El trabajo de jefe no es fácil. Pero ellos, con sus malos hábitos y fórmulas caducas, todavía lo complican más. Y no sólo para ellos, sino para todas las personas que les rodean. Hoy, más que nunca, los (malos) hábitos del coordinador, marcan el rumbo de todo el barco.
En mi trabajo imparto un taller especializado para jefes, directivos y emprendedores. Además, por mis otros cursos, al cabo del año visito un gran número de empresas de todos los sectores, tamaños y estructuras. Esto me permite tomar el pulso de cómo están las cosas ahí fuera.
Escucho, analizo, observo y veo «muchas cosas». Y las que más me alucinan, sin lugar a dudas, son las que veo en jefes, directivos, coordinadores y emprendedores.
Fallos Garrafales que les condenan a ellos y sus Equipos
Además del «echar un montón horas» como nueva y revolucionaria fórmula inteligente de trabajo para el siglo XXI (ironía), cada vez más me encuentro con una serie de errores que yo considero garrafales. He recopilado diez como podía haber añadido alguno más. Pero me he concentrado en los más típicos…
- 1 Enviar urgencias utilizando el Correo
Todo un clásico que no pasa de moda. «¿Cómo voy a cerrar el Correo si mi jefe me envía cosas urgentes por ahí?» Frase que escucho un día sí y otro también en cursos y talleres. El Email, que es una extraordinaria herramienta de comunicación, no nació para comunicar urgencias. ¿O es que si se incendia tu casa les vas a enviar un correo a los bomberos? Los asuntos que requieren una respuesta inmediata, siguen viajando por un canal de comunicación asíncrono (!). - 2 Hablar con clientes y equipo por Whatsapp
Plaga que se está extendiendo sin control (y no sólo entre directivos y emprendedores, claro). Una cosa es utilizarlo puntualmente para un «llego en 5 minutos» o «¿qué número de calle era?». Pero no para comunicar de forma clara y seria, coordinar una serie de acciones, delegar tareas, hacer propuestas de colaboración, pedir presupuestos o hacer cambios en un contrato. Y sí, todo eso está pasando ahora mismo. - 3 Creer que delegar es decir «hazme esto»
Delegar en un coordinador y jefe es absolutamente necesario. Pero muchos jefes no lo hacen. Creen que así pierden control o poder, o que no hay nadie que haga las cosas tan bien como ellos (¿en serio?). Es imprescindible sí, pero para delegar hay que saber. Porque la delegación que yo veo a menudo es un «oye, tienes hacerme esto para mañana». ¿Dónde están los ingredientes clave de toda delegación? Cosas como la formación, la confianza, el apoyo, la buena comunicación, marcar objetivos conjuntos, y sobre todo dejar margen para trabajar (y también para equivocarse). - 4 Convocar reuniones sorpresa (sin preparar, claro)
Otro clásico que no cae en el ovlido. Y luego se quejan de que sus reuniones no son productivas, se alargan y no se concretan en próximas acciones. ¿Cómo vas a conseguir efectividad en una reunión si los participantes no han podido prepararla? Las reuniones sorpresa, salvo urgencia o necesidad de última hora, son una bomba que además de hacer perder el Tiempo + Energía + Atención de todos, desconciertan y desaniman un montón. En el equipo dejan un poso de desconfianza y conformismo que es nefasto para remar en el futuro. - 5 Decir «sí» a todo, y sumar y sumar y sumar
Esto lo veo especialmente entre emprendedores (sobre todo los más nuevos), que ven oportunidades en todas las esquinas. A veces no tienen claro lo que quieren, de modo que disparan a todo lo que se mueve en la creencia de que así acertarán fijo. Todo parece una buena idea, todo aparenta ser clave para tener éxito, todo es una ventaja. Así que aceptan, suman, incluyen, se apuntan o lo instalan. Y el efecto saturación en el que ya vivían se dispara. Todo se traduce en desorientación y falta de foco, pérdida de objetivos reales, agotamiento físico y mental, y mil cosas más. Y si eso se lo transmiten a tu equipo (no es raro)… imagina el panorama. - 6 No utilizar una lista o aplicación de tareas
Hoy no es difícil encontrar a directivos que no saben que existen aplicaciones especiales para gestionar sus tareas. Y no, no estoy bromeando. Dicen que no las necesitan, porque ya utilizan el Calendario o el Correo para anotarlas («ahí tengo todo lo que necesito). Así, sin una herramienta específica y especializada, es casi imposible llevar un control serio de acciones, de fechas y «deadlines«, de tareas delegadas y, sobre todo, elegir bien cuál es la mejor tarea para ahora, o en qué me voy a centrar la semana que viene. - 7 No tener una estructura o mecanismos de seguimiento
El jefe y directivo vive tanto en el Correo, que cree que es la única manera de coordinar, enviar información y recibir «updates» de los demás. No tienen una estructura de seguimiento para comprobar el estado de los proyectos, el desarrollo de productos, si tal fase se ha cumplido, o el status de esta otra propuesta. Además, nunca hace que la información venga a él, sino que la persigue. Y su manera suele ser un correo con el «oye, ¿en qué quedó todo esto? Hazme un resumen que me reúno hoy con el cliente». Cosas como las reuniones exprés le parecen innecesarias, o incluso «americanadas» (!). - 8 Gestionar muy mal la información de su trabajo
Entre su propio trabajo (el exclusivo de él) y coordinar el de los demás, el directivo suele manejar un gran volumen de información. Contactos, cambios, solicitudes, ideas, propuestas, mejoras, histórico de cambios, direcciones web, análisis competencia y un largo etcétera. ¿Dónde guarda y gestiona todo eso? Y, sobre todo, ¿cómo lo encuentra cuando lo necesita? Tiene muchas cosas en el Correo (se envía muchos mensajes a sí mismo), también en Favoritos de su navegador, en el Escritorio de su sistema operativo y en sabediosdónde. Ha oído hablar de Evernote o OneNote pero nunca se ha planteado utilizarlas. - 9 No pensar en cómo puede mejorar el trabajo y a su equipo
El directivo habla mucho con su equipo de trabajo pero muy poco de cómo mejorar ese trabajo. Una de sus principales funciones, que rara vez se cumple, debería ser PENSAR en cómo él y su equipo podrían hacer mejor las cosas. Detectar errores, identificar cuellos de botella para reducirlos, eliminar obstáculos y puntos de fricción, capacitar a sus personas clave, potenciar una coordinación más fluida, dar con fórmulas para interrumpir menos, o crear mecanismos efectivos de seguimiento. ¿Crees que se hace eso o más bien «echa horas»? - 10 No dar ejemplo a los demás
Un directivo, un emprendedor, y por extensión cualquier persona, transmite productividad o improductividad. Sus hábitos se contagian a los que les rodean, y se reflejan en ellos como un espejo. Sus malos hábitos también. Llegar tarde a las reuniones, improvisar sin parar, cambiar de objetivos y prioridades de forma repentina, ver urgencias donde sólo hay imprevistos, pedir mal las cosas (sin indicar fechas), interrumpir constantemente… si lo hace el jefe, ¿cómo no se va a contagiar al resto de sus colaboradores? ¿Y luego les exiges resultados y eficacia cuando tú enseñas el camino? Tú lideras e inspiras, entérate de una vez.
Y dicho todo esto… tengo una confesión que hacer.
Yo caí en todos estos errores. Hice pleno al 10.
Y precisamente porque vi mis errores, y todo lo que puede ganar uno mismo y un equipo corrigiéndolos, me puse en marcha. Y ahora le cuento a otras personas cómo hacerlo un poco mejor. Ese es mi gran objetivo, mi inspiración y realmente mi compromiso.
Porque, como dicen en Barrio Sésamo, «nunca es tarde para empezar a hacer algo bien…»