¿Es un imprevisto o una urgencia?

Hace no mucho un amigo hablaba conmigo y se quejaba de la cantidad de urgencias e imprevistos que padecía en su trabajo, y lo mucho que afectaban a su Productividad. Yo le dije algo que he aprendido a base de años y tropiezos: la mayoría de las urgencias no son urgencias y los imprevistos son parte normal del trabajo.

Imprevisto o Urgencia

Somos malísimos detectando urgencias. Mejor dicho, creemos que cualquier imprevisto es una urgencia. A cualquier tarea, encargo, petición o marrón que llega y no estaba escrito en el plan de día, automáticamente le ponemos el sello de “urgente” sin valorar, realmente, si lo es o no. Usamos la palabra “urgencia” con sonrojante facilidad, presas de un infantil pánico que proviene de un practicar cada vez menos un hábito esencial: pensar.

«Tú no conoces mi trabajo Berto, está lleno de imprevistos», me decía mi amigo. «Enséñame un trabajo que no tenga imprevistos y te doy un millón de euros», le repliqué yo.

En todos los trabajos hay imprevistos. Por eso se llama “trabajo”. Si no hubiera imprevistos se llamaría familia, felicidad o tarta de chocolate. Los imprevistos forman parte del día a día tanto como las tareas, las reuniones o el Email. Pero NO todos los imprevistos son urgencias en el trabajo. De hecho, la inmensa mayoría de las autoimpuestas urgencias que machacan nuestro plan de trabajo (objetivos) son imprevistos con los que podríamos lidiar si tuviéramos claro qué es una cosa y qué es otra.

Voy a hacer una definición improvisada de ambos.

Fíjate la (enorme) diferencia que hay entre los imprevistos y las urgencias en el trabajo

Un imprevisto es una tarea extra con la que no contabas en tu planificación y que puedes hacer a lo largo del día si encuentras un poco de tiempo. Es una tarea complementaria, de impacto menor en tus objetivos que no amenaza tu plan de trabajo para el día.

Una urgencia es una tarea extra con la que no contabas en tu planificación para la que necesitas mucho tiempo, atención y ritmo de trabajo. Es algo que te obliga a parar en seco lo que estés haciendo para atenderlo de inmediato. Es una tarea importantísima, de gran impacto para tus objetivos, que literalmente puede tirar a la basura tu plan de trabajo para ese día.

Saber distinguir si algo es un imprevisto o una urgencia es, en primer lugar, algo de sentido común. Pero todos sabemos que el sentido común es lo primero que perdemos cuando cruzamos la puerta de la oficina. Nos encanta el drama, nos ahogamos en vasos de agua, nos olvidamos con mucha facilidad de nuestros objetivos y nuestro plan del día. Y ahí, justo ahí, en esos objetivos escritos en forma de tareas, está lo que persigue tu Productividad Personal: trabajar y esforzarse y ver resultados.

Es cierto que no siempre somos nosotros los que generamos esa falsa urgencia: «Oye, tienes que hacerme esto porque es urgentísimo». En esos casos somos tan “culpables” como el otro. Por dejarnos contagiar por el drama, la irreflexión o la mala planificación de la otra persona. Muchas, muchas, muchas de las urgencias en el trabajo que nos contagian los demás son solo imprevistos que podemos hacer y terminar si los identificamos bien. Si pensamos. Si actuamos y trabajamos como profesionales y no como dibujos animados.

La próxima vez que llegue un imprevisto párate a pensar. Contén tu primer impulso de calificarlo como urgencia y considera serenamente qué es realmente ese imprevisto. Tu siguiente acción será proporcionada, se ajustará a la realidad y reducirás el número de días en los que tienes que romper tu plan y resultados.

No te quedes aquí, descubre más...

Sobre el Autor

Artículo escrito por Berto Pena. Mi misión es ayudarte a que trabajes de forma eficaz y a que tomes el control de tu vida. Con hábitos y recursos inteligentes, vas crear, como hice yo, una versión mejorada de ti. En este Blog te cuento cómo...

  • Flames

    “Nos encanta el drama, nos ahogamos en vasos de agua, nos olvidamos con mucha facilidad de nuestros objetivos y nuestro plan del día.”

    Lo de que “nos encanta el drama” te lo oí hace poco en una entrevista. Me encantó. Y me encantó sobre todo por dos motivos:

    1.- Porque es verdad.

    2.- Porque no se suele oír decir a nadie.

    En mi trabajo tengo que estar a veces sentado y otras “por ahí”. Imprevistos un montón, pero aún así no le pongo “pegas” a tus lecciones. Siempre está en nuestra mano hacer algo al respecto.

  • Pablo

    Excelente articulo, y como comentario agrego que muchas veces también se da que las urgencias que vienen de los demás se deben a que alguien se dejó estar, conozco muchos sectores de mi trabajo donde viven de urgencia en urgencia y cuando es así, llega un momento que nada es urgente la gente se habitúa a ello. En realidad el problema se debe a falta de planificación.
    Habría más cosas para agregar, pero esto es un comentario y no un artículo.
    Aprovecho para saludar a todos en este 2012, y que detectemos las falsas urgencias aplicando más GTD en nuestra vidas

  • JC

    Berto:

    Un gran tema y me encanta el enfoque que le has dado. Es clarísimo que si no nos detenemos a pensar siquiera un par de segundos si algo es realmente urgente como para merecer sacarnos de nuestro plan, nuestro día queda liquidado. Ese par de segundos inmediatos son fundamentales.

    Quisiera hacer un par de observaciones en el mejor ánimo de un debate abierto sobre el tema. Personalmente no me atrevo a decir que un imprevisto es algo que puedo hacer a lo largo del mismo día si encuentro tiempo. Y te digo porqué. Un imprevisto es desde mi punto de vista algo que no tenía en mente (o en mi plan si prefieres), pero tranquilamente puede ser algo de relevancia suficiente como para ser atendido ya mismo. Y en caso contrario, si es algo de relevancia menor, no necesariamente tengo que encontrarle tiempo ese mismo día. Sin descartar por supuesto limpiarlo de mis tareas si puedo hacerlo.

    La única excepción que encontraría para eso, es que si puedo liquidarlo en menos de dos minutos, tal vez me tome más tiempo decidir si merece la pena que hacerlo de una. Nuestro viejo amigo Allen al rescate :)
    En la misma línea, no califico las urgencias por su carácter imprevisto. Urgente es algo que entra en toda tu definición, pero para mí es un tema independiente si es o no imprevista. Debe ser hecha o en el momento o en el día según su criticidad.

    Saludos y que tengas un gran 2012!!!

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com
    Twitter: @ComoMeOrganizo
    Ultima Nota: Movilidad – Las Notificaciones en el Blackberry

  • Muy buena diferenciación Berto. A veces se percibe como un poco borde el que alguien te venga con una tarea reciente y tú la pongas al final de la lista, pero es como debería de funcionar. Si realmente nuestro tiempo es limitado, como de hecho lo es, entonces hay que cortar por algún lado. Ahora bien, no basta con tener claro el concepto, hay que aplicarlo y eso requiere un entrenamiento progresivo.

    Un saludo y muy buen artículo.

  • Buen artículo, y un tema interesante, que habitualmente lleva a confusión por parte de muchas personas.
    Si me permites, yo prefiero diferenciar entre “urgente” y “necesario”. Atendiendo lo urgente a la variable “tiempo”, hacer ahora o después, y lo necesario a su “importancia”, si hay que hacerlo o no.
    De forma que una urgencia, que hace referencia a cuándo hay que atenderla, puede ser necesaria (o importante) o no.
    En definitiva y para no extenderme, creo que hay que hacer “lo urgente de lo necesario”.
    Saludos,
    Sergio
    @sersuarezr

  • ¡Urgente! Es la palabra más malditamente utilizada en las empresas de servicios.

    Una imprenta: ¡El díptico lo necesitamos ya, dentro de 2 días comienza la feria y tienen que estar para esa fecha!

    Un diseñador: El diseño de las tarjetas es para ayer, se tienen que imprimir ya, el nuevo comercial las necesita para salir a la calle.

    Un cliente que compra en la tienda online: Por favor, ¡este pedido tiene que llegar para mañana como tarde, pues es un regalo de Reyes!

    En este país (como decía Larra) todo lo hacemos a última hora. No se planifica, vamos a salto de mata y dejamos todo para útima hora. Todo urgente. Sobretodo se percibe ese ritmo frenético de las urgencias constantes en las empresas sitas en las grandes urbes (Madrid, Barcelona). Yo normalmente tengo mis clientes en ciudades pequeñas de la provincia y el ritmo no tiene nada que ver con los de la ciudad. Allí viven estresaos. Eso sí, a la hora de pagar… :-((

    Gracias Berto por este bueno post. Muy práctico.

  • Una gran reflexión, Berto.

    Yo soy estudiante (de ingeniería) y en la universidad pasa lo mismo. A veces, cuando me doy cuenta he perdido bastante tiempo en algo que no era prioritario, dejando de lado tareas importante.

    Unos segundos de pensar, pueden ahorarnos horas de trabajar.

    Saludos.

  • He descubierto por casualidad tu blog y me ha sorprendido mucho, es muy util y hablas de temas muy interesantes que ayudan en el dia a dia. Ha sido un gran descubrimiento :)

    Voy a leer la seccion de “Temas clave” y empezar a leer en gReader a partir del 2012!!

    Un saludo.

  • Christian

    Me ha gustado mucho el artículo, pero no estoy de acuerdo en la definición de Urgencia, dices “tarea extra con la que no contabas en tu planificación para la que necesitas mucho tiempo”, no creo que una urgencia necesite mucho tiempo. Puede ser una tarea relativamente simple pero que se tenga que hacer YA!
    Un saludo