todo coincido con lo que indicas ;) Te comento aquello que hago diferente:
    – Para mí la clave es mantener el Inbox a cero; ese es el objetivo, aunque si un día estoy con un “sapo”, no pasa nada por dejarlo como esté, el Inbox va a seguir ahí, esperándome.
    – Las carpetas y filtros me estaban dando demasiadas complicaciones para gestionarlos y localizar después la información. Al final he optado por mantener sólo un filtro. Lo llamo “VIP” y lo tengo preparado para que me marque en color rojo todos los email que vienen de personas concretas. En cuanto a las carpetas he dejado atrás los tiempos en que tenía una carpeta por cada proyecto o área de responsabilidad, etc. (uso Thunderbird). Ahora sólo tengo las siguientes: @Próximo, Archivo, En Espera, Quizás y Casi no. Para facilitar la búsqueda de emails concretos uso etiquetas y después las búsquedas guardadas de Thunderbird.
    – Cuando realizo la primera revisión de emails del día, sólo echo un vistazo a los “VIP” y a los asuntos del resto. Los que sean poco importantes, directamente van a “quizás” y muchos incluso van a la papelera directamente.
    Por lo demás, igual que lo que comentas, salvo por lo de los textos predefinidos… joder! que buena idea!! Ahora mismo le echo un vistazo al artículo.
    Gracias por tus consejos ;)

    • Gracias por compartir tu método e ideas, en esencia lo hacemos parecido. Me gusta mucho el tercer punto que comentas :)

  • Magníficas ideas!
    Precisamente llevo un par de días en los que debido a las vacaciones de algunos compañeros se me ha triplicado la carga de trabajo, lo que me ha permitido constatar lo mal que gestiono el email.
    Parece mentira como uno solo se da cuenta de estas cosas en situaciones críticas!

    Mañana mismo empiezo a reconstruir mis hábitos para con el email; no puede ser que salte al PC del correo electrónico cada vez que aparece en pantalla una notificación de correo recibido! (Si, para bien o para mal, tengo un PC dedicado al solamente al email…)

    Saludos!

  • Yo también soy un gran fan de los filtros de correo, pero hay que pensarlo bien. Un bien filtro te ayuda a procesar el correo, pero he visto muchas situaciones de una mala implementación.

    Mucha gente per ejemplo tienen un filtro para guardar los mensajes por remitente en una carpeta separada. El resultado es que tendrás que pasar por docenas de carpetas para procesar todo el correo. En este caso las reglas solo te dan más trabajo.