Hay días en los que parece que todo el mundo se ha puesto de acuerdo para enviarte correos. Uno tras otro van llegando y tu buzón de Entrada se va llenando. ¿Cómo actuar para despejarlo sin invertir en ello demasiado tiempo? Al fin y al cabo, el Email no es tu trabajo. A nadie le gusta dejarse la piel en el correo cuando tu verdadero trabajo le está esperando.
He recogido un puñado de ideas que siempre me han ayudado a la hora de desatascar un Inbox abarrotado.
- En ese momento sólo existe el Email.- A la hora de «procesar» tu Email, como cualquier actividad que es, es esencial empezarla y terminarla sin interrupciones. De lo contrario te atascarás todavía más y perderás más tiempo. Cierra el resto de aplicaciones, mensajería, móviles y demás historias. O te pones con eso y lo terminas de un tirón, o no encontrarás tiempo y energías para dedicarlas a las tareas de tu trabajo… que te están esperando.
- Aprovecha los filtros inteligentes.- Utilízalos SIEMPRE. Ayudan a clasificar automáticamente la mayoría de tu correo entrante sin que tú hagas nada. Y, lo más importante, te ayuda a distinguir los mensajes relevantes del ruido. // Ver artículo
- Lee rápidamente los Asuntos-Remitentes.- No vayas abriendo uno por uno todos los mensajes. Para nada son iguales y para nada tienen la misma importancia. Lee MUY ágilmente los Asuntos como si fueras un «escáner humano» en busca de los correos que debes atender primero (clientes, equipo, tu jefe…). Prioriza según el Asunto-Remitente.
- Ignora los mensajes poco importantes.- Notificaciones de redes sociales, Newsletters o boletines, correos de amigos, curiosidades o enlaces que te envían… TODO eso tiene que esperar, ése no es el momento para atenderlos. Si todavía los tienes en el Inbox muévelos a otra carpeta (archívalos temporalmente) para revisarlos en otro momento de calma o inactividad.
- Un paso más allá: márcalos como leidos.- Muchos (la mayoría o todos) de los mensajes del punto anterior puedes ignorarlos. Así es. Márcalos todos como leidos, archívalos y sigue hacia adelante. Recuerda que los resultados en tu trabajo y tu satisfacción personal vendrán cuando hagas cosas importantes, no cuando atiendas todos esos correos. Si no das abasto, cierra el grifo, botonazo y al cajón. Verás qué liberación (y comprobarás que el mundo seguirá girando igual).
- Anota la tarea y confirma rápido.- Si te encuentras con un mensaje bajo el que se esconde una tarea que exige trabajo, haz lo siguiente: anótala en tu lista de tareas y confirma en un correo rapidísimo y breve que te vas a poner con ello. Unas pocas palabras bastan: «OK recibido. Me pongo con ello y te cuento».
- Aplica la regla del minuto.- Si en un mail te piden algo que puedes hacer en uno o dos minutos (adjuntar un archivo, confirmar algo…), ni siquiera lo anotes en tu lista de tareas, hazlo en ese mismo instante y quítatelo del medio. Pero ojo, tienes que estar seguro de hacerlo y terminarlo en ese tiempo. Debe tratarse de una microtarea.
- Sé breve y conciso.- A la hora de contestar corta el parloteo, los saludos y cualquier ornamento. Vete directo al grano y expón en 2-3 frases lo que quieres decir. No es un guión de cine, es un telegrama. Imagina que en vez de una página en blanco donde relatar el Génesis sólo tienes 140 caracteres, como en Twitter.
- Utiliza respuestas prediseñadas.- Confirmaciones de que has recibido algo o de que vas a revisarlo, avisos de errores o progresos en una tarea o un proyecto, saludos, despedidas, comentarios recurrentes… Constantemente estás escribiendo una y otra vez las mismas cosas. Ahorra un tiempo valiosísimo y agiliza tus correos con las respuestas prediseñadas. Textos prefijados que puedes pegar en tus mensajes con una simple combinación de teclas. // Ver artículo
- Sé preciso: evita la ambigüedad.- Ser diligente al contestar, ser breve, directo y conciso, y buscar la agilidad al redactar, no significa «contestar de cualquier manera». Antes de aporrear el teclado tómate unos pocos segundos para sintetizar y elegir las palabras que vas a escribir. De lo contrario quedará un email chapucero y ambiguo que a la fuerza se convertirá en otro de vuelta preguntándote qué querías decir. Lo que se podía haber zanjado con un mensaje preciso se convierte en una cadena de 3 ó 4 correos que te hará perder más tiempo y paciencia.
Sobre el Email he escrito bastante en el blog y seguiré haciéndolo. Porque en el día a día es un problema para muchas personas. Necesitamos encontrar soluciones prácticas y útiles para desgastarnos menos con el Email y más con las tareas importantes.