10 Fallos Garrafales que cada vez veo más entre Directivos

El trabajo de jefe no es fácil. Pero ellos, con sus malos hábitos y fórmulas caducas, todavía lo complican más. Y no sólo para ellos, sino para todas las personas que les rodean. Hoy, más que nunca, los (malos) hábitos del coordinador, marcan el rumbo de todo el barco.

cafe despacho

En mi trabajo imparto un taller especializado para jefes, directivos y emprendedores. Además, por mis otros cursos, al cabo del año visito un gran número de empresas de todos los sectores, tamaños y estructuras. Esto me permite tomar el pulso de cómo están las cosas ahí fuera.

Escucho, analizo, observo y veo “muchas cosas”. Y las que más me alucinan, sin lugar a dudas, son las que veo en jefes, directivos, coordinadores y emprendedores.

Fallos Garrafales que les condenan a ellos y sus Equipos

Además del «echar un montón horas» como nueva y revolucionaria fórmula inteligente de trabajo para el siglo XXI (ironía), cada vez más me encuentro con una serie de errores que yo considero garrafales. He recopilado diez como podía haber añadido alguno más. Pero me he concentrado en los más típicos…

  • 1 Enviar urgencias utilizando el Correo
    Todo un clásico que no pasa de moda. «¿Cómo voy a cerrar el Correo si mi jefe me envía cosas urgentes por ahí?» Frase que escucho un día sí y otro también en cursos y talleres. El Email, que es una extraordinaria herramienta de comunicación, no nació para comunicar urgencias. ¿O es que si se incendia tu casa les vas a enviar un correo a los bomberos? Los asuntos que requieren una respuesta inmediata, siguen viajando por un canal de comunicación asíncrono (!).
  • 2 Hablar con clientes y equipo por Whatsapp
    Plaga que se está extendiendo sin control (y no sólo entre directivos y emprendedores, claro). Una cosa es utilizarlo puntualmente para un «llego en 5 minutos» o «¿qué número de calle era?». Pero no para comunicar de forma clara y seria, coordinar una serie de acciones, delegar tareas, hacer propuestas de colaboración, pedir presupuestos o hacer cambios en un contrato. Y sí, todo eso está pasando ahora mismo.
  • 3 Creer que delegar es decir «hazme esto»
    Delegar en un coordinador y jefe es absolutamente necesario. Pero muchos jefes no lo hacen. Creen que así pierden control o poder, o que no hay nadie que haga las cosas tan bien como ellos (¿en serio?). Es imprescindible sí, pero para delegar hay que saber. Porque la delegación que yo veo a menudo es un «oye, tienes hacerme esto para mañana». ¿Dónde están los ingredientes clave de toda delegación? Cosas como la formación, la confianza, el apoyo, la buena comunicación, marcar objetivos conjuntos, y sobre todo dejar margen para trabajar (y también para equivocarse).
  • 4 Convocar reuniones sorpresa (sin preparar, claro)
    Otro clásico que no cae en el ovlido. Y luego se quejan de que sus reuniones no son productivas, se alargan y no se concretan en próximas acciones. ¿Cómo vas a conseguir efectividad en una reunión si los participantes no han podido prepararla? Las reuniones sorpresa, salvo urgencia o necesidad de última hora, son una bomba que además de hacer perder el Tiempo + Energía + Atención de todos, desconciertan y desaniman un montón. En el equipo dejan un poso de desconfianza y conformismo que es nefasto para remar en el futuro.
  • 5 Decir “sí” a todo, y sumar y sumar y sumar
    Esto lo veo especialmente entre emprendedores (sobre todo los más nuevos), que ven oportunidades en todas las esquinas. A veces no tienen claro lo que quieren, de modo que disparan a todo lo que se mueve en la creencia de que así acertarán fijo. Todo parece una buena idea, todo aparenta ser clave para tener éxito, todo es una ventaja. Así que aceptan, suman, incluyen, se apuntan o lo instalan. Y el efecto saturación en el que ya vivían se dispara. Todo se traduce en desorientación y falta de foco, pérdida de objetivos reales, agotamiento físico y mental, y mil cosas más. Y si eso se lo transmiten a tu equipo (no es raro)… imagina el panorama.
  • 6 No utilizar una lista o aplicación de tareas
    Hoy no es difícil encontrar a directivos que no saben que existen aplicaciones especiales para gestionar sus tareas. Y no, no estoy bromeando. Dicen que no las necesitan, porque ya utilizan el Calendario o el Correo para anotarlas («ahí tengo todo lo que necesito). Así, sin una herramienta específica y especializada, es casi imposible llevar un control serio de acciones, de fechas y “deadlines“, de tareas delegadas y, sobre todo, elegir bien cuál es la mejor tarea para ahora, o en qué me voy a centrar la semana que viene.
  • 7 No tener una estructura o mecanismos de seguimiento
    El jefe y directivo vive tanto en el Correo, que cree que es la única manera de coordinar, enviar información y recibir “updates” de los demás. No tienen una estructura de seguimiento para comprobar el estado de los proyectos, el desarrollo de productos, si tal fase se ha cumplido, o el status de esta otra propuesta. Además, nunca hace que la información venga a él, sino que la persigue. Y su manera suele ser un correo con el «oye, ¿en qué quedó todo esto? Hazme un resumen que me reúno hoy con el cliente». Cosas como las reuniones exprés le parecen innecesarias, o incluso “americanadas” (!).
  • 8 Gestionar muy mal la información de su trabajo
    Entre su propio trabajo (el exclusivo de él) y coordinar el de los demás, el directivo suele manejar un gran volumen de información. Contactos, cambios, solicitudes, ideas, propuestas, mejoras, histórico de cambios, direcciones web, análisis competencia y un largo etcétera. ¿Dónde guarda y gestiona todo eso? Y, sobre todo, ¿cómo lo encuentra cuando lo necesita? Tiene muchas cosas en el Correo (se envía muchos mensajes a sí mismo), también en Favoritos de su navegador, en el Escritorio de su sistema operativo y en sabediosdónde. Ha oído hablar de Evernote o OneNote pero nunca se ha planteado utilizarlas.
  • 9 No pensar en cómo puede mejorar el trabajo y a su equipo
    El directivo habla mucho con su equipo de trabajo pero muy poco de cómo mejorar ese trabajo. Una de sus principales funciones, que rara vez se cumple, debería ser PENSAR en cómo él y su equipo podrían hacer mejor las cosas. Detectar errores, identificar cuellos de botella para reducirlos, eliminar obstáculos y puntos de fricción, capacitar a sus personas clave, potenciar una coordinación más fluida, dar con fórmulas para interrumpir menos, o crear mecanismos efectivos de seguimiento. ¿Crees que se hace eso o más bien “echa horas”?
  • 10 No dar ejemplo a los demás
    Un directivo, un emprendedor, y por extensión cualquier persona, transmite productividad o improductividad. Sus hábitos se contagian a los que les rodean, y se reflejan en ellos como un espejo. Sus malos hábitos también. Llegar tarde a las reuniones, improvisar sin parar, cambiar de objetivos y prioridades de forma repentina, ver urgencias donde sólo hay imprevistos, pedir mal las cosas (sin indicar fechas), interrumpir constantemente… si lo hace el jefe, ¿cómo no se va a contagiar al resto de sus colaboradores? ¿Y luego les exiges resultados y eficacia cuando tú enseñas el camino? Tú lideras e inspiras, entérate de una vez.

Y dicho todo esto… tengo una confesión que hacer.

Yo caí en todos estos errores. Hice pleno al 10.

Y precisamente porque vi mis errores, y todo lo que puede ganar uno mismo y un equipo corrigiéndolos, me puse en marcha. Y ahora le cuento a otras personas cómo hacerlo un poco mejor. Ese es mi gran objetivo, mi inspiración y realmente mi compromiso.

Porque, como dicen en Barrio Sésamo, «nunca es tarde para empezar a hacer algo bien…»

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

Rui Costa - 29 marzo 2016

Bien; en algunos puntos me vi identificado cuando compartía un proyecto de emprendimiento con unos de mis mas queridos amigos, al final el tiempo se esta encargando de normalizar las relaciones, pero en su momento si que hubo distanciamiento. Buen articulo.

    Berto Pena - 30 marzo 2016

    Yo, quitando el de Whatsapp, me veo identificado en la mayoría. Y en algunos más que no he incluido en la lista. El problema, es que estos problemas no se atajan y van a más. Y además se suman a otros colectivos e individuales.

    En el fondo estamos tan lejos de donde podríamos estar… y sólo nos separan ciertos hábitos. ¡Gracias Rui!

Miguel B. Peña - 29 marzo 2016

La verdad es que para poder dominar todo eso hay que caer en ciertos errores. Muchos no lo reconocerán pero…

Y lo peor no es el problema que tiene el directivo o emprendedor por esa serie de problemas, el problema es el que tienen los que trabajan con él que, tal vez, incluso dominen esas áreas pero que tienen que soportarlas de quién no lo hace.

Pero todo esto se podría casi resumir en una cosa de la que he visto se adolece mucho en el entorno empresarial por estas latitudes: Organización. Mucho de todo esto es no tener, para empezar, una mente organizada, y si no tienes una mente organizada no puedes tener organizado nada.

Es muy habitual que las personas sientan orden en su caos, y como ellos sientes ese orden creen que los demás tienen que comprenderlo, pero es caos… Caos mental, caos organizacional, caos de comunicación, caos… Y mientras las cosas van bien, mientras sopla en viendo de popa, se creen genios… Pero cuando hay que maniobrar un poco, aunque sólo sea un poco… Pues la culpa la tienen siempre quienes no tiene la “iluminación” de comprender tu caos.

En fin, buen articulo, lástima que no se enseñen estas cosas como materia obligada, se mejorarían mucho los resultados.

Saludos

    Berto Pena - 30 marzo 2016

    Apuntas uno de los problemas más serios detrás de todo esto: es que todo eso *afecta* mucho a muchas personas. Cada día, constantemente. Condiciona, limita, lastra… hasta condena. En efecto yo puedo hacer bien mi “parte” pero… ¿y ese hábito de mi jefe que me está machacando?

    Todavía hay gente que cree que ser directivo implica trabajar más horas y cobrar más. ¡Gracias Miguel!

Jose Angel - 30 marzo 2016

Hola Berto
Como siempre, excelente exposición. Decirte que los que te seguimos desde hace tiempo estamos ocupados y preocupados por mejorar en estos aspectos que detallas.
Mi pregunta es la siguiente: ¿cómo evitas algunos de estos errores cuando trabajas con un equipo de 25 personas disperso entre Galicia, Asturias y Castilla León?
¿Qué metodos o herramientas propones?

Por ejemplo, cuando tengo que comunicar algo urgente no me queda más remedio que acudir al correo-e…

Muchas gracias por compartir tu conocimiento y experiencias

    Berto Pena - 31 marzo 2016

    Hola José Ángel,

    Aun sin conocer en detalle cómo es vuestra estructura y peculiaridades, te apuntaría lo siguiente:
    – Hay que aceptar que utilizaremos el Correo. En primer lugar porque es bueno y necesario. Pero hay que “regularlo”, y crear un estilo de cómo lo vamos a utilizar internamente. Para qué y cómo.
    – Hay ya aplicaciones para coordinarse en remoto (proyectos y tareas) que paulatinamente reducen el uso de Correo. Asana y Trello son fantásticas.
    – Puedes recurrir al vídeo para comunicar ciertas cosas. Lo grabas, lo subes, ellos lo ven. Está MUY poco utilizado y para ciertas cosas es oro.
    – Más que el problema en sí, estudia vuestro flujo de trabajo: cómo colaboráis, qué tipo de cosas comunicáis, etc.

    ¡Gracias por tu fidelidad!

Patxi Castillo - 1 abril 2016

Berto,

Como de costumbre un artículo excelente. He visto, sufrido y también cometido muchos de los errores que indicas, afortunadamente muchos de ellos los he podido corregir, pero sigo viendo a diario como muchas personas siguen cayendo. Ojalá tu artículo les abra los ojos y busquen formas de evitar y corregir esos errores garrafales.
El de Whatsapp, seguro será de los más recientes pero se ha puesto en el TOP muy rápido, los grupos son un autentico infierno para la productividad, un despropósito para la eficacia personal y la gestión de equipos.

Gracias Berto por cuanto nos enseñas, y por tanto como he aprendido en todos estos años que te voy siguiendo.

    Berto Pena - 18 abril 2016

    Hola Patxi. Tienes razón, el de Whatsapp ha subido como la espuma. Y por lo que se ve seguirá haciéndolo. A mí me parece bastante gordo por todo lo genera. Si se descuida eso, imagina otras cosas… ¡Gracias por leerme!

Jesus Montesinos - 15 abril 2016

Gracias Berto por el artículo. Aun así tengo una duda ¿como se lo digo a mi jefe?

    Berto Pena - 18 abril 2016

    ¡Esa es una buena pregunta! Jejeje… Yo una vez hice algo parecido a esto: abre este post y déjalo abierto al irte a comer o similar… a ver si al pasar él lo ve y se fija. Pero si tienes confianza con él, nada como enviarle el enlace directamente :-)

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